E-Invoicing in der EU: Die Herausforderungen für globale Verkäufer

Wenn Unternehmen beginnen, ihren Horizont zu erweitern und auf globaler Ebene arbeiten, treffen sie auf eine Vielzahl von Herausforderungen und Komplexitäten bei der Rechnungsstellung und den damit verbundenen Steuererklärungsvorschriften. Dies ist im Zeitalter der digitalen Berichterstattung weit verbreitet, da viele Länder strenge Anforderungen im Zuge von e-Invoicing eingeführt haben. Demzufolge stellt sich die Verwaltung der Umsatzsteuer-Compliance und die Meldung in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit als gewaltige Aufgabe für Unternehmen heraus, die in solchen Ländern tätig sind. 

Die Herausforderungen von e-Invoicing und-Compliance 

Das Ausstellen einer Rechnung ist aufgrund einer Fülle von Vorschriften in verschiedenen Ländern immer komplexer geworden. Unternehmen müssen sich in einem Labyrinth von Anforderungen zurechtfinden und Prozesse erstellen, um sicherzustellen, dass ihre Rechnungen den gesetzlichen Standards aller Länder entsprechen, in denen sie tätig sind. Nichtkonformität kann erhebliche Bußgelder und Strafen nach sich ziehen und auch dem Ruf des Unternehmens schaden. 

Die Komplexität der Vorschriften zum Thema e-Invoicing verstehen 

Die Herausforderungen hinsichtlich der Compliance gehen über das Erstellen von Rechnungen hinaus. Auch Meldepflichten stellen beispielsweise erhebliche Hürden dar, da sie von Unternehmen verlangen, den Steuerbehörden Rechnungsdaten nahezu oder tatsächlich in Echtzeit zur Verfügung zu stellen und kaum Spielraum für Fehler und praktisch kein Spielraum für Fehlerkorrekturen bleibt. Darüber hinaus kann die Verwaltung der Umsatzsteuer-Compliance die Sache noch unübersichtlicher gestalten. Sie zwingt Unternehmen dazu, mit den schnellen Änderungen der Umsatzsteuersätze, Regeln und Vorschriften in verschiedenen Ländern Schritt zu halten und sie bei ihren Prozessen zur Rechnungsstellung, Meldung und Steuererklärung korrekt anzuwenden. 

In mehreren Ländern weichen die Formate des e-Invoicings und die Vorschriften stark voneinander ab. Dadurch wird es für Unternehmen äußerst schwierig, mehrere Rechnungsvorlagen und Rechnungsprozesse zu entwerfen, zu verwalten und zu überarbeiten. Dies erhöht den Druck auf die Ressourcen enorm, vor allem für globale Verkäufer, die in zahlreichen Märkten tätig sind. 

Zu dieser Komplexität kommt die Sprachbarriere hinzu, die die Herausforderungen vervielfacht. Die Compliance erfordert, dass die Rechnungslegungsvorschriften eindeutig verstanden und ausgelegt werden, was besonders schwierig ist, wenn diese Vorschriften nicht in der Muttersprache des Benutzers veröffentlicht werden. Infolgedessen müssen sich multinationale Unternehmen lokales Fachwissen aneignen oder die internen Prozesse auslagern, was die Betriebskosten weiter in die Höhe treibt. Insgesamt ist es klar, dass sich die Feinheiten von e-Invoicing-Compliance als erhebliche Hindernisse für Unternehmen erweisen können, besonders solche, die auf internationaler Ebene tätig sind. 

Der Wert der Automatisierung Ihrer Steuerkomplexität 

In Anbetracht dieser Komplexität kann die Automatisierung Ihrer Steuer- und Finanzprozesse einen immensen Mehrwert für Ihr Geschäft bieten:  

• Automatisierungslösungen vereinfachen die Verwaltung der Umsatzsteuer-Compliance und Meldung nahezu in Echtzeit bzw. in Echtzeit, minimieren menschliche Fehler und verbessern die Genauigkeit.
• Sie ermöglichen es Unternehmen außerdem, sich ohne Aufwand an geänderte Vorschriften für e-Invoicing anzupassen, da ihre aktualisierten Versionen in die Software einprogrammiert werden und die Rechnungen somit immer den aktuellen rechtlichen Standards entsprechen.
• Für Verkäufer, die geografisch expandieren, bietet die Automatisierung den zusätzlichen Vorteil von Skalierbarkeit. Wenn Sie Ihre Geschäftstätigkeit auf neue Regionen ausweiten, kann das Automatisierungssystem problemlos das erhöhte Rechnungsvolumen und zusätzliche Compliance-Anforderungen bewältigen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, Ihre Ressourcen bei der Expansion Ihres Unternehmens fortwährend ergänzen zu müssen, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt.
• Schließlich hilft die Automatisierung auch bei der Überwindung von Sprachbarrieren, wenn es um das Verstehen von ausländischen Rechnungslegungsvorschriften geht. Durch die Integration von Funktionen zur Lokalisierung können diese Lösungen eindeutige, verständliche Übersetzungen von ausländischen Vorschriften bieten, was die Compliance vereinfacht und den Bedarf an lokalisierten und unterschiedlichen Prozessen verringert. 

Obwohl die Compliance bei e-Invoicing ein komplexer Prozess sein kann – besonders für große globale Verkäufer– bietet die Automatisierung eine praktische und effiziente Lösung. Die Automatisierung Ihrer Steuerprozesse verbessert nicht nur die Einhaltung der Vorschriften in verschiedenen Ländern, sondern setzt auch Ressourcen frei, senkt die Betriebskosten und schafft die Voraussetzungen für ein reibungsloses und skalierbares Geschäftswachstum. Für einen Auffrischungskurs über E-Rechnungsstellung lesen Sie meinen neuesten Blog.