Was ist VAT Compliance? Alles, was Sie darüber wissen sollten

VAT Compliance oder die Einhaltung der (Umsatz-) steuerlichen Verpflichtungen ist ein Begriff, den Sie zweifellos schon oft gehört haben. Das ist nicht verwunderlich, wenn man bedenkt, dass die Umsatzsteuer weltweit die beliebteste Verbrauchssteuer ist. Je nachdem, wo auf der Welt Sie sich befinden, hat die Umsatzsteuer verschiedene Namen: TVA - Taxe sur la valeur ajoutée in Frankreich, IVA - Impuesto sobre el Valor Añadido in Spanien und MVA - merverdiavgift in Norwegen, zum Beispiel. Einfach ausgedrückt handelt es sich um eine indirekte Steuer, die auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen erhoben wird.

Die Umsatzsteuer-Compliance bezieht sich auf den Prozess der Erfassung, Meldung und Abrechnung von steuerlichen Verpflichtungen für Unternehmen, die in einem Land mit einem Umsatzsteuer-System tätig sind. Daran sind nicht nur die Steuerbehörden beteiligt, sondern auch alle Käufer und Verkäufer entlang der Wertschöpfungskette bis hin zum Endverbraucher.

Verstehen Sie die Herausforderungen auf dem Weg zur Einhaltung der Umsatzsteuer 

1. Komplexität ist unvermeidlich - leider. 

Alle Länder in Europa (unabhängig davon, ob sie Mitglieder der Europäischen Union sind oder nicht) haben in ihrer Steuerlandschaft das Prinzip der Wertschöpfung. Tatsächlich sind das Konzept und die Regelung der Umsatzsteuer schon seit vielen Jahren Teil der europäischen Steuerlandschaft. Doch abgesehen von diesem theoretisch gemeinsamen Konzept der Umsatzsteuer gibt es nicht viele Gemeinsamkeiten – und genau hier liegt die Krux an der Sache. Jede Art von grenzüberschreitendem Handel, wie z. B. der Kauf oder Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen aus verschiedenen Ländern, bedeutet, dass für umsatzsteuerlich registrierte Unternehmen unterschiedliche Umsatzsteuersätze und -pflichten gelten.  

So gelten beispielsweise für jedes Land andere Vorschriften für die Umsatzsteuer-Registrierung, andere USt-Sätze und USt-Befreiungen. Jedes Land wird etwas andere Angaben Ihrer Daten verlangen – jeder ein etwas anderes Stückchen vom Kuchen. Es wird zum Beispiel unterschiedliche Anforderungen an zusätzliche Daten und Unterlagen geben. Es wird darüberhinaus länderspezifische Regeln für das Format der Umsatzsteuer-Registrierung und für die Art der Übermittlung geben. Sogar die Regeln für die im Zusammenhang mit den Umsätzen erforderlichen Meldedaten werden sich unterscheiden - es kann das Rechnungsdatum, das Datum der Lieferung oder das Zahlungsdatum sein. Ganz zu schweigen von den sprachlichen und kulturellen Herausforderungen in den verschiedenen Regionen. 

In der Praxis gibt es keine Standardisierung, selbst die EU-Mitgliedstaaten haben die Freiheit, die Richtlinie der EU-Kommission entsprechend ihrer eigenen Arbeitsweise auszulegen - es gibt also kein harmonisiertes EU-Umsatzsteuersystem.

Jedes Land, in dem Sie arbeiten, in dem Sie Produkte kaufen oder in das Sie verkaufen, stellt Sie vor neue Herausforderungen bei der Umsatzsteuer-Compliance. Während Sie also auf der Makroebene auf das gleiche Ergebnis hinarbeiten - genaue Umsatzsteuer-Berechnungen und Compliance - sieht die Umsetzung in der Praxis ganz anders aus.

2. Denken Sie daran, dass die Umsatzsteuer eine „Vertrauens“-Steuer ist - die Berechnung liegt in Ihrer Hand.

Ein wichtiger Punkt, den Sie sich merken sollten, ist das Element des Vertrauens - denn bei der Umsatzsteuer vertraut die Steuerbehörde darauf, dass Sie den Betrag, den Sie schulden, korrekt berechnen und mitteilen – und zwar akkurat, pünktlich und gemäß ihren spezifischen Vorschriften. Die Steuerbehörden vertrauen darauf, dass Sie ihnen sagen, was Sie ihnen schulden. Aber: wenn Ihre Berechnungen falsch sind – und die Steuerbehörden dahinterkommen, können hohe Strafen fällig werden. 

