So unterstützen Lösungen für E-Rechnungsstellung Unternehmen bei der Steuerautomatisierung

Vorgeschriebene Prozessänderungen bieten manchmal die Möglichkeit, eine Kostenstelle in ein strategisches Team für das Unternehmen umzuwandeln. Die Automatisierung und digitale Transformation, welche die E-Rechnungsstellung mit sich bringt, ist eine dieser Möglichkeiten, die dazu beitragen kann, den Wert und die Leistung des Steuerteams zu steigern.  

Also, erstens: Was ist elektronische Rechnungsstellung?    

Es gibt immer noch ein wenig Verwirrung zu diesem Thema. Obwohl es ein weit gefasster Begriff ist, der viele automatisierte und digitalisierte Methoden der Rechnungsstellung umfasst, ist E-Rechnungsstellung eine spezifische Untergruppe, die eine fortschrittlichere und automatisierte Form der Rechnungsstellung bezeichnet. Eine, die den Datenaustausch zwischen den Finanzsystemen der Geschäftspartner, einschließlich der Kreditorenbuchhaltung, in einem maschinenlesbaren Format und ohne manuelle Eingriffe automatisiert. Diese Automatisierung und Integration unterscheidet die „E-Rechnungsstellung“ von den Formaten und Methoden der „digitalen Rechnungsstellung“.  

Lange bevor die Steuerbehörden begannen, die elektronische Rechnungsstellung vorzuschreiben, waren Unternehmen in den nordischen und skandinavischen Ländern in diesem Bereich wegweisend. Sie setzten sich für die Einführung dieses Systems ein, weil sie der Meinung waren, dass es zu Effizienzsteigerungen beitragen und Mehrwert für Unternehmen bieten würde. Diese Länder erkannten, dass der automatisierte Informationsaustausch innerhalb von Transaktionen zu einer verbesserten Genauigkeit, weniger Risiken und reduzierter Ungewissheit führen würde. Die Steuerbehörden in der Region Lateinamerika kehrten diese Perspektive dann um und waren die ersten, die erkannten, dass E-Rechnungsstellung-Software ein sehr nützliches Tool zur Unterstützung der genauen Erhebung von fälligen Steuern ist. Aktuell entstehen in rasantem Tempo neue digitale Umsatzsteuervorschriften. Die Einführung der E-Rechnungsstellung durch die Steuerbehörden war jedoch nicht in allen Ländern einheitlich und dies stellt eine erhebliche Herausforderung für Unternehmen dar, die Umsatzsteuer zahlen.   

Was bedeute E-Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen?  

In der gesamten europäischen Region führten ältere Modelle von Meldungen (in der Ära vor der Echtzeit-Meldung) dazu, dass Daten rund um Transaktionen von Unternehmen in einem Prozess generiert wurden, der vom Steuerteam getrennt war.  Steuerteams erhielten die Daten entweder am Ende des Monats, Quartals oder Jahres. Sie mussten das Beste daraus machen. Sie mussten unter unrealistischem Zeitdruck Meldungen an die Steuerbehörden erstellen, die anfällig für Datenungenauigkeiten und Risiken waren. Sie konnten keine Lücken schließen oder Schwachstellen beheben, die sie möglicherweise in den vorgelagerten Daten sahen. Unvorhergesehene Ereignisse waren üblich und Notlösungen an der Tagesordnung.  

Die wachsenden Anforderungen an die Steuermeldung in Echtzeit oder zumindest nahezu in Echtzeit bedeuten, dass der Prozess jetzt im Vorfeld eingebettet werden muss. Steuerliche Überlegungen müssen von Anfang an berücksichtigt werden, denn es gibt keinen Spielraum für manuelle Abhilfemaßnahmen im Nachhinein – Probleme müssen von vornherein gelöst werden. Diese Verschiebung hat die Steuer in die Planungsphase des Lebenszyklus einer Transaktion verlegt – das Unternehmen kann sie nicht länger zu einer Nebensache machen.  

Heute arbeitet das Steuerteam mit den IT- und Finanzfunktionen zusammen – alle Transaktionsverantwortlichen haben einen Platz am Tisch. Das Steuerteam kann den Abschluss von Transaktionen pausieren oder sogar stoppen, wenn die für den Abschluss der Steuermeldung erforderlichen Details fehlen. So können mit Prozessen für eine genaue E- Rechnungsstellung in Echtzeit Kostenstellen in strategische Teams verwandelt werden, die wichtige Vorteile für das gesamte Unternehmen mit sich bringen, wenn sie richtig umgesetzt werden. Lösungen für E-Rechnungsstellung können so viel mehr verbessern als die Compliance und Meldung von Steuern.   

