Digitale Steuertransformation: Steuerteams im digitalen Zeitalter

In den letzten 10 bis 15 Jahren haben das Internet und die fortschreitende Digitalisierung der Gesellschaft neue, stärker technologieorientierte Wege zur Vermarktung und zur Globalisierung des Handels eröffnet.  

Diese technologische Weiterentwicklung hat erstaunliche Möglichkeiten für Unternehmen geschaffen, auf unterschiedliche Weise innovativ zu sein: bei der Schaffung vertikaler Marktplätze, der Umstellung von Warenlieferung auf Services, der Einführung von Omnichannel-Einzelhandel und Hersteller, die den Direktverkauf an Verbraucher (DTC) erkunden, anstatt sich auf Wiederverkäufer zu verlassen.  

Diese Innovationen haben den „Fluss“ des Handels und wo der Handel auf der ganzen Welt stattfindet, grundlegend verändert.  

Der Aufstieg der digitalen Steuertransformation

Mit dem Wandel der Welt des Handels verändert sich auch die Welt der indirekten Steuern.  

Als Reaktion auf diese globalen Verschiebungen transformieren die Steuerbehörden die Erhebung von Verbrauchssteuern. Die Steuerpflicht von Verkäufen verlagert sich von dem Land, in dem der Anbieter ansässig ist, in das Land, wo der Verbrauch stattfindet. Die Steuerpflicht verlagert sich von einzelnen Anbietern zu Plattformen, die den Verkauf ermöglichen und Erfassung und Meldung erfolgen zunehmend digital und in Echtzeit, unterstützt durch fortschrittliche Technologien wie KI und fortschrittliche Analysen. Ein großartiges Beispiel für diese Transformation ist der EU Vorschlag zur Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA).

Diese Änderungen in der Art und Weise, wie Geschäftstransaktionen ablaufen und wie sie den Steuerbehörden gemeldet werden müssen, haben erhebliche Auswirkungen auf die Steuerteams, denn Veränderung oder Transformation bedeutet, dass die Steuerteams eine Menge unter einen Hut bringen müssen. Und das alles zusätzlich zu ihren üblichen Tagesaufgaben.

Es besteht kein Zweifel, dass Steuerfachkräfte heutzutage eine anspruchsvolle Aufgabe haben – eine, die speziell entwickelte Technologien und spezialisierte Services zur Unterstützung erfordert.

Steuertechnologie und Transformation – eine Chance für die Steuer

Gleichzeitig erleben wir eine der größten technologischen Erneuerungen unserer Generation in den Unternehmen. Viele wechseln in die Cloud und konsolidieren zuvor isolierte Systeme in ein einziges cloudbasiertes Angebot. Dies bietet eine effizientere, ganzheitliche Erfahrung, die den Anforderungen der Endnutzer entspricht, indem sie Einblicke in das gesamte Unternehmen in Echtzeit verbessert, während gleichzeitig die Betriebskosten gesenkt und redundante Prozesse entfernt werden.  

Viele Steuerteams müssen sich anpassen, aber dies ist auch eine hervorragende Gelegenheit, ihre Geschäftsprozesse neu zu gestalten und aufzufrischen. Der Übergang zu Echtzeit zwingt die Steuerteams, zuverlässige Steuerkontrollen in den Kern-Finanzprozessen einzuführen, um eine fehlerfreie Steuerberechnung von Anfang an sicherzustellen. Dies erfordert außerdem auf Steuern zugeschnittene Frameworks zur zentraleren Verwaltung unternehmensweiter Compliance-Daten. Damit stehen die Steuerteams im Mittelpunkt und nicht am Ende des Geschäfts- und Berichtszyklus.  

Der vielleicht größte und unmittelbarste Vorteil ist jedoch die Gelegenheit, von stark angepassten, komplexen und instabilen dezentralen Umgebungen für die Verwaltung indirekter Steuern, die wir häufig in ERP-Systemen sehen, zu einer effizienteren und zukunftssicheren Lösung überzugehen.    

Abschied von maßgeschneiderten Umgebungen

Traditionell mussten die meisten Unternehmen ihre eigenen angepassten Lösungen für die Umsatzsteuerermittlung innerhalb ihres ERP-Systems entwickeln. Während sich das Geschäfts- und Steuerumfeld weiterentwickelt, werden Lösungen wie ein Flickenteppich hinzugefügt und das ERP-System wird noch weiter angepasst.  

