SAP S/4 HANA-Migration: Vorteile und Kosten des Umsatzsteuermanagements

Die Migration zu SAP S/4 HANA wird häufig als transformativer Sprung in Richtung operative Effizienz und datengesteuerte Entscheidungsfindung betrachtet. Ein entscheidender Aspekt, der bei diesem Übergang tendenziell in den Hintergrund tritt, ist jedoch die Ermittlung der indirekten Steuern. Im Allgemeinen stecken die Unternehmen in einem Dilemma: Entweder sie integrieren die Logik zur Ermittlung von indirekten Steuern nativ in ein SAP-System oder sie entscheiden sich für eine spezialisierte Lösung, wie eine Steuer-Engine. Ersteres scheint zwar ein direkter Weg zu sein, bringt jedoch „versteckte Projektkosten“ mit sich, die von den meisten Organisationen nicht bewusst einkalkuliert werden. In diesem Blogbeitrag soll eingehend untersucht werden, warum die Implementierung einer Steuer-Engine nicht nur eine kluge, sondern auch eine kostengünstige Wahl ist. Wir werden dies in drei Hauptkategorien untersuchen: Prozesseffizienz, Einsparungen bei den Projektkosten bzw. bei den Wartungskosten.  

Verbesserungen der Prozesseffizienz und Produktivität. Prozesseffizienz in der Kreditorenbuchhaltung  

In einem nativen SAP-System kann der Prozess der Kreditorenbuchhaltung aus einer Reihe von manuellen Aufgaben zur Berechnung der korrekten Steuerkennzeichnung für die Umsatzsteuermittlung bestehen. Auch wenn dies zunächst überschaubar erscheint, werden die versteckten Kosten auf lange Sicht offensichtlich, denn diese manuellen Prozesse können in ihrer Art komplex sein können. Fehler bei der manuellen indirekten Steuerermittlung, Verzögerungen bei der Rechnungsbearbeitung und die sich daraus ergebenden Auswirkungen auf die Lieferantenbeziehungen sind nur die Spitze des Eisbergs. Eine Steuer-Engine automatisiert diesen Prozess, erhöht die Genauigkeit und Geschwindigkeit, verbessert dadurch die Gesamteffizienz und reduziert unerwartete Ausgaben im Zusammenhang mit manuellen Fehlern und Verzögerungen.  

Geringerer Aufwand bei Steuerprüfungen  

Steuerprüfungen sind notwendig, erfordern aber zahlreiche Ressourcen. In einem nativen SAP-System beinhaltet die Vorbereitung auf diese Prüfungen nicht nur die manuelle Extraktion und Validierung von Daten, sondern auch häufig Überstunden und zusätzliches Personal – ein weiterer Kostenfaktor, den Unternehmen selten berücksichtigen. Mit einer in SAP integrierten Steuer-Engine können Berichte erstellt werden, die schnellere und effizientere Prüfungen ermöglichen.  

Sicherstellung von Compliance und Verhinderung von unbefugten Transaktionen  

Die Compliance mit sich ständig ändernden Steuergesetzen sicherzustellen ist eine wichtige Aufgabe, wenn sie nativ in SAP erledigt wird. Zu den versteckten Kosten gehören die notwendige kontinuierliche Überwachung und Aktualisierung, um konform zu bleiben, ganz zu schweigen von den rechtlichen Risiken und Strafen bei Nichteinhaltung. Eine Steuer-Engine enthält aktuelle Regeln für indirekte Steuern, die die Compliance gewährleisten und den Zeitaufwand für die Implementierung, die manuelle Überwachung und die Risikominimierung zu reduzieren.  

Versteckte Projektkosten und rechtliche Rahmenbedingungen 

Der Aufbau eines Rechtsrahmens für das Umsatzsteuermanagement in SAP ist ein versteckter Projektkostenfaktor, den viele Unternehmen übersehen. Es geht nicht nur um die Ersteinrichtung, die aus steuerlicher und IT-Sicht viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt. Es geht um die laufenden Rechtsberatungen und Aktualisierungen, die erforderlich sind, um konform zu bleiben. Eine Steuer-Engine verfügt über integrierte rechtliche Rahmenbedingungen, die regelmäßig aktualisiert werden, was sowohl Zeit als auch Geld spart.

