Eine kurze Geschichte der elektronischen Rechnungsstellung

Die Uhr tickt angesichts der neuen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und digitale Meldung, die in der gesamten Europäischen Union (EU) aufkommen. Daher lohnt es sich, einen kurzen Blick zurück zu werfen, um zu verstehen, wie es dazu kommen konnte. Außerdem sind organisatorische Fragen im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung und zusätzliche Anforderungen die die Meldung eine Überlegung wert.  

Bei den meisten Umsatzsteuergesetzen auf der ganzen Welt ging man ursprünglich davon aus, dass eine gültige Umsatzsteuerrechnung ein Papierdokument sei. Im Laufe der Zeit änderte sich dies von der Zulassung digitaler Optionen wie PDFs und EDI hin zur Genehmigung digitaler strukturierter E-Rechnungen zusätzlich zu Papierdokumenten. Zuletzt kam die Anforderung hinzu, vollständig auf die elektronische Rechnungsstellung umzustellen. Mit der vorgeschriebenen elektronischen Rechnungsstellung gehen häufig Anforderungen an die digitale Berichterstattung in Echtzeit einher. 

Was ist die elektronische Rechnungsstellung?

Elektronische Rechnungsstellung kann als das Ausstellen von strukturierten elektronischen Rechnungen definiert werden, die zwischen Marktteilnehmern ausgetauscht und automatisch verarbeitet werden können. Diese strukturierte elektronische Rechnung enthält Daten in einem maschinenlesbaren Format, die automatisch im AP-System des Käufers verarbeitet werden können. 

Warum ist die elektronische Rechnungsstellung wichtig?

Es gibt mehrere Argumente dafür, die elektronische Rechnungsstellung gesetzlich vorzuschreiben. Die wichtigsten Argumente für die vorgeschriebene elektronische B2B-Rechnungsstellung sind (in dieser Hinsicht) in vielen Fällen weniger Umsatzsteuerlücken, Vorgehen gegen die Schattenwirtschaft bzw. den Schwarzmarkt, weniger Betrugsfälle und erhöhte Compliance Für B2G ist das Hauptargument für die vorgeschriebene elektronische Rechnungsstellung die Effizienz bei der Beschaffung, was manchmal auch im B2B-Kontext verwendet wird.  

Die Geschichte der elektronischen Rechnungsstellung

Brasiliens wegweisende Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung traten 2008 in Kraft. Der Gesetzgeber und die Steuerbehörden in Brasilien haben diese Regeln größtenteils erlassen, um gegen Schatten- und Schwarzmarktaktivitäten vorzugehen. Andere Länder in Lateinamerika folgten dem Beispiel Brasiliens und führten in den Folgejahren eigene Regeln für die elektronische Rechnungsstellung ein.  

Italien schrieb 2014 die elektronische B2G-Rechnungsstellung gesetzlich vor, 2019 folgte das Portal zur elektronischen Rechnungsfreigabe für B2B-Transaktionen im Rahmen der Bemühungen, Nichtkonformität und Betrug im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer entgegenzuwirken. Bis vor etwa einem Jahr fühlte sich die elektronische Rechnungsstellung in der EU eher wie eine italienische Anomalie an und nicht wie ein Zeichen auf die bevorstehende EU-weite elektronische Rechnungsstellung. Aber diese Wahrnehmung ließ schnell nach, als mehr Länder wie z. B. Frankreich, Polen und Deutschland begannen, eine obligatorische elektronische Rechnungsstellung in Betracht zu ziehen und mittlerweile nächste Schritte mit formellen Vorschlägen und endgültigen Regeln unternehmen. 

Im vergangenen Dezember hat die Europäische Kommission ihren umfassenden Vorschlag zur Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) veröffentlicht, der eine Mischung aus obligatorischer und optionaler elektronischer Rechnungsstellung in Kombination mit digitaler und traditioneller Berichterstattung vorsieht. Der Vorschlag zielt darauf ab, die elektronische Rechnungsstellung innerhalb der EU zu harmonisieren und vorzugeben, wie Anbieter und Empfänger Rechnungsdaten elektronisch an die Steuerbehörden übermitteln. 

Gibt es Bedenken in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung oder ViDA?

Das Schicksal dieser Harmonisierung spielt bei den größten Bedenken der Steuergruppen in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung eine wichtige Rolle, dazu gehören:  

• Eine Spaghettiteller voller Auflagen: Steuerverantwortliche sind verständlicherweise besorgt über die Kosten und den Aufwand, die für die Einhaltung von zahlreichen, unterschiedlichen länderspezifischen Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung erforderlich wären. Gegenwärtig haben Italien, Frankreich, Deutschland, Polen, Ungarn, Spanien, Belgien, Rumänien, Lettland und Kroatien spezifische Regeln vorgeschlagen oder fertig ausgearbeitet. Während die ViDA-Initiative darauf abzielt, die Regeln und Compliance-Prozesse der elektronischen Rechnungsstellung in den EU-Mitgliedstaaten zu harmonisieren, hängt diese Zielvorgabe davon ab, dass der Vorschlag fertig ausgearbeitet wird – was nicht garantiert ist.  
• Erhöhte Transparenz: Die Regeln für die elektronische Rechnungsstellung verlangen von Unternehmen, den Steuerbehörden eine große Menge an Transaktionsdaten und Steuerinformationen zur Verfügung zu stellen. Infolgedessen haben Steuerbehörden einen besseren Einblick in die Beschaffungsaktivitäten, Verkaufsaktivitäten und Steuerdaten eines Unternehmens als je zuvor (einschließlich Daten im Zusammenhang mit Verrechnungspreisen). Es besteht sogar das Risiko, dass einige technologisch fortschrittliche Steuerbehörden mehr über die Verkaufs- und Beschaffungsaktivitäten eines Unternehmens wissen als ihre Körperschaftsteuer-Gruppen, die mit weniger fortschrittlicher unterstützender Technologie ausgestattet sind.  
• Opportunitätskosten: Wenn das Ausmaß der Compliance-Belastung für die elektronische Rechnungsstellung zu groß wird, könnte dies Unternehmen daran hindern, neue Regionen zu erschließen, neue Produkte auf den Markt zu bringen und andere strategische Aktivitäten durchzuführen versuchen.  

Diese Bedenken sind zwar berechtigt, aber die elektronische Rechnungsstellung bietet auch Vorteile wie Effizienzmöglichkeiten, verbesserte Steuerkontrollen und mehr Sicherheit in Bezug auf den Vorsteuerabzug. Obwohl es schwierig erscheinen mag, diese Herausforderungen alleine zu bewältigen, bietet Vertex E-Rechnungsstellung eine integrierte globale Lösung für die Compliance von E-Rechnungen, die Optimierung der Umsatzsteuermeldung in Echtzeit und die Verbesserung des Cashflow-Managements.