Herausforderungen bei dem Bestreben nach der Compliance indirekter Steuern

Der Aufstieg neuer digitaler Infrastrukturen oder „Digitalisierung“ Unternehmen Chancen eröffnet, innovativ zu sein und neue Einnahmequellen für ihr Geschäftswachstum zu erschließen. Die Digitalisierung hat die Regeln des Geschäftslebens verändert und die Schaffung neuer Vertriebskanäle, Marktzugänge und sogar die Art der verkauften Produkte und Services beeinflusst.  

Traditionelle Unternehmen, die seit langem im Verkauf physischer Waren etabliert sind, haben die Chance ergriffen, digitale Services zusätzlich zu ihrem vorhandenen Portfolio anzubieten. Andere haben die Digitalisierung genutzt, um direkt Modelle für den Direktverkauf an Verbraucher (D2C) einzuführen oder vertikale Marktplätze zu schaffen.

Digitalisierung und die zunehmende Komplexität der Compliance indirekter Steuern

Die neuen Handelsströme haben auch eine Änderung in der Arbeitsweise der Steuer- und Finanzteams veranlasst. Sie müssen sich nun mit mehr Steuergebieten auseinandersetzen, während die Steuerbehörden gleichzeitig ihre Richtlinien und Gesetze in Bezug auf die Steuerpflicht als Reaktion auf diese neue globale Wirtschaft überarbeiten. Dazu gehört die Digitalisierung ihrer Steuermeldungen und Prüfungsmethoden.  

Dieser Paradigmenwechsel in der Landschaft der indirekten Steuern erhöht die Anforderungen an die Steuerteams von heute und dabei stehen Steuermeldung und Compliance für viele Unternehmen im Mittelpunkt.  

Der neue Druck auf die Teams für indirekte Steuern

Die Rollen und Verantwortlichkeiten von Steuerteams werden umfangreiche und viele versuchen nun, die Anforderungen sowohl der reaktiven als auch der proaktiven Steuer-Compliance in Einklang zu bringen. Zu den reaktiven Aufgaben gehören das Monitoring lokaler und globaler regulatorischer Änderungen, die Beratung des Unternehmens zu diesen Änderungen und die Gewährleistung, dass sowohl die interne Berichterstattung als auch Steuererklärungen rechtzeitig, vollständig und korrekt erstellt werden. Andererseits übernehmen sie auch proaktive Aufgaben, wie die Erstellung eines Prozesses für die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen, da viele Behörden verlangen, dass Informationen über viele Jahre hinweg gespeichert werden und zugänglich sind. Außerdem müssen sie strenge Prozesse einführen, um die Qualität der für die Steuerberichterstattung verwendeten Daten zu kontrollieren und zu verbessern.  

Die Qualität von Steuerdaten stellt eine erhebliche Herausforderung dar, da steuerrelevante Informationen häufig von Geschäftsbereichen generiert und verwaltet werden, die außerhalb der Steuerabteilung tätig sind. Dieser dezentrale Ansatz kann zu Inkonsistenzen und Lücken in den gesammelten Daten führen, was mit dem Aufkommen der E-Rechnungsstellung und der Echtzeit-Meldung von Steuermandaten, die von Anfang an eine präzise Datengenauigkeit erfordern, zunehmend problematisch wird.  

Obwohl Daten für den allgemeinen Geschäftsbetrieb als korrekt angesehen werden können, erfüllen sie nicht unbedingt die strengen Standards, die für die Steuermeldung erforderlich sind. Folglich ist die Sicherstellung der Genauigkeit und Vollständigkeit der Steuerdaten von entscheidender Bedeutung, da Fehler zu Compliance-Problemen, Strafen und Reputationsrisiken für Unternehmen führen können, die in der komplexen Landschaft der Steuervorschriften navigieren.  

Steuerteams liefern all dies und fungieren gleichzeitig als vertrauenswürdige Berater für das Unternehmen, wenn es um Strategie und Wachstum geht. Jüngste Untersuchungen von Vertex haben ergeben, dass die Landschaft der indirekten Steuern hochgradig komplex ist, wobei 42 % der Unternehmen angeben, dass die wachsende Anzahl von Steuerregeln und -vorschriften die Compliance indirekter Steuern erschwert.

