Umsatzsteuer auf Online Marktplätzen – alles, was Sie darüber wissen sollten

Wir bei Vertex wissen, dass Online-Marktplätze ein wichtiger Kanal für Online-Verkäufer sind. In unserer kürzlich erschienenen Studie "Schwierige Zeiten für das Verhältnis zwischen Marktplätzen und Verkäufern" geben 90 % der Unternehmen an, dass mindestens 20 % ihres Umsatzes über diesen Kanal erzielt werden. 87 % sind davon überzeugt, dass dieser Prozentsatz in Zukunft noch steigen wird. Darüber hinaus geben 80 % der Verkäufer an, dass sie heute auf mehr Online-Marktplätzen vertreten sind, also noch vor 12 Monaten. 

Check!

Wer aber jetzt meint, auf diesen Zug springe ich einfach mal auf.... der hat eine der größten Hürden außer Acht gelassen. Denn: Die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften auf den Marktplätzen wird zur immer größere Herausforderung. Schließlich arbeiten die Regierungen daran, den Umfang und die Genauigkeit der Umsatzsteuer-Verpflichtungen für den Handel auf den Marktplätzen immer strikter zu handhaben. Die Gesetze und Vorschriften für die Umsatzsteuer auf Marktplätzen befinden sich aktuell in einem permanentem Wandel. 

Der Studienbericht ergab, dass eine beträchtliche Anzahl von Unternehmen die Umsatzsteuer auf Online-Marktplätzen als eine der großen Hürden für die Erschließung des Wachstumspotenzials in neue Märkte und Regionen sieht. In unserer Untersuchung sind 32 % der Online-Verkäufer der Meinung, dass der Verkauf über Marktplätze schwieriger wird, und 68 % der Verkäufer sagen voraus, dass die Herausforderungen im Bereich der indirekten Steuern sie wahrscheinlich davon abhalten werden, in Zukunft Drittanbieter-Marktplätze zu nutzen.

Es gibt viele grenzüberschreitende Vorschriften und häufige Änderungen, die zu berücksichtigen sind. Unternehmen müssen sich über Umsatzsteuersätze, Schwellenwerte, Haftungsbestimmungen, Meldepflichten, Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und Wechselkurse auf dem Laufenden halten. Hinzu kommt, dass jede einzelne Transaktion auf einem Online-Marktplatz weitere Faktoren mit zusätzlicher Komplexität mit sich bringt: Da ist zum Beispiel die Bestimmung des anwendbaren Umsatzsteuersatz je nach Standort des Kunden und der Artikelkategorie, bis hin zur Verwendung eines Rechnungsprozesses, der mit den digitalen/Rechnungsstellungs- und Meldevorschriften eines Landes konform ist. Der Online-Einkaufskorb eines Kunden mit mehreren Artikeln kann eine indirekte Steuerschuld für den Verkäufer, den Marktplatz und sogar den Verbraucher auslösen.  Die Umsatzsteuer-Landschaft auf dem Marktplatz ist nicht einfach zu durchschauen und kann manchem Unternehmer durchaus den Schweiss auf die Stirn treiben. Schließlich sind Unternehmer selten gleichzeitig Steuerexperten, welche die Zeit haben, sich mit den neuesten Änderungen und Details der steuerlichen Pflichten im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer auf dem Marktplatz vertraut zu machen. Das Hauptaugenmerk mittelständischer Unternehmer liegt zu Recht auf dem Kerngeschäft. Dennoch müssen die Marktplätze ihre Compliance Vorschriften einhalten und für die korrekte Umsatzsteuer-Meldung bereit sein. 

Was sollten Sie also umbedingt wissen?

