E-Rechnungsstellung-Compliance geht weit über Steuern hinaus

Hin und wieder gibt es bei den ständigen administrativen oder legislativen Anpassungen von Steuersystemen Änderungen, die wirklich von Bedeutung sind. E-Rechnungsstellung ist eine große Sache 

Damit meine ich, dass die neuen Anforderungen an E-Rechnungsstellung und Meldungen in Echtzeit, die in mehr und mehr Ländern auftauchen, weitreichende Auswirkungen auf die Steuerabteilungen und ebenso auf Finanz- und Rechnungswesen-Gruppen, Beschaffungsteams, IT-Abteilungen und sogar auf ESG-Programme haben. Wie mein Kollege Gunjan Tripathi, Director of Solutions Marketing bei Vertex EMEA, geschrieben hat: „Die Herausforderungen der E-Rechnungsstellung-Compliance gehen über die Erstellung von Rechnungen hinaus.“

Eine der wichtigsten Erkenntnisse aus einem weitreichenden Forschungsbericht von Bilentis, der Beratungsfirma für E-Rechnungsstellung und Steuer-Compliance ist, dass erfolgreiche E-Rechnungsstellungs-Compliance – ebenso wie erfolgreiche Projekte im Bereich der E-Rechnungsstellung und des integrierten digitalen Handels – einen ganzheitlichen Katalog von Überlegungen, Herausforderungen und Kooperation der Stakeholder erfordert. Während die globale Steuer-Compliance ein Hauptziel dieser Bemühungen ist, müssen zahlreiche Änderungen und Verbesserungen (einschließlich in Bezug auf Stammdaten, Verbesserungen der Finanz- und Rechnungslegung-Prozesse, Beziehungen zu Lieferanten und Anbietern, Technologieinvestitionen und -Upgrades und mehr) ebenso berücksichtigt werden. Unternehmen müssen möglicherweise auch überdenken, ob sie über die richtigen Ressourcen verfügen, um diese mehrjährige Transformation effektiv zu verwalten. Da die Umsatzsteuer-Compliance zunehmend in zentrale Finanzprozesse wie Rechnungsstellung und Kreditorenbuchhaltung integriert ist, tritt jeder Fehler in Daten oder Prozessen für die Steuerbehörden auf Einzelpostenebene sofort zutage.

Täuschen Sie sich nicht, der Umfang von Initiativen zur E-Rechnungsstellungs-Compliance ist groß. „E-Rechnungsstellung und Steuerberichterstattung sollte nicht als Projekt mit einem Enddatum betrachtet werden, sondern als ein andauernder Weg zu einem vollständig integrierten digitalen Handel“, sagten die Billentis-Partner Bruno Koch und Billentis-Eigentümer und CEO Marcus Laube, Co-Autoren des Global E-Invoicing Report. 

Wenn Führungskräfte in Finanzen, Rechnungswesen, Steuer und IT die Arbeit und die Änderungen bewerten, die bei der E-Rechnungsstellung-Compliance vorausgesetzt werden, sollten sie sich auf die folgenden Herausforderungen konzentrieren, die Koch und Laube in vielen Unternehmen feststellen:

• Das Vorhandensein zahlreicher, unterschiedlicher ERP-Systeme
• Dezentrale Prozesse für das Ausstellen und den Empfang von Rechnungen
• Fehlende Kontrolle und Beaufsichtigung der Papierrechnungen-Workflows
• Keine Transparenz bei Verarbeitungsströmen, Mengen und Methoden von Rechnungen
• Mehrere dezentrale Langzeitarchive
• Unklarheit in Bezug auf die Identifizierung von Originalrechnungen im Vergleich zu Kopien
• Gleichzeitige, aber isolierte Initiativen in den Abteilungen, die sich auf Scannen, Workflow-Management, Archivierung, Steuer-Compliance und E-Rechnungsstellung konzentrieren

Diese Herausforderungen verdeutlichen, dass es für Unternehmen, abgesehen von Effizienzsteigerungen, an Anreizen oder Chancen mangelt, wesentliche Investitionen in die Standardisierung von Systemen, Prozessen und die Zentralisierung von Kontrollen vorzunehmen. Mit den zunehmenden Vorgaben für digitale Meldungen an regulatorischer Front und Fortschritten in Cloud-Infrastruktur, Roboterprozessautomatisierung und KI besteht nun sowohl die Notwendigkeit als auch die Gelegenheit, E-Compliance-Bemühungen zu verstärken. Für Unternehmen, die noch nicht begonnen haben, die zugrunde liegenden Prozesse gründlich zu überdenken, ist es nun an der Zeit, die Dringlichkeit zu erkennen.

