Compliance der US-Verkaufs- und Nutzungssteuer für EU-Unternehmen

Für europäische Unternehmen, die global expandieren möchten, sind die USA oft das erste Land, auf das sie ihre Aufmerksamkeit richten. Es ist von entscheidender Bedeutung, die Regeln und Vorschriften des Landes in Bezug auf die Steuerpflicht zu verstehen, da es grundlegende Unterschiede zu den Vorschriften der EU gibt.

Das System der US-Verkaufs- und Nutzungssteuer ist unglaublich komplex. Jeder Bundesstaat hat einen anderen steuerlichen Rahmen mit unterschiedlichen Vorschriften, die alles abdecken – von der Steuerpflicht und den Steuersätzen bis hin zu Befreiungskategorien und Meldepflichten. Darüber hinaus haben lokale Steuergerichtsbarkeiten auch Befugnisse in Bezug auf einige Aspekte der Besteuerung und können für ihr Gebiet unterschiedliche Regeln festlegen.

Hier behandeln wir einige der wichtigsten Punkte für europäische Unternehmen, die mit dem Verkauf in den USA beginnen möchten.

US-Verkaufs- und Nutzungssteuer: das Prinzip des „Nexus“ 

Der Verkaufssteuer-Nexus ist die Wurzel aller Verkaufs- und Nutzungssteuerpflichten in den USA und die Verbindung zwischen einem Verkäufer und einem Bundesstaat. Historisch gesehen erforderte der Nexus, dass ein Unternehmen eine „wesentliche physische Präsenz“ in dem Bundesstaat hat, wie ein Büro oder ein Lagerhaus. Wenn Unternehmen Verkäufe in einer Gerichtsbarkeit tätigen, in der sie keine physische Präsenz haben, besteht keine Verpflichtung, sich nach den physischen Nexus-Regeln für die Verkaufssteuer zu registrieren. 

Ein wegweisendes Gerichtsurteil aus dem Jahr 2018 stellte jedoch fest, dass Bundesländer den „wirtschaftlichen Nexus“ auch auf Unternehmen anwenden können. Hier wird eine Verbindung zum Bundesstaat durch das Level der Verkaufsaktivitäten an Kunden in dem Bundesstaat bestimmt. Die wirtschaftlichen Nexus-Regeln werden dank des Wachstums von Fernverkäufern, die von den Chancen des E-Commerce-Wachstums profitieren, nun häufiger angewendet.

Wie können Unternehmen feststellen, ob sie einen physischen oder wirtschaftlichen Nexus oder beide haben?

Der wirtschaftliche Nexus wird durch zwei Faktoren bestimmt:

1) Umsatzwert bzw. 2) Anzahl der Transaktionen, einschließlich der Verlängerung eines Abonnements (was als eine Transaktion zählt). Es gibt keine Einheitlichkeit zwischen den Bundesstaaten in Bezug auf die Umsatzhöhe oder die Anzahl der Transaktionen, bei denen ein Nexus entsteht, der erforderlichen Umsatzzahl oder des definierten Zeitraums für die Berechnungen zur Schaffung eines wirtschaftlichen Nexus. Wir sehen jedoch einen Trend, dass bundesstaatliche Steuerbehörden die Schwelle für die Anzahl der Transaktionen abschaffen.

Hier entstehen Komplikationen. Einige Bundesstaaten verwenden ein Maß, um den wirtschaftlichen Nexus zu bestimmen, andere verwenden eine Kombination.

Neben der physischen Präsenz in einem Staat kann ein physischer Nexus auch durch eine Vielzahl von Aktivitäten entstehen, manchmal unwissentlich, beispielsweise durch Mitarbeitende, die regelmäßig die Bundesstaatsgrenzen für ihre Arbeit überschreiten. Jeder Bundesstaat hat seine eigenen Regeln dazu. Er kann auch durch die Zusammenarbeit mit Drittanbietern in einem Bundesstaat entstehen, wenn die Website eines Verkäufers Cookies auf dem Gerät eines Kunden installiert, auf Messen ausgestellt wird und durch Online-Affiliate-Marketing, bekannt als „Durchklick­-Nexus“.