3. Die Einhaltung der Umsatzsteuer-Vorschriften stellt einige Branchen und den grenzüberschreitenden Handel vor Herausforderungen.

Einige Branchen werden davon unterschiedlich intensiv betroffen.

Im Einzelhandel beispielsweise fallen unheimlich viele Rechnungen mit vielen Einzelposten an. Zudem ist die Umsatzsteuer ist aufgrund der vielen unterschiedlichen Steuersätze für die verschiedenen Produktarten und Steuergebiete sehr komplex. Kinderschuhe werden im Vereinigten Königreich ganz anders behandelt als Kaffee in Italien und ziehen unterschiedliche Verbindlichkeiten nach sich.

In einigen Sektoren gibt es Wirtschaftszweige, die von der Umsatzsteuer befreit sind, wie z. B. die medizinische Versorgung. Sie werden keine Umsatzsteuer dafür in Rechnung stellen, aber Sie müssen auch sicher sein, dass Sie sie nicht aus Versehen mit anderen Waren verwechseln und versuchen, die USt fälschlich zurückzuerhalten. Wie können Sie solche Ausnahmen also im Rahmen Ihres übrigen Prozesses handhaben und sicherstellen, dass alles ordnungsgemäß verbucht wird?

Stellen Sie sich einen Fall vor, in dem ein Hersteller Material oder Rohstoffe in großen Mengen kauft, die beispielsweise für die Verwendung in Spanien bestimmt sind, aber von außerhalb Europas bezogen werden. Wie sollte die Rechnungsstellung für diese grenzüberschreitende Transaktion aussehen, wie sollte sie gemeldet werden, und wie hoch ist der richtige Betrag für die Berechnung?  Wenn Sie heterogene Szenarien hinzufügen, in denen Sie in der Cloud designen und in verschiedenen Ländern dann produzieren, ist es schwierig herauszufinden, wer letztendlich für die Umsatzsteuer verantwortlich ist. 

4. Seien Sie sich der unterschiedlichen Herausforderungen bewusst, die die Umsatzsteuer-Compliance in den verschiedenen Unternehmensfunktionen von Finanzen und Beschaffung bis hin zu Vertrieb und Logistik mit sich bringt.

Innerhalb eines Unternehmens verfügen meist unterschiedliche Funktionen über wichtige Informationen und Daten, die für das VAT Reporting und die Umsatzsteuer-Compliance erforderlich sind.  Ein Daten-Fehler in einem einzigen Fachbereich kann einen Domino-Effekt auslösen, der sich in den nachgelagerten Bereichen der Umsatzsteuer-Compliance vervielfacht. Vielleicht verfügt Ihr Beschaffungsteam über alle erforderlichen Daten, aber die Umsatzsteuer-Registrierungsnummern sind nicht erfasst, oder es wird eine falsche Adresse oder ein falscher Firmenname verwendet?  Ein weiteres Szenario ist die Frage, ob Sie wissen, ob in den beteiligten Ländern Zollgebühren gezahlt wurden oder nicht – alle diese Antworten können die Compliance natürlich beeinflussen.

5. Überlegen Sie, ob Ihre bestehenden Systeme, insbesondere Ihr ERP, ausreichend hilfreich sind.

Kann Ihr bestehendes ERP-System sicherstellen, dass Sie auf Umsatzsteuer-Audits vorbereitet sind? Hält es mit den ständigen Änderungen der Vorschriften Schritt? 

In den allermeisten Fällen verfügen ERP-Systeme nicht über alle Informationen, die Sie benötigen. Das bedeutet, dass Sie Behelfs-Lösungen finden müssen, um die richtigen Daten aus dem System zu erhalten. Dies öffnet Tür und Tor für potentielle Fehler: es kann zu Datenlücken oder zum Gegenteil, nämlich doppelter Datenmeldung kommen, wenn unterschiedliche Datenquellen beteiligt sind. Von den Steuerbehörden können Sie bei derartigen potentiellen Fehlern jedoch wenig Mitleid erwarten - unzureichende Systeme sind keine Entschuldigung für die Nichteinhaltung der steuerlichen Vorschriften.

Wie kann Vertex Ihnen bei Ihrer Umsatzsteuer-Compliance helfen? 

