Kontinuierliche Compliance macht Schule

Steuertransformation ist herausfordernd, aber die Compliance wie einen statischen Prozess zu behandeln, kann Unternehmen unnötigen Risiken und kostspieligen Komplikationen aussetzen. Wenn die Teams für Steuern, Finanzen und IT bei Compliance an einen kontinuierlichen Prozess denken, können sie diese Risiken effektiv angehen und gleichzeitig die Vorteile innovativer Technologien nutzen. Eine globale Steuerplattform stellt ständige Compliance und Kontrolle in einem dynamischen Umfeld sicher, was zu zusätzlichen automatisierten Meldungen, größerer Datengenauigkeit und mehr Transparenz in jeder Phase des Workflows indirekter Steuern führt. Die Zentralisierung von Steuerdaten verbessert außerdem die Übersichtlichkeit, öffnet Einblicke in Leistung, mindert Risiken und präzisiert Steuerstrategien.

Andere Geschäftsbereiche, Branchen und Disziplinen haben ähnliche Transformationen durchlaufen. Innerhalb von Unternehmen haben sich die Abteilungen für Personal, Einkauf, Risiko und Datenverarbeitung zu Gruppen für Human Resources (HR), Beschaffung, Enterprise Risk Management (ERM) und Informationstechnologie (IT) entwickelt. Branchen wie Bankwesen (Finanzdienstleistungen), Landwirtschaft (industrielle Landwirtschaft) und Videoverleih (Streaming) haben sich ebenfalls verändert, und spiegeln die dramatischen Weise wider, in der neue Denkweisen und technologische Innovationen ihre Angebote verändert haben.

Neue Analysen, Prozesse und Technologien beeinflussen Steuerteams ebenfalls. Herkömmliche Herangehensweisen an die Steuer-Compliance schenkten Edge Computing, Datenanalysen, E-Rechnungsstellung, Echtzeit-Meldungen, kontinuierlichen Transaktionskontrollen oder Kundenerlebnis-Management wenig Beachtung. Die herkömmliche Steuer-Compliance konzentriert sich fast ausschließlich auf Compliance-Risiken. Heute müssen Steuerteams weiterhin Compliance-Risiken mindern und gleichzeitig auf laufende interne Veränderungen reagieren, die durch Geschäftstransformationen, Wachstumsinitiativen und aufkommende regulatorische Anforderungen forciert werden. Eine kontinuierliche Compliance-Fähigkeit mindert Risiken und optimiert Steuerplanungsmöglichkeiten, da sie diese drei Bereiche alle berücksichtigt.

Kontinuierliche Compliance automatisiert die Schnittstelle zwischen kommerzieller Komplexität und steuerlicher Compliance mit Präzision und regulatorischer Genauigkeit – in Echtzeit und rechtzeitig, wiederholt, unabhängig davon, wo die Unternehmen ihre Geschäfte tätigen.  

Die neuen Komponenten der Compliance 

Genauso wie die „Funktion“ für die Steuern – die Gesamtheit der organisatorischen Prozesse und Aktivitäten, von denen die Compliance beeinflusst wird – definitiv über die „Gruppe“ für die Steuern hinausgeht – die Personen, Prozesse und Automatisierungslösungen, direkt unter der Kontrolle des Steuerverantwortlichen – geht auch die kontinuierliche Compliance über die Minderung von Compliance-Risiken hinaus. Kontinuierliche Compliance ist auf Unternehmenstransformation und Unternehmenswachstum ausgerichtet und identifiziert gleichzeitig, wie beide Arten von Aktivitäten mit der Steuer-Compliance interagieren. Daher lohnt es sich, beide Komponenten genauer zu betrachten:

Compliance-Risiken

Die digitale Transformation wird von Steuerbehörden auf der ganzen Welt rasch übernommen. Diese Verlagerung führt strengere Anforderungen darunter: 

• Eine Umstellung basierend auf der Belegenheit des Bestimmungsorts 
• Verstärkte Kontrolle von Handelsvermittlern, besonders E-Commerce-Plattformen
• Die Ersetzung regelmäßiger Selbstbewertungen durch Echtzeit- und nahezu Echtzeit-Bewertungen von Behörden 
• Die Einführung neuer Anforderungen für E-Rechnungsstellung und E-Meldungen 
• Der Einsatz von Analysen und weiteren fortschrittlichen Technologien, um die Durchsetzung der Steuer-Compliance zu unterstützen
• Und Verbesserungen des grenzüberschreitenden Informationsaustauschs und der gemeinsamen Audits.

