Drei Möglichkeiten zur Reduzierung der Belastungen durch Gebühren-Compliance

Vor drei Jahren unterstützte Vertex etwa 400 Gebühren. Heute unterstützt unsere Software etwa 1.400 Gebühren.  

Umwelt- und Recyclinggebühren, Flughafengebühren, Einzelhandelszustellgebühren, besondere Bezirksgebühren und weitere summieren sich. Wie diese Gebühren verwaltet und eingezogen werden, könnte allerdings verbessert werden.   

Dies stellt ein wachsendes Problem für Unternehmen dar. Aus rechtlicher Sicht sind es häufig ortsgebundene Gebühren – tatsächlich könnten sie nicht ortsgebundener sein. Das bedeutet, dass Unternehmen, die zu Ihrer Erhebung verpflichtet sind, möglicherweise nicht wissen, wie oder wann sie es tun müssen, da Gebührensatzungen und -regeln nicht in einem zentralen Archiv veröffentlicht werden. In einigen US-Bundesstaaten gibt es über 40 verschiedene Gebühren und es kann zeitaufwendig sein, Informationen zu allen Anforderungen bezüglich Erhebung und Überweisung zu finden. 

Eine zweite Herausforderung besteht darin, dass bestehende Abrechnungssysteme so programmiert werden müssen, dass auf den Rechnungen ein separater Einzelposten für Gebühren ausgewiesen ist. Wenn eine neue Gebühr anfällt, müssen ERP-Systeme und andere Buchhaltungsanwendungen neu konfiguriert werden, damit sie auf den Rechnungen erscheint. In manchen Fällen addieren Unternehmen den Gebührenbetrag zu ihren Verkaufs- und Gebrauchssteuerberechnungen, was aus Sicht der Dokumentation und des Prüfpfads nicht ideal ist. Wir haben andere Fälle gesehen, in denen Unternehmen die Gebühren übernehmen, anstatt sie Transaktionen hinzuzufügen. Das ist aus Sicht des Cashflow-Managements suboptimal.  

Außerdem erfordern Gebühren in der Regel, dass Unternehmen neue Steuerformulare ausfüllen, in denen die eingenommenen Beträge nach Transaktion, Art und anderen Variablen aufgeschlüsselt sind. Diese Art der Meldung ist im Allgemeinen manuell und weit weniger automatisiert als die Verkaufs- und Gebrauchssteuer-Compliance.  

Um diese Herausforderungen und Risiken im Zusammenhang mit Gebühren anzugehen, hat das Chief Tax Office von Vertex mögliche Verbesserungen erörtert, darunter:   

1. Ein zentrales Gebührenregister: Es ist sinnvoll, alle Gebühren in einem bestimmten Bundesstaat auf der Website des Finanzministeriums (Department of Revenue, DOR) des jeweiligen Bundesstaats zu veröffentlichen. 
2. Bessere Anleitung und mehr Klarheit: Die Gebührensatzungen und -regeln sollten genau bezeichnen, wofür jede einzelne Gebühr gilt und gleichzeitig die spezifischen Schritte klar benennen, die bei der Erhebung, Überweisung und Meldung auf einem einzigen, standardisierten Formular erforderlich sind.  
3. Vereinfachte Gebührenberechnungsstrukturen: Viele gegenwärtige Gebührenregelungen schreiben vor, dass Verkäufer sich mehreren Prüfungen unterziehen – beispielsweise der Bewertung der verkauften Produkte und des Standorts des Käufers – und damit zusammenhängende Faktoren begründen, wie Ausnahmen und Transaktionsschwellen, um zu bestimmen, ob eine Gebühr anfällt. Die Vereinfachung dieser Strukturen (pro Rechnung oder pro Artikel) würde auch dazu beitragen, den Aufwand für die Gebühren-Compliance zu verringern. 

Wir erwarten, dass sich weitere Verbesserungsmöglichkeiten ergeben werden, da wir mit immer mehr Interessenvertretern im gesamten Ökosystem der Steuer- (und Gebühren-) Compliance zusammenarbeiten. Wir halten Sie über unsere Gespräche und Fortschritte auf dem Laufenden.