Was ist eine Tax Engine und weshalb lohnt sich ihre Verwendung im Rahmen eines ERP-Systems?

Wenn Sie Aufgaben in Zusammenhang mit der Umsatzsteuer ausschließlich mithilfe Ihres nativen ERP abwickeln, verbringt Ihr Steuerteam zu viel Zeit mit der manuellen Überprüfung von Zinssätzen und Vorschriften oder der konstanten Aktualisierung des Systems. Das Ergebnis: Ihr Unternehmen riskiert Audit-Strafen, ineffiziente Steuervorgänge und fehlerhafte Steuerberechnungen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie diese Herausforderungen mit einer Tax Engine für die automatische Berechnung von Umsatzsteuerbeträgen meistern. 

Was ist eine Tax Engine und wie funktioniert sie?

Eine Tax Engine ist ein externes System, welches in Ihr ERP-System integriert wird und die Standard Umsatzsteuerfunktionalität ersetzt. Eine Tax Engine eliminiert die Notwendigkeit für Steuerrecherche und ERP-Aktualisierungen im eigenen Haus und verbessert die Richtigkeit der Umsatzsteuerermittlung.

• Liefert die Umsatzsteuerberechnung für jede Kreditoren- und Debitorenbuchung in Echtzeit
• Pflegt die neuesten Steuerregelungen, Steuersätze und Besteuerungslogik für das ERP-System
• Ermöglicht es dem Steuerteam, einfach benutzerdefinierte Steuerregelungen basierend auf dem Geschäft zu erstellen

Die sich verändernde Umsatzsteuerlandschaft

Mit zunehmender Komplexität der Umsatzsteuer wachsen auch die Anforderungen an Steuerabteilungen in ganz Europa. Sie berücksichtigen die Notwendigkeit, das Umsatzsteuerrisiko zu verringern und gleichzeitig das Geschäftswachstum in neuen Produktsparten, neuen Kanälen und neuen Märkten zu ermöglichen.

Die Notwendigkeit der Automatisierung

Dass jede einzelne Umsatzsteuerberechnung exakt sein muss, steht außer Frage. Sowohl Finanzbehörden als auch interne Revisionen richten ihren Fokus nun auf die grundlegenden Systeme und Prozesse zur Umsatzsteuerermittlung. Ein Hauptgrund für Fehler bei der Umsatzsteuerermittlung und ein primäres Ziel für eine Automatisierung sind sowohl manuelle, nicht standardisierte Prozesse für steuerliche Entscheidungen als auch die sich ständig ändernden Steuergesetze und deren Umsetzung im ERP-System. Selbst mit einem aktualisierten Steuerinhalt unterstützt die Standardfunktionalität Ihres ERP-Systems die Anforderungen an eine korrekte Umsatzsteuerermittlung nicht vollständig.

Herausforderungen beim Umsatzsteuermanagement in nativen ERP-Systemen

STEUERGENAUIGKEIT

• Die in ERP-Systemen vorgesehene Steuerermittlung ist für komplexe Transaktionen und steuerlich komplexe Länder nicht granular genug.
• Die Verwendung von verschiedenen umsatzsteuerlichen Registrierungen und die Ermittlung des Leistungsorts (Ort der Steuerbarkeit) sind in ERP-Systemen nur beschränkt möglich.
• Einige ERP-Systeme sind beschränkt in der Anzahl der Steuercodes, sodass die Möglichkeit begrenzt ist, neue Anforderungen hinzuzufügen.
• Im Regelbetrieb wird ein Großteil der steuerlichen Entscheidungen in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung getroffen und nicht in den Steuerabteilungen der Unternehmen. Somit wird von den Mitarbeitern eine steuerliche Expertise verlangt, die zusätzlich zum Tagesgeschäft aufgebaut und aufrechterhalten werden muss.

AUDIT-RISIKEN

• Isoliertes Steuermanagement in mehreren ERP-Systemen innerhalb einer Organisation führt dazu, dass die Umsatzsteuer in den verschiedenen Geschäftseinheiten nicht standardisiert behandelt wird.
• Für die Steuerberichterstattung in ERP-Systemen werden kumulierte Daten verwendet, wobei Tax Engines die Daten auf Transaktionsebene bereitstellen, was eine bessere Verprobung und Validierung der Daten ermöglicht.
• Zur besseren Nachvollziehbarkeit liefert die Tax Engine für jede Transaktion eine genaue Ermittlung, wie die Steuerberechnung zustande gekommen ist.

STEUERVORGÄNGE

• Die Pflege der steuerlichen Regeln und Inhalte in einem ERP-System erfordert Mitarbeiter in der Steuerabteilung, welche sich konstant mit den Aktualisierungen der weltweiten Umsatzsteuergesetzen auseinandersetzen und diese auf Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen übertragen.
• IT-Mitarbeiter müssen die Steuerinhalte im ERP-System kontinuierlich aktualisieren, d. h. Steuerermittlungsregeln, Steuersätze, Systemkonfiguration, Zuordnungen und Steuercodes ändern.
• Monatliche Umsatzsteuermeldungen aus dem ERP-System sind nicht alleine durch die Steuerabteilung generierbar, sondern erfordern typischerweise IT-Unterstützung.

Warum sollten Sie eine Tax Engine einbinden?

Bei den Bemühungen, den verschiedenen Herausforderungen zu begegnen, haben viele erfolgreiche multinationale Unternehmen festgestellt, dass eine externe Tax Engine die Steuerrichtigkeit und Agilität der gesamten Steuerabteilung erheblich verbessert. Eine Tax Engine ersetzt die Standard-Umsatzsteuerfunktionalität im ERP-System und eliminiert dadurch die Notwendigkeit interner Rechercheaufgaben und ERP-Updates. Eine leistungsfähige Tax Engine verwaltet nicht nur den Steuerinhalt außerhalb des ERP-Systems, sondern garantiert selbst bei den komplexesten Transaktionen die erforderliche Akkuratheit.

Eine Tax Engine:

• Verwaltet aktuelle Steuerregelungen und Steuersätze außerhalb des ERP-Systems und eliminiert so die Notwendigkeit manueller Recherche und ERP-Updates.
• Berechnet die Umsatzsteuer für selbst die komplexesten Transaktionen und Besteuerungsgebiete, unabhängig von den Beschränkungen der Standard ERP-Funktionalität.
• Zentralisiert das Umsatzsteuermanagement über verschiedene ERP-Systeme für eine konsistentere Steuerermittlung im ganzen Unternehmen.
• Ermöglicht Steuerexperten die vollständige Kontrolle einer schnellen Erstellung bzw. Anpassung der Logik für ihre gewünschten Ergebnisse.

Welche anderen Vorteile kann eine Tax Engine bieten?

Eine Tax Engine bietet zusätzliche Vorteile über die Reduzierung von manuellen Prozessen hinaus.

• Unterstützt die Datenqualität und die Meldeanforderungen, welche für die Einhaltung der gesetzlichen Voraussetzungen notwendig sind.
• Verbessert die Transparenz des Steuermanagements, indem ein Steuersystem mit Daten auf Transaktionsebene geschaffen wird.
• Unterstützt die Expansion in neue Märkte, indem globale Umsatzsteuerinhalte, u. a. die hochkomplexe Sales und Use Tax in den USA, bereitgestellt werden.
• Bietet Skalierbarkeit zur Unterstützung weiterer Geschäftsanwendungen außerhalb des ERP-Systems, einschließlich Beschaffung, E-Commerce und PoS-Systemen im Einzelhandel.