Geschäftswachstum

Aktivitäten wie die Erschließung neuer Märkte, Produkteinführungen oder das Streben nach Fusionen und Übernahmen stellen Wachstumsinitiativen mit erhebliche Auswirkungen auf die Steuer-Compliance dar.

Beim Eintritt eines Unternehmens in ein neues Land, müssen Compliance-Prozesse und Steuertechnologie skaliert werden, um die individuellen steuerlichen Anforderungen dieses Landes zu erfüllen. Wenn diese Flexibilität unzureichend ist, folgen ungünstige Ergebnisse – einschließlich Umsatzeinbußen, Kundenerlebnis-Probleme und sinkende Rentabilität. Eine ähnliche Dynamik zeigt sich, wenn kleinere Unternehmen in neue Städte, Bundesstaaten und Regionen expandieren. Während Steuerverantwortliche die Schnittstelle zwischen Steuer-Compliance und Unternehmenswachstum beobachten, sollten sie sich auf Folgendes fokussieren:

• Grenzüberschreitende Transaktionen, die verschiedene Steuerermittlungen und -berechnungen erfordern;
• Änderungen in der Lieferkette, einschließlich neuer Lieferanten in verschiedenen Steuergebieten, Verschiebungen in Vertrieb und Beschaffung, Einführung von E-Commerce und Änderungen der Kundenstandorte;
• Steuerverbindlichkeiten und Compliance-Risiken im Zusammenhang mit der Due Diligence bei M&A und der Konsolidierung nach der Fusion;
• Und andere Änderungen in Geschäftsmodellen und -strukturen, die sich auf Steuerberechnungen, Steuer-Compliance und damit zusammenhängende Bemühungen zur Risikominderung auswirken.

Geschäftstransformation

Die digitale Transformation hat ebenso starke Auswirkungen auf Steuerteams wie auf andere Bereiche eines Unternehmens. 
Erstens führt sie zur Einführung fortschrittliche Technologien, aufgrund derer Geschäftsaktivitäten zunehmend digital und datengesteuert, was erhebliche Auswirkungen auf die Steuer-Compliance hat. Steuerrelevante Daten aus Beschaffungsplattformen und E-Commerce-Systemen müssen von Steuerautomatisierungslösungen nahtlos abgerufen, integriert und strukturiert werden, um Compliance und Effizienz sicherzustellen.

Zweitens muss die Steuertransformation an umfassenderen Aktivitäten bei der Transformation ausgerichtet sein, vor allem in Finanzen. Teams für Steuern, Finanzen und IT müssen zusammenarbeiten, um genaue Steuerdaten zu verwalten und eine nahtlose Integration über Steuerautomatisierungslösungen, ERP-Systeme, Beschaffungsplattformen, E-Commerce-Plattformen und Buchhaltungsanwendungen hinweg zu ermöglichen. Diese Zusammenarbeit ist von entscheidender Bedeutung, um Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit zu erreichen und sicherzustellen, dass Steuersysteme flexibel sind und jederzeit auf neue regulatorische Anforderungen reagieren können.

