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Die Rechnungsprüfung braucht ein Upgrade: Neue Sichtweise auf Steuerkontrolle-Frameworks

Staying Ahead of a Sales and Use Tax Audit

Prüfungen von Verkaufs- und Nutzungssteueraktivitäten nehmen zu, doch die bundesstaatlichen Finanzbehörden (DOR) haben dem gleichen Mangel an Steuerfachkräften zu kämpfen wie die Verantwortlichen für indirekte Steuern. Zur gleichen Zeit nimmt die Weiterentwicklung der Automatisierung von Steuer-Compliance der DOR und den von ihnen geprüften Unternehmen in beeindruckendem Tempo weiter zu. Warum wird angesichts dieser Kombination von Faktoren die überwiegende Mehrheit der Steuerprüfungen immer noch mit Durchsehen von Rechnungen und einzelnen Transaktionen durchgeführt? 

Es gibt zwar nur wenige, wenn überhaupt, zufriedenstellende Antworten auf diese Frage, aber eine potenzielle Lösung: Governance-basierte Prüfungen, die auf gemeinsamen Steuerkontrolle-Frameworks (TCF) und anderen Formen von „kooperativer Compliance“ basieren.

Tax-Compliance-Management-Systeme (Tax Control Frameworks) sind kein neues Konzept. Allerdings haben sie durch den weit verbreiteten Fachkräftemangel im Steuerbereich wieder an Bedeutung gewonnen. Dieser Effekt wird zusätzlich verstärkt durch Fortschritte bei unterstützenden Technologien, der Verwaltung von Steuerdaten sowie den damit verbundenen Kontrollmechanismen, sowohl auf Seiten der Steuerpflichtigen als auch der Finanzbehörden. Werfen Sie einen Blick auf den typischen Steuertechnologie-Stack von Vertex-Kunden, und Sie werden feststellen, dass es eine korrekte Zuordnung, eine automatisierte Bestimmung, eine pünktliche Berichterstattung, die Einreichung von Steuererklärungen über Managed Services, ein automatisiertes Management von Freistellungsbescheinigungen und sogar noch mehr gibt (z. B. die Analyse von Steuerdaten). Diese Steuer-Tech-Stacks verwalten mehrere Datenströme von Steuer- und Transaktionsdaten aus verschiedenen Quellen mit Unterstützung von zuverlässigen Governance-Kontrollen und -Modellen. Das heißt, viele Organisationen verfügen bereits über die Grundlagen eines effektiven Steuerkontroll-Frameworks.

Als strukturiertes Kontrollsystem stärken TCF die Steuer-Compliance durch mehrere unterstützende Komponenten. Dazu gehören die Erstellung und Durchführung einer umfassenden Steuer-Compliance-Strategie und die Zuweisung spezifischer Compliance-Verantwortlichkeiten. Sie decken außerdem die Dokumentation von Governance und Kontrollen ab, die Prüfung von Kontrollen, die Unterstützung bei der Steuerautomatisierung und die Prüfungssicherheit. TCF können auch mehr Zusammenarbeit und Transparenz zwischen Steuerzahlern und Steuerbehörden fördern. In einem Artikel von Tax Notes International (TNI) aus dem Jahr 2023 (The Role and Evolution of Tax Control Frameworks) wird betont, dass TCF es den Steuerbehörden ermöglichen, „berechtigtes Vertrauen“ in die Prozesse und Systeme der Steuer-Compliance eines Unternehmens zu setzen. In der Praxis führen diese Transparenz und das Vertrauen, die durch eine stärkere Konzentration auf die Steuer-Compliance Governance entstehen, zu weniger und/oder weniger eingehenden Prüfungen. Wenn die Governance-Prüfung eines Abschlussprüfers zu positiven Ergebnissen führt, besteht weniger Veranlassung, eingehende Prüfungen von Transaktionen und Rechnungen durchzuführen. 