Um zu verstehen, welche(n) Nexus Sie geschaffen haben, müssen Sie die Verkaufsaktivitäten nach Bundesstaat und die gesetzlichen Änderungen in jedem Bundesstaat beobachten, ebenso wie die bundesstaatlichen Vorschriften zum Wert der Verkaufseinnahmen kennen.

Wie wird die US-amerikanische Verkaufs- und Nutzungssteuer bei der Bestimmung des Kundenstandorts angewendet?

Der Standort eines Kunden wird durch seine fünfstellige Postleitzahl bestimmt. Wenn der Code für die Produktbesteuerung hinzugefügt wird, bestimmt dieser die Verkaufs- und Nutzungssteuer der Transaktion.

Für genauere Verkaufssteuersätze wird „ZI P+4“ verwendet. Dies erfordert eine wesentlich detailliertere Angabe der Adresse ebenso wie eine Validierung der Angaben aus der Datenbank des U.S. Post Office und ermöglicht eine genauere Identifizierung der entsprechenden bundesstaatlichen und kommunalen Steuern.

Was ist ausgenommen und befreit?

Während die Bundesstaaten nach eigenem Ermessen Steuerausschlüsse beantragen können, gibt es einige Waren und Services, die von der US-Verkaufs- und Nutzungssteuer befreit sind, hauptsächlich aufgrund ihrer Verwendung im Geschäft.

Diese Freistellungsbescheinigungen werden von einem Kunden bei dem Bundesland beantragt, in dem das Produkt oder der Service geliefert oder verwendet wird. Es ist die Pflicht eines Unternehmens, deren Vollständigkeit und Gültigkeit zu überprüfen und dabei die gebotene Sorgfalt walten zu lassen.

Es gibt zwei Hauptarten von Bescheinigungen:

Nutzungsbasierte Bescheinigungen, wie beispielsweise Freistellungsbescheinigungen für den Wiederverkauf, sind am weitesten verbreitet. Da die Verkaufssteuer am Verkaufsort erhoben wird, sind Waren, die zum Wiederverkauf gekauft werden, von der Steuer befreit, um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden.

Bescheinigungen auf Entität-Basis werden von Wohltätigkeitsorganisationen, Kirchen sowie Bildungs-, politischen, Handels- und Wohlfahrtsorganisationen genutzt.

Die meisten Freistellungsbescheinigungen sind je nach Bundesstaat spezifisch. Ein Formular für mehrere Gerichtsbarkeiten kann erstellt werden, um die Steuerbefreiungsnummern des Bundesstaats eines Unternehmens leichter nachzuverfolgen.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Meldung der US-Verkaufs- und Nutzungssteuer? 

Die Meldung der US-Verkaufs- und Nutzungssteuer wird dadurch erschwert, dass jeder Bundesstaat seine eigenen Regeln und Vorschriften hat. Hier sind einige der wichtigsten Überlegungen:

• Der Detaillierungsgrad der in den Meldungen erforderlichen Informationen ist von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich.
• Der Zeitpunkt der Steuererklärungen kann variieren, in der Regel sind sie entweder monatlich, vierteljährlich oder jährlich fällig. In einigen Bundesstaaten gibt es jedoch ungewöhnlichere Häufigkeiten, darunter halbjährlich oder sogar gelegentlich.
• Meldung für die entsprechenden Steuergebiete: Wenn die Verkaufs- und Nutzungssteuer nicht pauschal in einem Bundesstaat erhoben wird, müssen die Steuererklärungen die relevanten Details für jedes lokale Steuergebiet enthalten. Steuermeldungen müssen aufgeschlüsselt werden, um zu zeigen, wie die Verkaufssteuer auf das jeweilige Steuergebiet aufgeteilt wird. Dies kann Bundesstaat, Stadt, Landkreis und Ballungsräume beinhalten.
• Steuerbefreite Verkäufe müssen ebenfalls effektiv gemeldet werden.