Der Umfang und die bereichsübergreifende Natur der E-Rechnungsstellung-Compliance und der damit verbundenen Projekte sind auch in der Sammlung der Vorteile ersichtlich, die der Bericht beschreibt. Diese potenziellen Vorteile umfassen:

• Integrierte Unterstützung und Verbesserungen des digitalen Handels: Diese Fähigkeit, wie Koch und Laube anmerken, „geht weit über die einfache Automatisierung von Rechnungsprozessen hinaus und umfasst alle dazugehörigen Aktivitäten vor und nach den Source-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozessen.“
• Verbesserungen des Betriebskapitalmanagements: E-Rechnungen können Abläufe optimieren, indem sie Ausnahmen reduzieren, Zahlungen beschleunigen, die Nutzung von Rabatten ermöglichen und die Forderungslaufzeit (DSO) verkürzen. Sie verbessern außerdem die Transparenz des Cash-Managements, reduzieren die Investitionsausgaben und erleichtern die Finanzierung der Lieferkette. Der Euro Banking Association zufolge gehört zur Lieferkettenfinanzierung „die Verwendung von Finanzinstrumenten, -praktiken und -technologien zur Optimierung des Managements von Betriebskapital und Liquidität innerhalb der Lieferkettenprozesse und Förderung einer besseren Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern“.
• ESG-Vorteile: Die beiden Autoren weisen auch darauf hin, dass die Nutzung von Rechnungsstellung ESG-Reporting und -Leistung verbessern kann.
• Das Unternehmen „fit für die Zukunft“ machen: Erfolgreiche Initiativen der E-Rechnungsstellungs-Compliance und damit zusammenhängende Projekte des digitalen Handels bieten außerdem eine Grundlage für Unternehmen, sich schnell (und einfacher) an künftige gesetzliche Vorgaben ebenso wie an die zunehmende Echtzeit-Interaktion mit Steuerbehörden und Handelspartnern anpassen können, was schnell zur neuen Norm wird.

Wie Koch und Laube anmerken, „sind Merkmale wie Plattformoffenheit, Agilität, Interoperabilität und die Einführung neuer Technologien von entscheidender Bedeutung.“ Obwohl diese Eigenschaften und Technologien unerlässlich sind, sollten Führungskräfte im Bereich indirekter Steuern, die auf Zusammenarbeit bedacht sind, erkennen, dass zusätzliche Faktoren berücksichtigt werden müssen, damit E- Rechnungsstellungsinitiativen erfolgreich sind. Neben den Vorteilen sowohl für größere Unternehmen als auch für KMU werden letztere beim Expandieren ins Ausland aufgrund der fehlenden Abstimmung in E-Rechnungsstellung-Standards und Technologien auf Herausforderungen stoßen. Diese fehlende Standardisierung bedeutet für KMU höhere relative Compliance-Kosten.

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, ermöglichen es Lösungen wie Vertex e-Invoicing Unternehmen einen reibungslosen Umgang mit diesen unterschiedlichen regulatorischen Umgebungen. Mit dem Angebot einer anpassungsfähigen, integrierten Plattform, stellt Vertex die notwendigen Tools bereit, um die Einhaltung der unterschiedlichen regionalen Anforderungen an E-Rechnungen sicherzustellen und gleichzeitig die Prozesse zur Reduzierung des operativen Aufwands zu optimieren. Dies unterstützt Unternehmen dabei, globalen Vorgaben zur E-Rechnungsstellung einen Schritt voraus zu bleiben, ohne Kompromisse bei Effizienz oder Kosteneffektivität einzugehen. Dies kann für Unternehmen wertsteigernd sein.

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