Die wichtigsten Fakten für Marktplatzbetreiber, Verkäufer und Verbraucher

Die Anforderungen an die Umsatzsteuer bei den Onlinemarktplätzen umfassen mehr als nur die Berechnung und Zahlung von Steuern. Die mit einer UID-Nummer registrierten Unternehmen sind verpflichtet, die Steuergesetze und -vorschriften einzuhalten, d. h. Steuererklärungen abzugeben, genaue Aufzeichnungen zu führen und den Steuerbehörden aussagekräftige Unterlagen im richtigen Format zur Verfügung zu stellen. Die Nichteinhaltung der Umsatzsteuer-Anforderungen auf dem Marktplatz kann zu Strafen, Verzugszinsen oder sogar rechtlichen Konsequenzen führen.

Marktplatzbetreiber müssen die Umsatzsteuer-Vorschriften am Verkaufsort einhalten, an denen sie tätig sind oder Handel treiben. Dies bedeutet in der Regel, dass sie die Schwellenwerte für die Umsatzsteuer-Registrierung kennen, die Umsatzsteuer im Namen der Verkäufer einziehen und abführen und sich mit komplexen Mehrwertsteuersätzen und -befreiungen in den verschiedenen Ländergerichtsbarkeiten auseinandersetzen müssen. Marktplätze sind verpflichtet, Informationen über grenzüberschreitende Transaktionen zu melden und offenzulegen. Sie müssen ordnungsgemäße Aufzeichnungen führen und Systeme zur effizienten Verfolgung und Meldung von Transaktionen einrichten. In einigen Fällen können die Betreiber von Marktplätzen für die Umsatzsteuer haftbar gemacht werden, die normalerweise auf die Verkäufer entfällt. Und: sie sind in vielen Ländern dafür verantwortlich, die Angaben der Verkäufer zu überprüfen, die korrekte Umsatzstuer-Registrierung sicherzustellen und die Aktivitäten der Verkäufer auf ihrer Plattform zu kontrollieren.
Dankenswerterweise können Ihnen hier automatisierte Steuerengines helfen! 

Verkäufer, die Marktplätze nutzen, müssen sich nicht nur der individuellen Anforderungen für die Umsatzsteuerregistrierung in den Ländern, in denen sie tätig sind, bewusst sein. Sie müssen vor allem die Umsatzsteuer für ihre Kunden korrekt berechnen und einziehen, sowie fristgerecht die Abfuhren an die zuständigen Steuerbehörden leisten. Angesichts der unterschiedlichen Umsatzsteuersätze, Steuerbefreiungen und Anforderungen an die Rechnungsstellungen in so vielen unterschiedlichen Ländern kann die Einhaltung der Compliance zum Va-Banque-Spiel werden. Wenn beispielsweise die Schwellenwerte für Ferngeschäfte überschritten werden, müssen sie sich möglicherweise im Land des Käufers für die Umsatzsteuer registrieren lassen und die dortigen Meldepflichten erfüllen. Dies bedeutet, dass genaue Aufzeichnungen über grenzüberschreitende Transaktionen, Rechnungen und den Versand erforderlich sind, um die Umsatzsteuer-Anmeldung und die Einhaltung der Compliance zu gewährleisten. 
Ein Marktplatz, der eine integrierte Steuerengine anbietet, hilft Ihnen, Ihren Blutdruck zu senken. Denn: nicht nur können Sie auf der sicheren Seite sein, Ihren Kunden immer die richtige Umsatzsteuer zu berechnen. Auch Sie selbst können sicher sein, die Compliance einzuhalten und einem potentiellen kommenden Audit zuversichtlich entgegenzublicken. 

Gewerbliche Verbraucher müssen je nach Status ihrer Umsatzsteuerregistrierung und der Art der Transaktion möglicherweise selbst eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Damit müssen die gewerblichen Kunden sicherstellen, dass sie von ihren Lieferanten gültige Rechnungen für die Umsatzsteuer erhalten, da diese sowohl für die Einhaltung der Vorschriften als auch für die Rückforderung der Umsatzsteuer erforderlich sind.