Der Wert der Gewissheit bei E-Rechnungsstellung  

Diese neue Arbeitsweise hat Unternehmen in einer unsicheren Welt wertvolle Gewissheit gegeben. Dank E-Rechnungsstellung sind die Steuererklärungsanforderungen an Transaktionen im Voraus bekannt und zugeordnet. Mit genauen und vollständigen Transaktionen wird die Interaktion mit den Steuerbehörden in Bezug auf Standardanfragen und Audits minimiert, da die Abweichungen zwischen gezahlten und geschuldeten Steuern geringer sind. Der CFO kann Risiken reduzieren und Steuerrückstellungen genau prognostizieren, da Änderungen der steuerlichen Situation unwahrscheinlicher werden. Mit genauen Prognosen kann sogar die Preisgestaltung für ihre Kunden verbessert werden. Nicht nur die Steuerbehörden, sondern das gesamte Unternehmen profitiert davon, die tatsächlichen Steuerverbindlichkeiten zu kennen. In vielen Fällen überwiegen die Vorteile, welche die verpflichtende E-Rechnungsstellung mit sich bringt, bei weitem den Aufwand, der zur Einhaltung der Vorschriften erforderlich ist.  

Dateneinblicke, die Geschäftswert schaffen  

E-Rechnungsstellung generiert Basisdaten für die Trendanalyse von Finanztransaktionen. Dies ist wertvoll für die Optimierung von Geschäftsprozessen, die strategische Entscheidungsfindung und sogar die Identifizierung von Markttrends. Daten können in Business-Intelligence-Tools (BI) integriert werden, so dass Unternehmen Dashboards, Berichte und einen nützlichen Überblick über die finanzielle Leistung erstellen können. Transaktionen können in Echtzeit überwacht werden, potenzielle Engpässe können identifiziert und Lieferkettenprozesse können optimiert werden.  

Ihr Risiko verwalten    

Genaue und zeitnahe Finanzdaten sind der Schlüssel zur Risikominimierung. So können Unternehmen beispielsweise verspätete Zahlungen oder Bußgelder bei Nichteinhaltung der Vorschriften vermeiden. Die dadurch erzielte Genauigkeit ist eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Steuerbehörden.  

Wettbewerbsvorteile schaffen  

E-Rechnungsstellung kann ein Alleinstellungsmerkmal sein, denn sie vermittelt Kunden und Partnern, dass Ihr Unternehmen technologisch zukunftsorientiert ist und sich für Compliance und Effizienz einsetzt.  

Verfolgen Sie einen strategischen Ansatz, um maximalen Nutzen zu erzielen  

Viele Unternehmen, mit denen Vertex zusammenarbeitet, haben verschiedene Anbieter für Steuertechnologien und Lösungen für E-Rechnungsstellung in den verschiedenen Ländern und Gerichtsbarkeiten, in denen sie tätig sind. Das macht Compliance-Aktivitäten noch komplizierter. Die Einführung von Software für E-Rechnungsstellung erfolgte zu oft unsystematisch, ohne standardisierten und optimierten Ansatz. Das hat zu sehr unterschiedlichen Prozessverantwortlichkeiten innerhalb eines Unternehmens geführt, die in Silos aufgeteilt sind. Wenn es keine globale, unternehmensweite Richtlinie gibt und mehrere Anbieter von Lösungen für E-Rechnungsstellung verwendet werden, führt das zu Kompatibilitäts- und Integrationsproblemen. Unternehmen haben weniger Kontrolle über die Genauigkeit. Es ist schwer, sicher zu sein, ob jedes System auf dem neuesten Stand ist oder wie viel die Compliance der E-Rechnungsstellung wirklich kostet. Letztlich bedeutet dieser Ansatz, dass Sie als Unternehmen mehr Zeit und Ressourcen aufwenden als nötig. Und vielleicht noch wichtiger: Durch einen eher strategischen Ansatz und die Suche nach einem Partner, mit dem Sie im gesamten Unternehmen zusammenarbeiten können, können Sie auch diese höherwertigen Vorteile erschließen.  

Vertex unterscheidet sich von anderen Serviceanbietern für die E-Rechnungsstellung und bietet skalierbares und optimiertes Management für E-Rechnungsstellung, nahtlose Integration in Finanzsysteme und globale Länderabdeckung. Vertex-Lösungen können zusammen eine kontinuierliche Compliance gewährleisten, so dass Sie die Transaktion nur einmal eingeben müssen und Vertex dann den Rest der Arbeit erledigt:  

• Die korrekten Steuercodes basierend auf den spezifischen Anforderungen und Vorschriften des Landes   
• Die richtigen Formate für E-Rechnungsstellung und Steuermeldungen  
• Die korrekte entsprechende Umsatzsteuer-Erklärung wird an die zuständige Steuerbehörde übermittelt.   

Unser sich ständig weiterentwickelndes Lösungsportfolio bedeutet, dass Komplexität kein Hindernis mehr für das Geschäftswachstum oder die Compliance darstellt.   

Wir arbeiten mit Unternehmen in echter Partnerschaft zusammen und stellen die Technologie und Steuerinhalte bereit, die für die Gerichtsbarkeiten relevant sind, in denen ein Unternehmen tätig ist. Trotz der wachsenden Herausforderungen und Besonderheiten von Umsatzsteuer, GST oder Verkaufs-und Gebrauchssteuer sind die Zeit, Energie und Ressourcen, die für die Compliance erforderlich sind, somit keine Belastung mehr. Unsere Kunden können sich auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist – ihre Kerngeschäftsaktivitäten und -prozesse, die zu ihrem erfolgreichen Wachstum beitragen.