Vertex und Compliance-Herausforderungen: Ein Business Case

Die Einhaltung von Steuervorschriften kann heutzutage eine ziemliche Herausforderung sein. Welche Compliance-Herausforderungen kennen Sie bei Thermo Fisher und welche Änderungen haben Sie in Ihrem Unternehmen angestrengt, um sie zu meistern?

Ich denke, da gibt es zwei Hauptfaktoren, die hervorgehoben werden sollten. Zunächst einmal können regulatorische Änderungen eine Herausforderung für uns darstellen – so zum Beispiel als 2019 die Initiative „Making Tax Digital“ (MTD) im Vereinigten Königreich lanciert wurde. Zu diesem Zeitpunkt wussten wir, dass wir nach einer Compliance-Lösung mit Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) suchen mussten. In einigen Ländern hatten wir bereits Erfahrungen mit der Verwendung von Software zur Erstellung von Steuererklärungen machen können, doch die meisten Erklärungen wurden immer noch auf die altmodische Art und Weise erstellt: über ERP-Steuervoranmeldungen, die dann in Excel angepasst und in ein Behördenportal eingegeben wurden – ein manueller Prozess also. Wir wussten, dass wir unsere Mitarbeiter im Rahmen von MTD umschulen mussten, damit wir zukünftig unsere Datenströme mit gut nachvollziehbaren Prüfpfaden verknüpfen und an eine API übermitteln konnten. Und natürlich mussten alle Beteiligten lernen, mit der neuen Software umzugehen. Das war ein beträchtlicher Aufwand, nicht zuletzt deshalb, weil Thermo Fisher im Vereinigten Königreich eine große Präsenz hat und es viele Entitäten zu verwalten gilt.

Eine zweite wichtige Herausforderung war der Wechsel in unser internes Shared Services Center (SSC), ein Kompetenzzentrum, das wir vor etwa zwei Jahren aufgebaut haben. Ein Großteil unserer europäischen Finanzgruppen ist in dieses SSC umgezogen, das über zwei Hauptabteilungen verfügt. Eine davon befindet sich in Osteuropa. Dort werden verschiedene Finanzoperationen abgewickelt – also die Kernprozesse der Kreditorenbuchhaltung und des Rechnungswesens für eine Reihe von Abteilungen. Die andere Hauptabteilung befindet sich im Vereinigten Königreich. Dort kümmert man sich um die Compliance-Vorgaben für die Gruppe, einschließlich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Einhaltung von Unternehmenssteuerregeln, Compliance für indirekte Steuern, Umsatzsteuererklärungen, Verkaufslisten und Intrastat. Das SSC war eine gewaltige Aufgabe, aber rückblickend betrachtet auch eine enorme Leistung.

Warum haben Sie sich für Vertex entschieden, um diese Compliance-Herausforderungen zu meistern?

In einer Unternehmensfunktion muss man das Skalierungspotenzial fördern. Das ist wirklich eine der wichtigsten Aufgaben. Die ausgewählte Plattform musste diese Anforderung also erfüllen können. Die Lösung musste darüber hinaus die Einreichung von Steuermeldungen in Europa unterstützen und einfach mit ERP-Systemen verbunden werden können. Sie sollte zudem flexibel genug sein, um Datenuploads und die elektronische Einreichung zu ermöglichen. Es war auch wichtig, einen gehosteten Service zu haben, da wir dadurch nicht in Updates investieren oder selbst die technische Wartung durchführen mussten.

Ich denke, dass man sich auch an einen Dienstleister mit einem etablierten Namen wenden sollte, der in der Lage ist, einen soliden Support zu bieten. Hier bei Thermo Fisher müssen wir immerhin in bestimmten Zeiträumen eine enorme Menge an Steuererklärungen abgeben. Wenn es da zu Problemen kommt, ist Vertex nur einen Anruf entfernt und kann die notwendigen Ressourcen bereitstellen, um uns zu helfen.

Wir sprachen damals mit mehreren Anbietern und bewerteten ihr funktionales und technisches Angebot. Unsere US-Kollegen arbeiten schon seit Langem mit Vertex zusammen und so kamen auch wir zu dem Schluss, dass Vertex für uns in Europa das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

Wie haben Sie intern die Zustimmung Ihrer Stakeholder erhalten? Und welche Ratschläge haben Sie für Unternehmen in Ihrer Situation?

Da Thermo Fisher ein Wissenschafts- und Technologieunternehmen ist, haben unsere internen Stakeholder bereits ein gutes Gespür für die Vorteile der Digitalisierung. Zudem hatten wir erkannt, dass sich in den Steuerbehörden ein Trend hin zu digitalen Steuererklärungen ablesen ließ, und dass dieser Trend zunehmend auch das Steuerrecht beeinflusste. Es war also wichtig, dass unsere Systeme diese Entwicklungen unterstützen konnten.
Mindestens ebenso wichtig wie die internen Interessenvertreter, sind die Endbenutzer – auch sie galt es zu überzeugen. Mein Rat ist, dass Sie während des gesamten Auswahl- und Implementierungsprozesses mit allen Beteiligten kommunizieren sollten. Es ist meines Erachtens auch wirklich hilfreich, wenn Ihr Anbieter aktiv auf Sie zugeht, Sie in Pilotprogramme einbezieht und immer wieder das Gespräch sucht. Das zeigt, wie sehr er sich bemüht, zu verstehen, was bei seinen Kunden funktioniert (und was nicht). Dieser Ansatz schafft Vertrauen.

Es wird meiner Meinung nach zukünftig einfacher werden, die verschiedenen Interessengruppen für die digitale Transformation zu begeistern. Die Coronavirus-Krise war zwar eine wichtige Triebfeder für die Beschleunigung der Digitalisierung, aber ich habe auch das Gefühl, dass alle noch lernen, was in der Praxis funktioniert. Die Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung wird derzeit in vielen Ländern stark vorangetrieben, was die Notwendigkeit verstärkter Digitalisierungsbemühungen verdeutlicht. Wenn Sie jetzt nicht in diesen Bereich investieren, wird es mit der Zeit immer schwieriger, Geschäfte reibungslos abzuwickeln.

Insgesamt mussten wir nicht lange über das Preisleistungsverhältnis diskutieren. Unsere lokalen Meldestellen zahlen weiterhin eine Gebühr für die Erklärungen, die über das SSC für sie vorbereitet werden. Mit Blick auf das Gesamtbild war es nicht schwierig, ihre Zustimmung für den Anwendungsfall einzuholen.

Autor des Blogs

Daan Jansen, Senior Manager Indirect Tax | Thermo Fisher Scientific