Der Umgang mit der Komplexität des Standortes auf Online-Marktplätzen 

Die Pflichten und Verbindlichkeiten im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer auf Online-Marktplätzen werden durch den Standort des Unternehmens, des Endverbrauchers oder des Marktplatzbetreibers bestimmt.  
In Europa profitieren Verkäufer und Käufer, die in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union (EU) ansässig sind, von einigen vereinfachten Regelungen wie dem VAT-One-Stop-Shop, der Unternehmen, die grenzüberschreitende Verkäufe von Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EU tätigen, die Einhaltung der USt.-Vorschriften massiv erleichtert. Für Nichtmitgliedstaaten ist die Situation weitaus komplexer. Für das Vereinigte Königreich nach dem BREXIT oder Drittstaaten wie Norwegen und die Schweiz gestaltet sich die Berechnung der indirekte Steuer auf dem Marktplatz wesentlich schwieriger. So variieren beispielsweise von Land zu Land die Schwellenwerte für die Steuerregistrierung, die eine Pflicht zur Registrierung und Berechnung der Umsatzsteuer auf Verkäufe auslösen, ebenso wie die Regeln für den Fernabsatz, die Steuersätze und last but not least auch die steuerlichen Befreiungen. 
  
Der Verkauf außerhalb Europas bringt nicht nur größeres Kopfzerbrechen, sondern nocheinmal eine Potentierung der Komplexität mit sich. Wenn Sie beispielsweise nach Nordamerika expandieren, wendet Kanada die Regeln für den Ort der Lieferung an, um über die steuerlichen Verpflichtungen zu entscheiden.  Ein deutsches Online-Unternehmen, das Waren oder Dienstleistungen an Kunden in Kanada verkauft, muss sich also möglicherweise für die kanadische Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) oder die harmonisierte Verkaufssteuer (HST) registrieren lassen. Die Schwellenwerte für die Registrierung variieren je nach kanadischer Provinz, und einige Provinzen haben auch ihre eigene Provincial Sales Tax (PST).

Anwendung der Umsatzsteuer: One Stop Shop (OSS) -Regeln in den EU-Mitgliedstaaten 

One-Stop-Shop (kurz OSS) ist ein EU-weites Abwicklungsverfahren für Umsatzsteuern. Es ist (ähnlich wie bei der  deutschen Umsatzsteuer-Voranmeldung) eine Möglichkeit, um die in anderen EU-Ländern fällig gewordene Umsatzsteuer zentral beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) zu melden und auch abzuführen.

Vorteile:

• Einfacheres steuerliches Reporting: Eine einzige Umsatzsteuer-Registrierung, -Erklärung und -Zahlung deckt grenzüberschreitende B2C-Verkäufe an Kunden innerhalb der EU ab, was den Verwaltungsaufwand und die Kosten reduziert.
• Geringere Komplexität bei der Einhaltung der Vorschriften: Die Berechnung und Erhebung der Umsatzsteuer wird durch ein einziges elektronisches Portal vereinfacht, das den Prozess der Umsatzsteuer-Zahllast rationalisiert.

Nachteile:

• Diese Regelung gilt nicht für Business-to-Business-Transaktionen (B2B), für die weiterhin separate Umsatzsteuer-Registrierungen in jedem EU-Mitgliedstaat erforderlich sein können.
• Es gibt keine Harmonisierung der indirekten Steuersätze oder der Registrierungsschwellen - Unternehmen müssen also weiterhin die korrekten Mehrwertsteuersätze und -regeln anwenden, die in jedem Mitgliedstaat gelten.

E-Invoicing und digitale Rechnungsstellung für die Umsatzsteuer auf dem Marktplatz 

Im Kampf gegen Umsatzsteuer-Betrug haben viele Länder die elektronische Rechnungsstellung verbindlich vorgeschrieben oder planen, dies zu tun. Es ist wichtig zu wissen, worum es dabei geht und was der Unterschied zwischen elektronischer und digitaler Rechnungsstellung ist. Sie mögen auf den ersten Blick dasselbe sein, sind es aber nicht.  