Es ist jedoch schwierig, mit den Änderungen Schritt zu halten und in diesen stark angepassten Umgebungen konform zu bleiben. In diesen Umgebungen gibt es häufig Fehler, die sich im Laufe der Zeit vermehrt haben, wenn Mitarbeitende ausscheiden und ihr wertvolles, nicht dokumentiertes Wissen über diesen Flickenteppich mitnehmen. Die Angst, weitere Probleme zu verursachen, führt dazu, dass weiterhin ad hoc-Code um die vorhandene Struktur herum erstellt wird, wodurch ein zunehmend unüberschaubares und fehleranfälliges System entsteht, in dem Fehler unbemerkt bleiben, bis ein Audit durchgeführt wird.  

In einem System, dessen Steuerinhalte und Einstellungen nicht auf dem neuesten Stand sind, besteht ein erhöhtes Risiko von Korrekturen und Strafen in jedem Steuergebiet. Der Wechsel zu neuen Cloud-ERPs verspricht eine Weiterentwicklung von diesen ineffizienten, veralteten Arbeitsweisen und ermöglicht eine zentralere Herangehensweise an Implementierung und Management. Dies könnte zu verstärkten zentralisierten Steuerkontrollen und mehr Agilität führen, so dass Unternehmen schneller handeln und bessere, fundiertere Entscheidungen auf Basis der in ihren ERP-Systemen vorhandenen Daten treffen können.  

Die neuen „Spitzenreiter“ für Steuerteams  

Steuerteams sollten zwei wichtige gewünschte Ergebnisse aus einer ERP-Aktualisierung erzielen.  

1. Saubere Stammdaten sind der Schlüssel – Genaue und vollständige Stammdaten sind für jedes Steuerteam von entscheidender Bedeutung, um die genaue Compliance indirekter Steuern zu erreichen.  
2. Genaue und wiederholbare Ermittlung – Steuerverantwortliche möchten, dass Geschäftsanwender genaue Daten auswählen, die in die Steuerermittlung einfließen. Sie möchten nicht, dass sie die steuerliche Behandlung oder Feststellung selbst wählen und darin liegt der Hauptvorteil der automatisierten Ermittlung.  

Eine wesentliche Säule des Erfolgs für die digitale Steuertransformation und die Steuerteams in diesen Projekten ist die Schaffung eines soliden Frameworks zur Steuerkontrolle, um einen effektiven Change Management-Prozess sicherzustellen. Unabhängig davon, welche Steuersoftwarelösungen Sie einführen: wenn sie nicht über eine Lösung verfügen, wird das Steuerteam nicht die beabsichtigte Genauigkeit und Effizienz erreichen.  

Steuerteams benötigen auch ein gewisses Maß an Kontrollen – vorzugsweise automatisierten – für ihren durchgängigen Prozess, um das Risiko menschlicher Fehler auszuräumen. Während einer ERP-Aktualisierung sollten sie nach einer Lösung zur Erleichterung der Automatisierung suchen, die Effizienzsteigerungen verschiedener Prozesse vorantreibt, von der Stammdateneingabe bis zur Meldung.  

Um den richtigen Weg einzuschlagen, sollten Steuerteams bei der Auswahl eines Softwareanbieters eine Kopie seiner Implementierungsmethodik einholen und überprüfen und sich mit seinen Prozessen vertraut machen. Von hier aus können sie im Voraus beginnen, eine Liste Ihrer steuerlichen Anforderungen zu erstellen und zu priorisieren.  

Sicherstellen, dass Steuern dabei sind

Es ist wichtig, dass die Steuerteams frühzeitig in den ERP-Aktualisierungsprozess einbezogen werden und bei wichtigen Gesprächen gehört werden, um sicherzustellen, dass die richtige Einrichtung und Steuertechnologie unter Berücksichtigung der Steuerkonformität ausgewählt wird.  

Die wichtigsten Dinge, die Sie berücksichtigen sollten:  

