Die aktuellen und zukünftigen geschäftlichen Auswirkungen der Besteuerungsdigitalisierung

Inwiefern wirkt sich die Vertex-Lösung auf Ihren Compliance-Prozess aus und inwiefern verbessert sie ihn? Welche Vorteile bietet ein digitaler Ansatz im Vergleich zu einem manuellen?

In Hinsicht auf unser Shared Service Center (SSC), wo wir den Großteil unserer Steuererklärungen vorbereiten, bietet das Tool uns in erster Linie Vorteile in puncto Strukturierung und ermöglicht uns die Vorbereitung von Mehrwertsteuererklärungen. Es ist ein schrittweiser Prozess, aber unser Endziel besteht eigentlich darin, ganz auf Excel verzichten zu können. Das ist es, was wir erreichen wollen. Wir können Rohdatendateien bearbeiten und optimieren, um sie anschließend über das Tool hochzuladen und die Steuererklärung direkt anhand der Datei vorzubereiten.

Nehmen wir als Beispiel die im Rahmen von Excel verfügbaren Worksheets für Steuererklärungen. Wenn auf diese Weise von lokalen Abteilungen erstellte Steuererklärungen das SSC erreichen, sehen sich unsere Mitarbeiter mit einer Vielzahl von individuell unterschiedlichen, völlig uneinheitlichen Dokumenten konfrontiert, aus denen sie dann schlau werden sollen – auf Dauer ist das nicht machbar. Mit Vertex Indirect Tax Returns können wir einfach die Rohdaten hochladen und die gesamte Mehrwertsteuererklärung direkt in Vertex erstellen. Als wir nach und nach auf unser SSC umgestiegen sind, sind die Vorteile immer stärker zum Vorschein gekommen.

Die Digitalisierung des Compliance-Prozesses setzt voraus, dass man mit Workflows arbeitet. Wenn man in einem Umfeld arbeitet, in dem man Monat für Monat eine hohe Anzahl von Steuererklärungen ausfüllen muss, ist es wichtig, dass man die relevanten Fristen nicht aus den Augen verliert. Workflows sind ein fester Bestandteil der Vertex-Lösung für Compliance. Ab August wird uns mit Vertex Cloud VAT Compliance sogar eine noch umfassendere Option zur Verfügung stehen, die Excel oder andere zusätzliche Softwarelösungen überflüssig machen wird.

Mein größter Wunsch in Sachen Prozessoptimierung wäre, dass über die Vertex-API bald noch weitere Länder zur Funktion für das elektronische Einreichen von Steuererklärungen hinzugefügt werden – beispielsweise Großbritannien oder Deutschland. Dies würde nochmal neue Maßstäbe im Hinblick auf die Strukturierung von Mehrwertsteuererklärungen in Vertex setzen. Sobald das Unternehmen seine umfassende Lösung für die Mehrwertsteuer-Compliance auf den Markt bringt, wird Vertex schlichtweg als Goldstandard für die Vorbereitung von Mehrwertsteuern angesehen werden.

Konnten Sie bisher Kosten für externe Beratungs- oder Compliance-Dienstleistungen sparen?

Wenn man ein internes Tool verwendet, gibt es natürlich auch die Erwartung, dass man seine Steuererklärung intern erledigt. So konnten wir Kosten für die Vorbereitung von Mehrwertsteuererklärungen sparen. Hier kommt wieder die Initiative „Making Tax Digital“ ins Spiel: Ohne die entsprechende Technologie und unser SSC wären wir auf die Unterstützung externer Dienstleister angewiesen. Wir konnten also ohne Zweifel Einsparungen verzeichnen. Was vielleicht weiterhin eine Herausforderung darstellt, sind Länder, deren Sprache man erst noch lernen muss, und in denen man auf spezialisiertes technisches Fachwissen angewiesen ist.

Was sind in Ihren Augen die wichtigsten Trends und welche Strategie verfolgen Sie, um die Transformation von Thermo Fisher in Zukunft weiter voranzutreiben?