Compliance kann für einige Unternehmen noch komplexer werden, insbesondere für solche, die in Märkten mit komplexen Steuergesetzen tätig sind (z. B. Korea), die einen Geschäfts-, Finanz- oder IT-Transformationsprozess durchlaufen oder eine Fusion oder Übernahme. Es gibt zahlreiche Komplexitätsstufen, die Steuerfachkräfte heute in ihrem Bestreben nach Konformität überwinden müssen.  

Auseinandersetzung mit ungenauen Daten und menschlichen Fehlern

Daten sind der Lebensnerv jedes Unternehmens. Unsere jüngste Vertex-Umfrage ergab, dass die Daten von Organisationen auf Unternehmensebene jährlich um mehr als 40 % wachsen. Unternehmen generieren und nutzen riesige Datenmengen, um Geschäftsentscheidungen zu treffen und das Wachstum zu fördern – sei es, um effektiver mit Kunden zu interagieren, die Produktivität zu steigern oder in neue Märkte und/oder Einnahmequellen zu diversifizieren.  

Die meisten dieser Daten werden von Menschen in einem ERP- und Finanzsystem eingegeben und verwaltet. Viele dieser Personen kennen sich jedoch mit Steuern nicht aus, was sich potenziell auf die Steuer-Compliance eines Unternehmens auswirken könnte.

Die Frage, die beantwortet werden muss, ist: Sind menschliche Fehler die Ursache für Nicht-Konformität? Die Realität ist, dass menschliche Fehler zu Ungenauigkeiten führen können, die zu Nicht-Konformität von Steuern führen können. Ein einfacher Fehler kann erhebliche Datenqualitätsproblemen verursachen wenn er nicht im Kontrollrahmen des Unternehmens erfasst wird. Infolgedessen kann es eine Lücke zwischen dem Ansatz eines Unternehmens zum Verwalten und Monitoring dieser erhöhten Datenmenge und den Anforderungen an die Steuer-Compliance geben.  

Dieses Risiko kann auch das persönliche Risiko verstärken, das Steuerfachkräfte in unserer Studie angaben: 38 % der Befragten fühlen sich durch den aktuelle Level der Compliance indirekter Steuern in ihrem Unternehmen großen Risiken ausgesetzt.  

Aus diesem Grund suchen Unternehmen nach Lösungen zur Automatisierung des Compliance-Prozesses, um das Risiko menschlicher Fehler zu verringern. Nichtsdestoweniger gibt es immer Einschränkungen der Technologie, wenn es darum geht, 100 % Compliance zu erreichen, da viele menschliche Entscheidungen ihre Wirksamkeit beeinträchtigen können. Das Fehlen der richtigen Prozesse oder Mitarbeitenden, ein Mangel an notwendiger Schulung in Steuern oder Systemen, das Fehlen zentraler Aufzeichnungen und eine mangelhafte Aufbewahrung von Aufzeichnungen sind allesamt von Menschen gesteuerte Faktoren, von denen die Datenqualität beeinträchtigt werden kann.  

Es gibt viel zu beachten, wenn es um Datenqualität geht, aber aus unserer Studie ging hervor, dass Menschen, Verbindungen und Kommunikation der Schlüssel zu einer erfolgreichen Datenintegritätsstrategie sind.

Glücklicherweise können Unternehmen durch die Zentralisierung, Standardisierung und Automatisierung des Berichtswesens dieses Risiko reduzieren. Zentralisierte Kontrollen sind eine Möglichkeit, wie uns Steuerfunktionen mitteilen, dass sie das Risiko bei der Erfassung, Archivierung und Meldung von Daten reduzieren, was alles dazu beiträgt, konform zu bleiben.

Für die richtige Technologie eintreten

Obwohl Technologie verwendet wird, um Probleme bei der Compliance indirekter Steuern zu behandeln, haben wir festgestellt, dass sie auch Compliance-Hindernisse für Steuerteams schaffen kann. Tatsächlich sind 39 % der Befragten unserer Umfrage der Meinung, dass Technologie für ihre Compliance-Fähigkeiten eher ein Hindernis als eine Unterstützung darstelle.  

