Ein Steuertechnologie-Upgrade ist wie ein Reifenwechsel

Patrick Wiseman, Reporter bei der International Tax Review, geht dieser Frage in seinem neuen Artikel mit dem Titel „Popularity of Centralized Data Systems Grow for Digital VAT Compliance“ („Die Beliebtheit zentralisierter Datensysteme zur Einhaltung von Umsatzsteuervorschriften im digitalen Zeitalter“) auf den Grund und zitiert in diesem Zusammenhang Aleksandra Bal, Senior Product Manager bei Vertex.

Der digitale Wandel

In einer Zeit, in der „in der gesamten Europäischen Union (EU) manuelle Methoden zur Gewährleistung der Umsatzsteuer-Compliance durch digitale Formate ersetzt werden“, rüsten laut Wiseman immer mehr globale Unternehmen ihre Tools für die Steuerdatenverwaltung und -analyse auf, um Compliance- und Audit-Aufgaben effektiv bewältigen zu können. Allerdings fügt er hinzu: „Da ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) nicht in der Lage sind, die effektive Einhaltung von Steuervorschriften zu gewährleisten, vertrauen Steuerabteilungen auf innovative neue Methoden, um diese Herausforderung zu meistern.“

Auf diesen Umstand ist auch die Tatsache zurückzuführen, dass die Steuerexperten einer Reihe globaler Unternehmen Wiseman gegenüber angeben, dass sie zurzeit neue Tools zur Gewährleistung der Umsatzsteuer-Compliance testen und einführen. Wie Bal betont, sei dies der richtige Ansatz, da es sich bei der Umsatzsteuer um eine „datenintensive Steuer“ handle und eine korrekte Steuerfindung von der Qualität der in den entsprechenden Steuererklärungen verwendeten Daten abhinge. Angesichts der wachsenden Zahl von Ländern, in denen die Umsatzsteuer elektronisch abgewickelt wird und/oder in denen entsprechende Anforderungen bezüglich der Umsatzsteuermeldung in Echtzeit gelten, merkt Aleksandra an, dass die richtige Steuersoftware es Unternehmen ermöglicht, Steuerdaten zu zentralisieren, was wiederum zur Optimierung der Umsatzsteuer-Compliance sowie zur Reduzierung von Risiken beiträgt.

Vorsicht vor „Overtooling“

In diesem Video von World Finance teilt Aleksandra Bal weitere Einblicke in die aktuellen Entwicklungen und Trends im Bereich der Umsatzsteuer-Compliance. „Da die Zeiten, in denen eine Umsatzsteuererklärung einmal pro Quartal abgegeben werden musste, in den meisten Ländern längst vorbei sind, kommen Unternehmen und Steuerabteilungen nicht daran vorbei, ihre Steuertechnologie aufzurüsten. Dabei gilt es jedoch, darauf zu achten, dass man nicht zu sehr aufrüstet“, so Bal. „Von Overtooling spricht man dann, wenn ein Unternehmen zu viele Tools auf einmal einsetzt“, erklärt sie. Ohne geeignete Voraussicht und Planung kann es vorkommen, dass sich Steuerteams für unterschiedliche Aufgaben auf unterschiedliche, inkompatible Technologien verlassen.

„Ein Steuersystem, das sich aus verschiedenen, je nach Standort unterschiedlichen Bestandteilen zusammensetzt, ist wie ein Auto, das aus Teilen von verschiedenen Herstellern zusammengebaut wurde“, fügt Bal hinzu. „Es ist, als würde man sich für einen Reifenwechsel zu einer Toyota-Werkstatt begeben, während man den Ölwechsel von BMW durchführen lässt. Es ist einfach nicht effizient.“ Stattdessen, so Bal, täten Steuerexperten in Führungspositionen gut daran, reaktive Herangehensweisen einzustellen und beim Versuch, konsequent mit sich verändernden und zunehmend digitalen Compliance-Anforderungen Schritt zu halten, einen eher proaktiven Ansatz zu verfolgen.