Nun, die kontinuierliche Überprüfung der Gesetzgebung rund um die digitale Berichterstattung hat stets oberste Priorität! Man sollte nicht vergessen, dass viele der aktuellen digitalen Meldepflichten bereits seit geraumer Zeit in Kraft sind. Nach der Finanzkrise stiegen manche Regierungen relativ zügig auf digitale Prozesse um – und sie haben aus dieser Erfahrung gelernt. In Polen wurden Mehrwertsteuererklärungen zum Beispiel abgeschafft, während die spanische Regierung bereits vor einiger Zeit Möglichkeiten zur Steuerberichterstattung in Echtzeit eingeführt hat und nun sogar mit vorausgefüllten Mehrwertsteuererklärungen experimentiert. Vor diesem Hintergrund ist es wahrscheinlich, dass in vielen Ländern neue Compliance-Bestimmungen bevorstehen. In diesem Falle wird es vor allem darauf ankommen, Unternehmensleitungen über die jeweiligen Änderungen aufzuklären und möglichst akkurate Stammdaten zu bewahren. Die Aufgabe der Steuerabteilung wird darin bestehen, solche Anforderungen und Entwicklungen klar zu kommunizieren und die relevanten Mitarbeiter darüber aufzuklären. 

Niemand kann die Zukunft vorhersagen, aber ich vermute stark, dass Regierungen infolge der Corona-Pandemie früher oder später nach Möglichkeiten für zusätzliche Steuereinnahmen suchen werden. In diesem Falle könnte es durchaus sein, dass die Anzahl an Audits zunimmt. Darauf sollte man also vorbereitet sein. Höchstwahrscheinlich wird es sich um elektronische Audits handeln, bei denen man zu Beginn mit einem EDV-Auditor spricht, der eventuell zusätzliche Fragen zu den jeweils verwendeten Technologien und den entsprechenden funktionalen Spezifikationen stellen wird. Hier sollte man also die passenden Unterlagen zur Hand haben und sich darauf gefasst machen, dass man dem Auditor technischere Fragen beantworten muss, als das bisher der Fall war.

Ein weiterer Trend, der auf dem Vormarsch zu sein scheint, ist die zunehmende Integration der SAF-T- und Mehrwertsteuer-Berichterstattung. Die SAF-T-Berichterstattung ist in der Regel eine detailliertere, periodische Berichterstattung, die sich jedoch sehr gut mit der Mehrwertsteuer-Berichterstattung verknüpft lässt, wie dies in Polen zum Beispiel bereits der Fall ist. In meiner Erfahrung muss die IT-Abteilung an der SAF-T-Berichterstattung beteiligt sein. Aus diesem Grund ist es – ganz besonders für größere Unternehmen –wichtig, diese Projekte jetzt schon Teil der Roadmap zu machen, da ihre Umsetzung eine Weile dauern kann. Projekte dieser Art müssen äußerst sorgfältig verwaltet werden, da sie unterschiedliche Kompetenzen erfordern. Für eine erfolgreiche Abwicklung müssen Steuerabteilungen auf eine größere Anzahl an kompetenten Projektleitern zurückgreifen können.

Letztendlich bin in der Meinung, dass man einfach offen für neue Technologien und die damit einhergehenden Vorteile in Sachen Flexibilität und Skalierbarkeit sein muss.Es ist von entscheidender Bedeutung, dass man Trends erkennt und neue Technologien ausprobiert. Zum Beispiel bietet Robotic Process Automation (RPA) klare Vorteile. Daher ist es wichtig, sich wirklich mit entsprechenden Tools auseinanderzusetzen und sich praktische Kompetenzen anzueignen. Nur so kann man das volle Potenzial dieser Hilfsmittel erschließen. Eine simple Präsentation reicht schlicht und einfach nicht aus – man muss mit der Software arbeiten, um ihre Möglichkeiten kennenzulernen. Wer weiß: Vielleicht werden interne Steuerabteilungen schon in absehbarer Zukunft weniger abhängig von der IT-Abteilung sein.

Autor des Blogs

Daan Jansen, Senior Manager Indirect Tax | Thermo Fisher Scientific