Acht Überlegungen zur Entwicklung einer E-Rechnungsstellungs-Fähigkeit

Das Zeitalter der elektronischen Rechnungsstellung ist angebrochen, da immer mehr Unternehmen digitale Systeme einführen, um Rechnungsinformationen in einem strukturierten Format auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Die Steuerbehörden sind die treibende Kraft hinter diesem Trend. Sie erweitern oder führen die E-Rechnungsstellung und vernetzte Berichtsanforderungen ein, um Steuerhinterziehung zu reduzieren, den Zugang zu steuerrelevanten Informationen zu beschleunigen und die Effizienz ihrer eigenen Prüfungsverfahren zu steigern. Auch Unternehmen können von der elektronischen Rechnungsstellung profitieren, z. B. durch eine verbesserte betriebliche Effizienz, eine höhere Datengenauigkeit und bessere Geschäftsbeziehungen zu Handelspartnern.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die Möglichkeit der E-Rechnungsstellung entwickeln, finden Sie hier acht wichtige Überlegungen für die Planung und Umsetzung Ihrer Strategie.

1. Definieren Sie den Geltungsbereich der Initiative: Denken Sie an Fähigkeiten, die Sie in Zukunft benötigen könnten, sowie an Ihren kurzfristigen Bedarf an vorgeschriebener E-Rechnungsstellung in bestimmten Ländern. Behalten Sie Ihr Geschäftsmodell und Ihre Strategie klar im Auge, wenn Sie Ziele festlegen und Ihre nächsten Schritte planen.
2. Entscheiden Sie, welche Systeme Sie einbeziehen möchten: Möglicherweise verwenden Sie unterschiedliche Quellsysteme für unterschiedliche Kunden, Transaktionsarten, Lieferanten oder Märkte. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lösung zur Automatisierung von E-Rechnungen all diese Eingaben abdeckt.  
3. Identifizieren und koordinieren Sie Ihre Stakeholder: Eine erfolgreiche Initiative zur elektronischen Rechnungsstellung erfordert die Koordination einer Vielzahl von Stakeholdern, darunter IT, Beschaffung, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Finanz- und Rechnungswesen, Compliance und Rechtsabteilung. Stimmen Sie die Datenanforderungen bereits in der frühen Planungsphase mit allen Beteiligten ab, um Störungen der Prozesse nach der Implementierung zu minimieren.
4. Überprüfen Sie die regulatorischen Anforderungen in verschiedenen Regionen: Berücksichtigen Sie alle Länder, in denen Sie heute geschäftlich tätig sind, sowie die Märkte, in die Sie expandieren möchten. Sie sollten sich wahrscheinlich für einen Dienstleister entscheiden, der mit der Gesetzgebung in den Regionen, in denen Sie tätig sind und möglicherweise expandieren möchten, vertraut ist.
5. Denken Sie an Sicherheit und Datenschutz: Wählen Sie einen Dienstleister, der eine durchgängige Verschlüsselung Ihrer elektronischen Rechnungen gewährleistet und so sensible Daten für Ihr Unternehmen, Ihre Kunden und Lieferanten während des gesamten Verteilungsprozesses schützt.
6. Verstehen Sie Ihre Archivierungsanforderungen: Die Archivierungsanforderungen für Daten und Rechnungen variieren je nach Gerichtsbarkeit und Markt. Überprüfen Sie die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und wählen Sie einen Servicepartner, der diese jetzt und in Zukunft abdecken kann.
7. Behalten Sie die Fähigkeit, nicht-digitale Rechnungen zu bearbeiten: Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung vollzieht sich schnell, aber einige Kunden und Lieferanten werden möglicherweise noch einige Zeit lang Papier- oder andere Formen digitaler Rechnungen verwenden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Strategie diese nicht-elektronische kommerzielle Anforderung enthält.
8. Bereiten Sie sich auf die Skalierung vor: Selbst wenn Ihr aktueller Bedarf begrenzt ist, können Sie davon ausgehen, dass mehr Länder verbindliche Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung einführen werden und dass mehr Kunden und Lieferanten die Nutzung der E-Rechnungsstellung und der damit verbundenen Vielzahl von Dokumententypen in Zukunft verlangen werden.

Die Einführung der E-Rechnungsstellung wird in den kommenden Jahren voraussichtlich exponentiell zunehmen. Unternehmen benötigen eine Lösung, die die Einhaltung von Vorschriften vereinfacht und gleichzeitig Effizienz in großem Maßstab ermöglicht. Vertex e-Invoicing bietet eine einzige, skalierbare Lösung für die Erstellung, den Austausch und die Begleichung von Rechnungen weltweit. Mit Steuerberichten in Echtzeit, automatischen Compliance-Updates und nahtloser ERP-Integration hilft sie Unternehmen, bei regulatorischen Änderungen immer einen Schritt voraus zu sein und Betriebsabläufe ohne Unterbrechung zu optimieren.

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