• Die meisten ERP-Anbieter und Systemintegratoren veröffentlichen ihre Methodologien. Besorgen Sie sich eine Kopie davon und machen Sie sich mit ihrem Prozess vertraut. Auf diese Weise können Sie die Anforderungen für die Steuerfunktion im Vorfeld eines ERP-Projekts ausarbeiten und sie auf eine Weise präsentieren, dass die internen und externen Teams sie leicht aufnehmen und verstehen können.  
• Untersuchen Sie Ihre eigenen Geschäftssysteme und -prozesse. Steuerteams sollte auch ihre aktuellen Geschäftssysteme und -prozesse untersuchen und die kritischen durchgängigen Datenpunkte zuordnen. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Datenströme, aktuelle Ineffizienzen und potenzielle Risiken zu verstehen. Wenn es bei der Beschaffung von Daten aus bestimmten Bereichen des Unternehmens zu Blockaden oder Fehlern kommt, ist es wichtig, diese zu protokollieren – und die finanziellen Auswirkungen, die sie haben können.  
• Beginnen Sie mit dem Aufbau eines Erfolgsprotokolls. Wenn Sie Effizienzsteigerungen oder Einsparungen für das Unternehmen erzielen, stellen Sie sicher, dass Sie diese Erfolge dokumentieren, da dies von unschätzbarem Wert für die Unterstützung eines Business Case für die Anforderungen Ihrer Steuerabteilung ist.  
• Beginnen Sie, Kontakte innerhalb des Unternehmens zu knüpfen und aufzubauen. Ein guter Ausgangspunkt ist ein Change Advisory Board. Jedes Unternehmen sollte eines haben. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Steuerteams in alle Gespräche im Unternehmen einbezogen werden, die die Umsatzsteuer betreffen. Dazu gehört, sich einen Überblick über potenzielle Geschäftsprojekte zu verschaffen, über die Sie möglicherweise nicht informiert wurden, die aber Auswirkungen auf die Steuerkonformität haben können. Dazu gehört der Aufbau von Beziehungen zu allen Abteilungen, die entscheidende Faktoren für die Steuerkonformität haben, ob es Abrechnungssysteme, Tools zum Scannen von Rechnungen oder E-Commerce-Plattformen sind. Stellen Sie sicher, dass Sie dabei sind, um etwaige Risiken oder Änderungen an diesen Systemen zu analysieren.  
• Schaffen Sie im Vorfeld eines ERP-Migrations-/Upgrade-Projekts den Präzedenzfall, dass die Steuerabteilung angehört wird, damit es fast der Status quo ist, dass die Umsatzsteuer in diesen Gesprächen eine Rolle spielt. Der Rat hier ist, Wege zu finden, um bei diesen Geschäftsgesprächen dabei zu sein. Warten Sie nicht auf den Start eines ERP-Projekt zur Steuertransformation, um diese regelmäßige Gesprächsteilnahme im Unternehmen zu aufzubauen.  

Es ist wichtig, jemanden im Raum zu haben, der sich für die Umsatzsteuer und die erforderlichen Steuertechnologie-Anforderungen einsetzt, wenn eine technische Aktualisierung des ERP-Systems vorgenommen wird. Aber oft finden diese Systemimplementierungen ohne Berücksichtigung der Steuer statt. Manchmal wird Steuertechnologie nicht einmal als Teil der Leistungsbeschreibung aufgeführt, obwohl sie ein zentraler Bestandteil des Geschäfts ist.  

Es ist entscheidend, das richtige Fachwissen zu haben, um es gleich beim ersten Mal richtig zu machen. Die Realität ist: je mehr wir Technologie in das Steuerteam einführen, desto mehr müssen wir zu einer Denkweise übergehen, dass ein Service durch Technologie für das Geschäft verwaltet wird. Sie müssen sicherstellen, dass Sie über ein gewisses Maß an Fähigkeiten verfügen, um diese Technologien in einer Weise zu erhalten, dass sie die Compliance sicherstellen und gleichzeitig Echtzeit-Geschäftsprozesse unterstützen, ohne eine Blockade zu sein.  

Spitzenreiter werden

Das Steuerteam hat also seine Stimme gefunden, arbeitet mit anderen Abteilungen zusammen, um das richtige ERP-System und die richtige Steuertechnologie auszuwählen und ist bereit, mit der digitalen Steuertransformation zu beginnen. Was kommt als Nächstes?  

Da Unternehmen, Steuerbehörden und Kernplattformen fortgesetzt digitalisieren, benötigen Sie neue Fähigkeiten, Menschen mit vielfältigen Erfahrungen und fortgeschrittenen Fähigkeiten, um in den nächsten zehn Jahren den Fortschritt in diesem Zyklus des Wandels voranzutreiben.    

Wenn der nächste ERP-Generationenwechsel stattfindet, wird die Welt wieder völlig anders aussehen. Eine richtig durchgeführte ERP-Aktualisierung wird Ihr Geschäft voranbringen. Es ist wichtig, daran zu denken, dass eine ERP-Aktualisierung oder -Implementierung nicht das Ende der Reise für Steuern ist, sondern der Beginn einer ganz neuen, spannenden Reise.