Dieser TNI-Artikel, der von einer beeindruckenden Gruppe von Steuerpolitikexperten und Wissenschaftlern mitverfasst wurde, dient als wertvolle Einführung (oder Auffrischung) zu TCF und Erfüllung der Compliance. Letzteres ist ein breiter gefasstes Konzept, das sich auf eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen Steuerzahlern und Steuerbehörden bezieht, die durch TCFs ermöglicht wird. 

  • Reduzierung des Prüfungsaufwands
  • Mehr Klarheit für Steuergruppen bei schwierigen steuerlichen Regelungen
  • Stärkung des Compliance-bezogenen Risikomanagements
  • Verbesserung der operativen Effizienz der Steuergruppe
  • Bessere Beziehungen zu den Steuerbehörden aufbauen

In dem TNI-Artikel wird außerdem festgestellt, dass Steuerbezirke TCF nutzen können, um:

  • Ihre (oft knappen) Mitarbeitenden effektiver einzusetzen 
  • Ein umfassenderes Verständnis für die steuerlichen Verhältnisse eines Unternehmens zu entwickeln
  • Zuweisung von Zeit und Ressourcen für Steuerzahler mit höherem Risiko
  • Effektiver und effizienter an die Bewertung von Compliance und Durchführung von Prüfungen herangehen

Die Verwendung von TCF und kooperativen Compliance-Ansätzen ist im Ausland (z. B. in den Niederlanden, Österreich und Australien) weiter verbreitet als in den USA, aber das scheint sich zu ändern. Wir halten Sie über Steuerprüfungen mit dem Schwerpunkt auf Governance in 2025 und darüber hinaus auf dem Laufenden.

Entdecken Sie weitere Ressourcen von unseren Branchenexperten:

Michael J. Bernard, Chief Tax Officer – Transaction Tax at Vertex Inc. Vertex's Chief Tax Office (CTO) provides insight regarding the impact of tax regulations, policy, enforcement, and emerging technology trends on global tax department operations.

Michael J. Bernard

Chief Tax Officer, Transaction Tax

Alle Veröffentlichungen von Michael Ansehen

Michael Bernard ist der Chief Tax Officer von Transaction Tax. In seiner Rolle bietet er Einblicke und Denkanstöße zu den Abläufen in der Steuerabteilung, der indirekten Steuererhebung in den USA, dem Steuerrisikomanagement und der Steuerpolitik sowie zu neuen Trends im Bereich Steuern. Er ist ein Steueranwalt auf Führungsebene mit vielfältiger Erfahrung in den Bereichen Unternehmenssteuern, Verwaltung sowie Finanzen und hat fundierte Kenntnisse des US-amerikanischen und internationalen Steuerrechts.

Bevor er zu Vertex kam, war Herr Bernard 28 Jahre lang in verschiedenen Führungspositionen im Bereich Steuern bei der Microsoft Corporation tätig, zuletzt als Senior Director – Tax Counsel. Herr Bernard leitete Teams in den folgenden Funktionsbereichen: Streitigkeiten im Zusammenhang mit direkter und indirekter Besteuerung, Vertrieb und Nutzung, Geschäftslizenzen, Eigentum, Steuer-IT, SOX und Telekommunikation. Er leitete auch eine Steuerzahlervertretung für Unternehmen beim Washington Department of Revenue und war Vorstandsmitglied des Washington Research Council. Herr Bernard hat außerdem bereits vor Verwaltungs- und gesetzgebenden Institutionen auf Bundes- und Staatsebene ausgesagt.

Herr Bernard hat sowohl einen J.D. als auch einen Bachelor of Science in Business Administration von der Creighton University. Er ist Teilzeitdozent für Recht im Master-of-Law-Programm an der University of Washington School of Law. Herr Bernard war außerdem fast 25 Jahre lang Mitglied des Vorstands, des Exekutivausschusses und Vorsitzender von Ausschüssen des Tax Executives Institute (TEI).

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