Lösungsansätze im Bereich Datenherausforderungen

Gewähren Sie uns einen Einblick in die Datenquellen, die für Mehrwertsteuer- und andere Erklärungen in ganz Europa verwendet werden. Stammen diese Daten aus ERP-Systemen oder aus anderen Quellen? Wie sieht es mit Anpassungen von Meldungen aus?

Thermo Fisher setzt sich aus zahlreichen Übernahmen zusammen, die Unternehmensstruktur ist also ziemlich komplex. Aus diesem Grund verwenden wir zwischen 60 und 70 verschiedene ERP-Systeme, wobei SAP und JD Edwards im Vordergrund stehen. Das Gebiet ist sehr divers und ändert sich rasant. 

Die wichtigsten Quellen für Finanzdaten sind in der Regel unsere europäischen ERP-Systeme. Für Erklärungen arbeiteten wir zunächst mit den Standardfunktionen und wandten uns dann an die IT-Abteilung, um zusätzliche Datenpunkte zu erhalten und Prüfungen vorzunehmen. Manchmal gestaltet sich der Prozess als unkompliziert, aber ich habe festgestellt, dass das Verknüpfen von Tabellen in einem ERP-System nicht so geradlinig ist wie gedacht. Die IT-Teams wissen genau, wie schwierig es ist, zu einer Lösung zu kommen, die allen Anforderungen entspricht. 

Eine Tätigkeit, die in der Praxis recht häufig durchzuführen ist, ist das Kombinieren von Datenpunkten aus verschiedenen Arten von Erklärungen. In einem Finanzmodul gibt es zum Beispiel Standard-Steuererklärungen, die Sie allerdings erweitern können, indem Sie Elemente aus Ihren Kunden- und Lieferantendatensätzen hinzufügen. Dadurch erhalten Sie eine umfangreiche Datei – die Erstellung dieser könnte jedoch zu einer wahren Herausforderung für Ihr IT-Team werden, da es sich um eine Kombination aus einer Vielzahl von Tabellen handelt, die zusammengefügt werden müssen.

Selbstverständlich können Sie auch mithilfe von PowerPivot und Power BI effizient Informationen übermitteln. Ich denke, dass es wichtig ist, mehr Zeit in diese Tools zu investieren. Denn viele Prozesse, für die Sie sich normalerweise an die IT-Abteilung wenden würden, können bereits mit diesen Tools erledigt werden. Darüber hinaus können diese Tabellen mit der Vertex Data Integrity-Lösung ganz einfach verknüpft und im Anschluss erweitert werden. 

Welche Verbesserungen erwarten Sie sich von der neuen Data Integrity-Lösung im Bereich der Umsatzsteuermeldung bei Thermo Fisher?

Im Moment arbeiten wir hauptsächlich mit Excel, während wir die Vertex Data Integrity-Lösung erkunden. Wir kennen uns bereits gut mit dem Tool aus, würden es aber gerne einem breiteren Publikum zugänglich machen. Wir sind Teil des „Early Adopter“-Programms. Wir haben uns das Tool angesehen und Mitarbeiter für die Verwendung geschult – das technische Fachwissen ist also vorhanden.

Die Superuser in unserem Shared Service Centre (SSC) prüfen, welche der Korrekturen und Tests, die sie derzeit in Excel ausführen, mit dem Vertex Data Integrity-Tool durchgeführt werden können. Wir befinden uns noch in der Anfangsphase, möchten Data Integrity aber zusammen mit der Einführung der neuen Version der Vertex Cloud Umsatzsteuer-Compliance implementieren. Vertex Data Integrity eignet sich besonders gut zur Verwendung mit einem SSC-Modell. Excel kann auf unterschiedliche Weise verwendet werden und zu Unstimmigkeiten führen. Sobald Ihre Mitarbeiter mit Data Integrity anstelle von Excel arbeiten, kann hingegen eine Standardisierung mit einer benutzerfreundlichen und einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche erreicht werden. 

Das Tool verfügt über eine Vielzahl von interessanten Funktionalitäten. Sie können die Nachschlagetabellenfunktion verwenden, um die Reichweite zu erweitern und umfangreichere Prüfungen zu erstellen – dies ist nicht nur hilfreich, sondern stellt auch eine gute Möglichkeit dar, um einfache Prüfungen für weniger komplizierte Steuererklärungen durchzuführen. Sie können z. B. auch Kombinationen für die fünf höchsten Beträge erstellen, die Sie auf zugrunde liegende Unterlagen prüfen lassen möchten.

Wenn man sich alle Prüfungen und Validierungsschritte ansieht, die einem zur Verfügung stehen – ohne zu viele Details zu verraten –, handelt es sich um ganze Vollständigkeitstests, logische Prüfungen, Zielvalidierungen etc. Ein Tool, das Kontrollen erleichtert und angereicherte Daten liefert, bietet definitiv einen Mehrwert. Ich denke, wir haben uns alle schon einmal mit folgendem Problem auseinandergesetzt: Mehrwertsteuernummern für Transaktionen zwischen Unternehmen fehlen und müssen somit manuell eingetragen werden. Natürlich kann man sich dann an die IT-Abteilung wenden und um Korrekturen in den Datentabellen bitten, aber in einem großen Unternehmen wie Thermo Fisher kann es eine ziemliche Herausforderung sein, dies sehr schnell zu bewerkstelligen – das Data Integrity-Tool wurde natürlich genau zu diesem Zweck entwickelt.  

Autor des Blogs

Daan Jansen, Senior Manager Indirect Tax | Thermo Fisher Scientific