Zusätzlich führt die Einführung von KI in Steuerprozessen zu Effizienzsteigerungen, da Routineaufgaben automatisiert, der manuelle Aufwand reduziert und die Datengenauigkeit verbessert werden. Wenn Führungskräfte die Steuertransformation voranbringen, müssen mehrere Aspekte berücksichtigt werden:

• Begrenzte IT-Ressourcen für manuelle Steueraufgaben und die Entwicklung angepasster Steuer-Tools.
• Das Verwalten von Steuersatztabellen in ERP- oder Point-of-Sale-Systemen ist zeitaufwendig, anfällig für Verzögerungen und kostspielig.
• Legacy-Systeme, die Fachwissen erfordern und hohe Kosten für Wartung oder Problemumgehung verursachen.
• Das Verwalten mehrerer unterschiedlicher Systeme erhöht die IT-Arbeitsbelastung und die Wartungskosten.
• Der Bedarf an skalierbaren, durchgängigen und kontinuierlichen Compliance-Fähigkeiten, um sich effizient an aufkommende Vorschriften anzupassen.

Automatisierungsbewertung

Kontinuierliche Compliance ermöglicht es Unternehmen, den aufkommenden Vorschriften einen Schritt voraus zu sein und zwar über Steuerautomatisierung, die sich an sich ändernde Gesetze, Regeln und Steuersätze anpasst und gleichzeitig Echtzeit
Sichtbarkeit von Steuerdaten. Außerdem ist eine Lösung zur Steuerautomatisierung erforderlich, die durchgängige Unterstützung für die Compliance indirekter Steuern bietet, einschließlich Registrierungen und Standort, Produktklassifizierung, Verbindlichkeiten und Berechnung, Rechnungsstellung an Kunden, Steuererklärungen und Meldungen und Dateneinblicke.

Bei der Feststellung, ob eine Steuerautomatisierungslösung kontinuierliche Compliance gewährleistet, ist es nützlich, diese Bereiche zu bewerten:

• Plattform: Unterstützt die Lösung eine kontinuierliche Automatisierung aller Aspekte des durchgängigen Arbeitsablaufs der indirekten Steuern und stellt sie Effizienz, Genauigkeit und globale Skalierbarkeit zur Unterstützung des Geschäftswachstums sicher?
• Cloud-Transformation: Unterstützt die Lösung die Anforderungen an Steuer-Compliance unabhängig davon, ob diese lokal, am Edge oder in der Cloud verwaltet werden?
• Integration: Integriert die Lösung nahtlos die Syteme für ERP, Beschaffung, Abrechnung und E-Commerce?
• Proaktives Risikomanagement: Inwiefern stellen die Steuerregeln und Prozesskontrollen der Lösung Genauigkeit, Effizienz und anpassungsfähige Compliance über automatisierte Berechnungen sicher?
• Kundenerlebnis: Inwieweit verringern die Steuerberechnungen auf Rechnungen Auseinandersetzungen mit Kunden und stärken das Vertrauen?
• Steuersichtbarkeit und Steuerdatenanalyse: Bietet die Lösung Sichtbarkeit aller Steuerdaten in einem zentralisierten System, das genutzt werden kann, um Einblicke in Leistung, Risiken und Chancen zur Optimierung der Steuerstrategie zu erhalten?
• Datenmanagement: Kann die Lösung Daten aus verschiedenen Systemen in eine vereinheitlichte Plattform übertragen und den Bedarf an zeitaufwändiger Datenaggregation beseitigen?

Kontinuierliche Compliance wandelt die Steuer-Compliance von einem statischen, reaktiven Prozess in eine dynamische, integrierte Strategie um, die an Geschäftswachstum, Transformation und den regulatorischen Veränderungen ausgerichtet ist. Durch die Nutzung zentralisierte Datensichtbarkeit, skalierbarer Automatisierung und fortschrittlicher Analysen können Steuerteams die Compliance optimieren, Risiken mindern und Chancen für eine strategische Steueroptimierung eröffnen. Steuerverantwortliche, die sich diesen Ansatz zu eigen machen, sind gut für eine Anpassung an das sich wandelnde globale Umfeld aufgestellt, während die gleichzeitig einen bedeutenden Mehrwert für ihr Unternehmen fördern.