Bei der elektronischen Rechnungsstellung (kurz: E-Invoicing) geht es um die Automatisierung und Integration von Daten, um Prozesse zu rationalisieren, Betrug zu verringern und die Genauigkeit und Einhaltung der Umsatzsteuer zu verbessern.  Wenn es um die Einhaltung der Steuervorschriften für Online-Marktplätze geht, bei denen die elektronische Rechnungsstellung erforderlich ist, werden die Rechnungsdaten in einem maschinenlesbaren Format ausgetauscht und automatisch zwischen Marktplatzbetreibern, Käufern und den Systemen der Steuerbehörden validiert.  
  
Von digitaler Rechnungsstellung spricht man, wenn eine Rechnung in digitalem Format an den Käufer übermittelt wird und damit die physische Rechnung in Papierform ersetzt. Dies bedeutet also geringere Papier- und Portokosten, eine schnellere Verarbeitung und eine einfachere Speicherung der Rechnungsdaten, nicht aber einen Datenaustausch zwischen Systemen oder eine Integration mit den Steuerbehörden.

Indirekte Steuer für Online Marktplätze – Ihre persönliche Checkliste zum schnellen Nachschlagen

Verstehen Sie die Umsatzsteuer auf Marktplätzen:  

Machen Sie sich mit den spezifischen Regeln und Anforderungen in Bezug auf die Registrierung, Erhebung, Überweisung und Meldung der Umsatzsteuer für Marktplatzbetreiber und Verkäufer vertraut. Verfolgen Sie regelmäßig die Aktualisierungen der Steuerbehörden und bitten Sie bei Bedarf um Klarstellung. 
  
Etablieren Sie eine Kultur der Aktenführung: 

Die Beantwortung von Anfragen der Steuerbehörden ist viel einfacher, wenn Sie alle Vorgänge Ihrer Marktplatztransaktionen genau verfolgen und dokumentieren.  Implementieren Sie robuste Prozesse und Systeme im Zusammenhang mit der Einhaltung der Umsatzsteuer-Vorschriften auf dem Marktplatz, wie z. B. die Überprüfung der Umsatzsteuer-Registrierung des Verkäufers, die Überwachung der Einhaltung der Vorschriften und die elektronische Rechnungsstellung. 
  
Seien Sie offen und transparent gegenüber den Steuerbehörden: 

Es ist wichtig, ein positives und produktives Verhältnis zu den Steuerbehörden zu haben. Dies wird dazu beitragen, den Weg für die Einhaltung der Umsatzsteuer zu ebnen.  Reichen Sie fristgerechte und korrekte Umsatzsteuer-Erklärungen ein. Wenn Sie Bedenken oder Fragen haben, wenden Sie sich proaktiv an die Behörden und bitten Sie um Beratung und Klärung. 
  
Minimieren Sie das Audit-Risiko:  

Wenn Sie interne Prüfungen Ihrer Praktiken zur Einhaltung der Umsatzsteuer-Vorschriften simulieren, können Sie potentielle Fallstricke ermitteln und optimieren - und damit potenzielle Strafen für die Nichteinhaltung der Vorschriften von vorneherein vermeiden.  
  
Nutzen Sie Technologie und professionelle Beratung:  

Wenn Sie sich bei der Einhaltung der Vorschriften von Experten beraten lassen, kann Ihr Unternehmen komplexe Vorschriften besser verstehen und seinen Verpflichtungen nachkommen. Intelligente Steuertechnologie-Lösungen wie Vertex for Marketplaces und Vertex VAT Compliance helfen Ihnen dabei, die Komplexität der internationalen Steuervorschriften zu bewältigen, Compliance-Risiken zu minimieren und sich auf den Geschäftserfolg zu konzentrieren.  

Vertex unterstützt mittelständische Unternehmen und Konzerne bei der Vereinfachung ihrer Steuerberechnungen und der Einhaltung von Vorschriften durch Automatisierung - und sorgt so für eine Rationalisierung der Umsatzsteuer-Prozesse, um den Geschäftserfolg zu unterstützen. Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie mehr.