Vertex VAT Compliance ist eine globale end-to-end Lösung für Umsatzsteuer Compliance, die ihnen unternehmensübergreifend eine zuverlässige Basis für die Erstellung und das Reporting Ihrer Umsatzsteuererklärungen schafft. Mit Vertex VAT Compliance werden Änderungen in der Umsatzsteuer-Gesetzgebung, der Regulierung und den Umsatzsteuer-Meldepflichten automatisch nachverfolgt - so sind Sie immer auf dem neuesten Stand. Und: brauchen keine schlaflosen Nächte vor der nächsten Audit-Prüfung haben.

Sie können Trends in Ihren Daten erkennen und analysieren (z.B. Muster von Abweichungen und Unstimmigkeiten), bevor Sie eine Erklärung einreichen. Wissen ist Macht, und Vertex VAT Compliance und die ergänzenden Vertex VAT Compliance Services helfen Ihnen, potenzielle Probleme und deren Auswirkungen zu erkennen und zu visualisieren. Damit können Ihre internen Teams an der Lösung arbeiten, um einmalige, aber auch sich wiederholende oder sogar schwerwiegende Problemfälle zu beheben.

Vergeuden Sie nicht länger die wertvolle Zeit Ihrer Steuerabteilung mit profanen, sich immer wieder wiederholenden Aufgaben, wenn Sie Vertex VAT Compliance nutzen können, um die Datenverarbeitung so weit wie möglich zu automatisieren. Dadurch werden die mit einem manuellen Ansatz verbundenen Fehlerquellen und -anfälligkeiten vermieden und Ihre Mitarbeiter können sich gleichzeitig strategischen Aufgaben zuwenden. Außerdem verbessern sie Ihre Ergebnisse durch die Erkenntnisse aus einer einzigen zentralen Datenquelle, statt durch von einzelnen Personen gehaltene Datensilos.

Vertex VAT Compliance unterstützt Sie damit bei der Schaffung eines weltweit gültigen, Audit-complianten Prozesses in Ihrem Unternehmen - einschließlich aller EU-Mitgliedsstaaten und des übrigen Europas.   

Vertex VAT Compliance hilft Ihnen, zu größerem wirtschaftlichen Erfolg beizutragen, weil es nämlich folgendes ermöglicht:

• Standardisierung und Automatisierung von Prozessen und Daten-Workflows - ERP-unabhängige Technologie bedeutet, dass Sie Daten aus verschiedenen Quellen importieren und eine einzige zentrale Datenquelle für die Umsatzsteuer kreieren. Damit können Sie Ihre Umsatzsteuer-Erklärungen in einem einfachen und stressfreien Prozess erstellen, der gleich auf Anhieb korrekt ist.
• Betrachten Sie Ihre Umsatzsteuer-Prozesse ganzheitlich mit einer vollständig integrierten Lösung und schaffen Sie eine robuste und skalierbare Basis für all Ihre Umsatzsteuer-Aktivitäten. Egal, wie international Sie tätig sind, Sie halten alle länderspezifischen Umsatzsteuer-Verpflichtungen ein, einschließlich sprachlicher Unterschiede.
• o Lehnen Sie sich entspannt zurück: Profitieren Sie von einen durchdachten und transparenten Überblick über Ihre Geschäftsvorgänge - Verfolgung und Visualisierung des Workflow-Fortschritts, kombiniert mit automatischer Datenvalidierung. Diese Funktionen tragen dazu bei, das Fehler-Risiko bei einem Audit zu minimieren, die Prüfungsergebnisse zu verbessern und dem Management umfassende Informationen für eine bessere Entscheidungsfindung zu bieten.

BITTE BEACHTEN SIE, DASS TAX MATTERS INFORMATIONEN ZU AUFKLÄRUNGSZWECKEN BEREITSTELLT UND KEINE SPEZIFISCHE STEUER- ODER RECHTSBERATUNG IST. KONSULTIEREN SIE IMMER EINEN QUALIFIZIERTEN STEUER- ODER RECHTSBERATER, BEVOR SIE AUF DER GRUNDLAGE DIESER INFORMATIONEN HANDELN. DIE IN STEUERANGELEGENHEITEN GEÄUSSERTEN ANSICHTEN UND MEINUNGEN SIND DIE DER AUTOREN UND SPIEGELN NICHT UNBEDINGT DIE OFFIZIELLE POLITIK, POSITION ODER MEINUNG VON VERTEX INC.