Prüfungsvorbereitung: Eine Checkliste für Umsatz- und Gebrauchssteuerprüfungen

In einem früheren Beitrag habe ich einige führende Praktiken zum Erzielen eines erfolgreichen Ergebnisses beschrieben, wenn Sie eine Prüfungsbenachrichtigung für Umsatz- und Gebrauchssteuer erhalten. Dies ist ein kurzer Überblick in fünf Schritten, wie Prüfungen meistens durchgeführt werden, zusammen mit einigen damit verbundenen Aktionen, die Sie in Betracht ziehen sollten:

1. Bereiten Sie sich darauf vor, zu erklären, wie Ihre Geschäfte ablaufen: Bei jeder Prüfung hat der Prüfer Nachforschungen über Ihr Unternehmen angestellt, die möglicherweise nicht immer korrekt sind. Sie sollten darüber nachdenken, wann und wie Sie Ihr Geschäftsmodell am besten erklären. Wenn Sie eine konsistente Darstellung liefern, die zeigt, wie Ihre Daten in den Vertriebsablauf passen, wird die Prüfung reibungsloser verlaufen. Es empfiehlt sich, eine Standardübersicht zu erstellen, die Sie jedem Bundesstaat zur Verfügung stellen können, mit Optionen zum Einfügen bundesstaatsspezifischer Informationen, die Sie bei der Ankündigung der Prüfung im Voraus bereitstellen können.
2. Bereiten Sie sich darauf vor, Ihre Systeme zu beschreiben: Der Prüfer ist eventuell nicht mit Ihren Verkaufssystemen vertraut. Sie können ihm einen Überblick vermitteln. Führen Sie ein Protokoll des Systemverlaufs, einschließlich wesentlicher Änderungen und der Daten, an denen sie live geschaltet wurden. Seien Sie darauf vorbereitet, die Umsatzsteuer-Einstellungen und -Verbindungen Ihrer Systeme zu erklären. Sie sollten wissen, welche Berichte und Datenelemente Ihre Systeme erzeugen können. Überprüfen Sie diese Fähigkeiten, bevor Sie sich mit dem Prüfer treffen, damit Sie Lösungen und Optionen anbieten können, die den Aufwand für Ihr Unternehmen minimieren und gleichzeitig dem Prüfer Vertrauen in Ihre Systeme und Aufzeichnungen vermitteln. Bewerten Sie das Datenvolumen und erfassen Sie, wie sich dieses auf das Unternehmenswachstum und etwaige Änderungen des Geschäftsmodells auswirkt.
3. Sie sollten Ihre Prozesse kennen: Informieren Sie sich über die Arten der Steuern, die Ihr Unternehmen in dem jeweiligen Bundesstaat anmeldet, einschließlich der Umsatz- und Gebrauchssteuer, der Gebrauchssteuer des Verkäufers und aller Sondergebühren, wie beispielsweise Einzelhandelsliefergebühren. Überprüfen Sie alle geltenden Sondersteuersätze oder -regeln, wie z. B. die Texas Single Local Tax oder die Louisiana Remote Seller Tax. Erstellen Sie eine Übersicht über Ihren Compliance-Prozess und zeigen Sie, wie Daten vom Hauptbuch in die Steuererklärung fließen und wie Sie mit Anpassungen, Gutschriften und geänderten Steuererklärungen umgehen.
4. Bewerten Sie Ihre Aufzeichnungen: Überprüfen Sie die Dokumentation auf steuerbefreite Verkäufe. Sammeln Sie alle benötigten Dokumente vor der Prüfung. Testen Sie Ihre Steuersatzberechnungen und stimmen Sie die Daten aus dem Hauptbuch mit den Steuererklärungen ab. Stellen Sie sicher, dass Sie den Best Practices für die Aufbewahrung von Unterlagen folgen.
5. Überprüfung der Zusammenhänge: Die Bundesstaaten konzentrieren sich zunehmend auf ihre Einnahmen aus der Umsatzsteuer und der Steuererhebung. Führen Sie eine aktuelle Liste Ihrer Registrierungsdaten und bewerten Sie regelmäßig nicht registrierte Staaten auf Nexus-Aktivitäten. Denken Sie daran, dass Staaten und Prüfer den Nexus weiter auslegen. Vielleicht müssen Sie Ihre Auffassung darüber begründen, wann der Nexus entstanden ist und, falls die Registrierung nicht rechtzeitig erfolgte, bereit sein, zu erklären, warum. Berücksichtigen Sie die Nexus-Auswirkungen bei der Einstellung von Remote-Mitarbeitenden und der Nutzung professioneller Arbeitgeberorganisationen. Die Bundesstaaten fechten die Behauptungen von Unternehmen an, dass ihr erster Nexus durch einen wirtschaftlichen Nexus entstanden ist. Texas betrachtet beispielsweise heruntergeladene Software als Einrichtung eines physischen Nexus, und Arizona betrachtet Softwarelizenzen und SaaS als Leasingaktivitäten. 

Eine proaktive Vorbereitung auf die Prüfung reduziert Risiken und optimiert den Prozess. Eine klare Dokumentation, das Verständnis von Systemen und Prozessen und die Überwachung von Verknüpfungen – insbesondere von Unterbrechungen physischer oder wirtschaftlicher Zusammenhänge – helfen Unternehmen, Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Eine standardisierte Prüfungsbereitschaft sorgt nicht nur für reibungslosere Prüfungen, sondern stärkt auch die Steuer-Governance und verbessert die Prozesse.