Wie kann das passieren, fragen Sie sich vielleicht? Es könnte weniger um die implementierte Technologie gehen und mehr um die Auswirkungen der Implementierung dieser Technologie und die dadurch verursachten oder erforderlichen Veränderungen. Die Einführung neuer Technologien kann zu Störungen führen, während sich das Unternehmen darauf einstellt, sie als Teil ihres Compliance-Prozesse zu integrieren. Sie kann häufig zu kompliziert erscheinen und erfordert eine spezielle Schulung, um ihre Verwendung zu beherrschen.  

Ebenso ist die Technologie möglicherweise nicht die beste Lösung für das Unternehmen und dies vereinfacht die Compliance nicht unbedingt. Beispielsweise ERP-Systeme mit grundlegenden Fähigkeiten für indirekte Steuern, die an komplexere Szenarien für Umsatzsteuer angepasst werden müssen, oder die Intervention des Entwicklungsteams, um die Aktualisierung von Steuercodes zu unterstützen, wenn sie sich ändern. Ganz zu schweigen von disparaten Systemen, die nicht miteinander kommunizieren und manuelle Eingriffe erfordern, um Datensätze zusammenzuführen.  

Einige Unternehmen haben erhebliche Lücken in ihrer durchgängigen Technologie für indirekte Steuern. 35 % der Befragten gaben an, dass ihnen die richtige Technologie fehlt, um sie bei ihren Compliance-Bemühungen zu unterstützen.  

Überwindung der Fähigkeiten- und Wissensbarriere

Interessanterweise sind 78 % unserer Umfrageteilnehmer der Meinung, dass die richtigen Fähigkeiten und Talente der wichtigste Faktor sind, um bei indirekten Steuern konform zu bleiben. Es stellte sich jedoch heraus, dass es in den Steuerteams erhebliche Qualifikationslücken gibt, die negative Auswirkungen auf die Fähigkeit ihres Unternehmen haben, konform zu bleiben.  

Lücken bei Wissen und Kenntnissen in Bezug auf die Steuer-Compliance sind recht häufig. 47 % der Umfrageteilnehmer gaben an, dass ihre Teams in diesem Bereich Verbesserungsbedarf hätten. Indirekte Steuern sind eine vielschichtige und komplexe Nische, die Fachwissen voraussetzt. Die mangelnde Harmonisierung der Regeln und Vorschriften zwischen den Ländern stellt die Compliance indirekter Steuern vor große Herausforderungen.  

Infolgedessen benötigen Unternehmen Personen mit Fachkenntnissen über das Land oder die Region. Die Fähigkeit, dieses Wissen im gesamten Unternehmen weiterzugeben, ist ebenfalls notwendig, um isoliertes Wissen zu vermeiden und breitere Teams weiterzubilden.

Neben steuertechnischen Kenntnissen müssen Steuerfachkräfte über das Wissen und die Fähigkeit verfügen, die bereitgestellte Technologie effektiv zu verwenden, um die Compliance indirekter Steuern zu erreichen. Diese Fähigkeiten sind nicht weit verbreitet und daher ist der Einstellungs- und Schulungsprozess für Unternehmen zeitaufwendig und kostspielig. Für Steuerteams wird es immer wichtiger, die Hilfe von „Steuertechnologen“ in Anspruch zu nehmen, um die Auswirkungen einer effektiven Verwaltung der Steuertechnologie zu verstehen und letztlich eine durchgängige Steuer-Compliance zu erreichen.

Kontinuierliche Compliance-Reise

Die Compliance indirekter Steuern ist eindeutig mit vielen Herausforderungen verbunden. Dies sollte nicht als statisches Ziel angesehen werden, sondern als eine fortlaufende Reise der Anpassung und Verbesserung. Die Landschaft verändert sich ständig und neue Compliance-Risiken können mit ohne Vorankündigung auftreten.  

Für Unternehmen wird das Risiko der Nicht-Konformität unweigerlich steigen, wenn ihre Steuerteams nicht das notwendige Maß an Wissen und Fähigkeiten erworben haben oder wenn sie keine angemessene Technologie eingeführt haben, um ihre Schwachpunkte anzugehen. Obwohl viele Steuerexperten der Meinung sind, dass eine 100-prozentige Compliance nahezu unmöglich ist, müssen Steuerteams anpassungsfähig bleiben und kontinuierlich nach innovativen Möglichkeiten suchen, um ihre Ziele zu erreichen und Risiken zu minimieren, während sie die höchstmöglichen Standards anstreben.