Standardleistungen und Rechnungsklauseln  

Regeln für Standardleistungen und Rechnungsklauseln für die Umsatzsteuer zu entwickeln sind Aufgaben, die Spezialkenntnisse erfordern und die Projektkosten in die Höhe treiben, wenn der Aufbau berücksichtigt wird. Dies sind zusätzliche Aufwendungen, die Unternehmen nur selten einkalkulieren. Sie können aber durch die Implementierung einer Steuer-Engine umgangen werden.  

Sonderfälle und komplexe Szenarien  

Die Handhabung bestimmter Umsatzsteuermanagement-Szenarien wie EU-Triangulation, erweiterte Regeln zur Umkehrung der Steuerschuldnerschaft und Umsatzsteuergruppen kann komplex und zeitaufwendig sein. In ähnlicher Weise sind die Besteuerung von gemischten Waren/Services und die Bewegung von eigenen Waren („WIA“) komplizierte Szenarien, die viel Aufwand erfordern. Dies sind versteckte Projektkosten, die mit einer Steuer-Engine erheblich gesenkt werden können, die einfach anzupassende Lösungen bietet, mit denen Unternehmen die unterschiedlichen Regeln und Vorschriften einhalten können.  

Einsparungen bei den Wartungskosten. Einfache Änderungen des Umsatzsteuersatzes  

Eine einfache Änderung des Umsatzsteuersatzes kann in einer nativen SAP-Umgebung zu einer langwierigen und mühsamen Aufgabe werden, die mehrere Tabellenänderungen und Daten-Validierungen erfordert. Dies sind Wartungsaufgaben, die das Gesamtbudget in Bezug auf IT-Personal und potenzielle Ausfallzeiten erhöhen. Eine Steuer-Engine vereinfacht diesen Prozess und ermöglicht zentralisierte und schnelle Aktualisierungen.  

Laufende Anfragen und MTC-Wartung  

Der Aufwand für die Bearbeitung von laufenden Umsatzsteuer-Änderungsanfragen und die Verwaltung von Artikel- oder Materialsteuerklassifikationen in einer nativen SAP-Einrichtung kann für Steuerteams eine große Herausforderung sein. Dies sind versteckte Wartungskosten, die Unternehmen nur selten einkalkulieren. Sie können jedoch durch den Einsatz einer Steuer-Engine gesenkt und berücksichtigt werden.  

Wichtige Steuerreformen  

Wenn es zu wesentlichen Änderungen der Umsatzsteuer-/GST-Gesetze kommt, kann die Aktualisierung eines nativen SAP-Systems je nach Umfang der gesetzlichen Änderung eine gewaltige Aufgabe darstellen, die umfangreiche Tests und potenzielle Systemausfälle mit sich bringen könnte. Diese versteckten Kosten sind vermeidbar, denn eine Steuer-Engine lässt sich schneller aktualisieren. So haben Steuerteams die Zeit, die sie brauchen, um sich auf andere geschäftliche Prioritäten zu konzentrieren.  

Beibehaltung der Steuerlogik in verschiedenen Systemen  

Die Vorteile einer Steuer-Engine gehen über SAP hinaus. Sie kann in andere Systeme integriert werden, die eine Umsatzsteuer-/GST-Ermittlung erfordern, wie E-Commerce, E-Beschaffung und selbst entwickelte Systeme. Diese einheitliche Herangehensweise an das Steuermanagement senkt die nicht berücksichtigten zusätzlichen Kosten, die mit der Aufrechterhaltung von mehreren, unterschiedlichen Steuerlogiksysteme verbunden sind.

Die Entscheidung, die Steuerlogik nativ in SAP S/4HANA zu erstellen, mag einfach erscheinen, aber sie ist mit versteckten Projekt- und Wartungskosten belastet, die häufig von Unternehmen übersehen werden. Diese nicht wahrgenommenen Kosten manifestieren sich auf unterschiedliche Weise – sei es der manuelle Aufwand für die Kreditorenbuchhaltung, die für Steuer-Compliance-Technologie erforderlichen Fachkenntnisse oder die zusätzlichen IT-Ressourcen, die für den nativen Aufbau in SAP benötigt werden. Andererseits bietet die Implementierung einer Steuer-Engine eine Fülle von Vorteilen, die über die reine Compliance hinausgehen. Sie verbessert die Prozesseffizienz, reduziert sowohl sichtbare als auch versteckte Projekt- und Wartungskosten und ermöglicht es Ihren Teams, sich auf strategische, wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren. Betrachten Sie bei der Planung Ihrer Migrationsreise zu SAP S/4HANA eine Steuer-Engine als strategischen Vermögenswert, der sich langfristig auszahlen wird.