Elektronische Rechnungsstellung und der Dominoeffekt für die Umsatzsteuer

Mit der Weiterentwicklung der digitalen Landschaft ändern sich auch die Vorschriften zur Steuer-Compliance in Europa. Die Einführung der E-Rechnungsstellung ist nicht nur ein technologischer Fortschritt sondern ein strategischer Schachzug der europäischen Steuerbehörden, um die berüchtigte Umsatzsteuerlücke zu schließen und den gesamten Prozess der Erhebung indirekter Steuern zu modernisieren. Mit der nun genehmigten ViDA-Initiative der Europäischen Union müssen sich Unternehmen an diese tiefgreifenden Änderungen der Umsatzsteuer-Compliance anpassen, einschließlich der obligatorischen E-Rechnungsstellung und der Anforderungen an die digitale Meldung, die bis 2030 schrittweise eingeführt werden.

Warum E-Rechnungsstellung auf dem Vormarsch ist

Die neue Methode der Umsatzsteuermeldung gewinnt in ganz Europa an Dynamik, da die Regierungen die erheblichen Einnahmeverluste aufgrund von Steuerbetrug und Ineffizienzen in den aktuellen Steuererhebungssystemen erkennen. Die Umsatzsteuerlücke – die Diskrepanz zwischen den erwarteten Umsatzsteuereinnahmen und den tatsächlich eingenommenen Beträgen – wurde im Jahr 2020 auf schwindelerregende 99 Milliarden Euro geschätzt. Diese Lücke unterstreicht den dringenden Bedarf an zuverlässigeren und effizienteren Mechanismen zur Steuermeldung, wobei die Vorschriften zur E-Rechnungsstellung ein entscheidender Teil der Lösung sind.

Obwohl die Europäische Kommission (EK) noch keine Richtlinie zur Vereinheitlichung dieser Initiative in allen Mitgliedstaaten erlassen hat, ist der Vorstoß in Richtung digitale Steuer-Compliance unbestreitbar. Auch wenn die Europäische Kommission mit ViDA klare Richtlinien zur Standardisierung der digitalen Steuer-Compliance in allen Mitgliedstaaten festgelegt hat, setzen viele Länder bereits ihre eigenen Vorschriften für die E-Rechnungsstellung um, noch bevor der überarbeitete ViDA-Zeitplan in Kraft tritt.  

Die aktuelle Lage der Vorschriften zur E-Rechnungsstellung

Im Dezember 2022 veröffentlichte die EU den ViDA-Vorschlag, mit einem wesentlichen Schwerpunkt auf diese neue Verordnung als Mittel zur Modernisierung der Umsatzsteuermeldung. Der Weg zur Implementierung ist jedoch voller Herausforderungen. Damit der ViDA-Vorschlag in Kraft treten kann, ist die einstimmige Zustimmung aller EU-Mitgliedstaaten erforderlich – eine anspruchsvolle Aufgabe angesichts der unterschiedlichen Steuersysteme und Investitionen in bestehende Rahmenbedingungen in Europa.  

Trotz dieser Hürden bewegen sich mehrere europäische Länder bereits auf diesen obligatorischen Prozess zu. Italien, Frankreich und Polen haben von der Europäischen Kommission die Genehmigung zur Einführung von Lösungen zur E-Rechnungsstellung erhalten, während andere Länder sich in verschiedenen Stadien befinden, um ähnliche Genehmigungen zu beantragen. Vor allem Italien war ein Vorreiter, da sie dies erfolgreich eingeführt hat, als ein Modell, dem andere EU-Länder Beispiel folgen konnten.

Die Implementierung der E-Rechnungsstellung ist jedoch nicht so einfach wie einen Schalter zu betätigen. Sie erfordert die Einrichtung eines Rechnungsberichts- oder -freigabemodells, das es den Steuerbehörden ermöglicht, Transaktionen in Echtzeit oder nahezu in Echtzeit zu nachzuverfolgen. Diese Verlagerung stellt eine bedeutende Veränderung in der Arbeitsweise von Unternehmen dar, die in neue Systeme und Prozesse investieren müssen, um konform zu bleiben.

Globale Trends in der E-Rechnungsstellung

Der Trend zu dieser Methode der Rechnungsmeldung oder des Freigabemodells ist nicht auf Europa beschränkt. Es wird erwartet, dass der Markt bis 2028 weltweit 35,9 Milliarden USD erreichen wird, angetrieben sowohl durch die Effizienz der Unternehmen als auch durch die zunehmende Zahl staatlicher Auflagen. Die Komplexität der Vorschriften unterscheidet sich jedoch von Land zu Land, was es für international tätige Unternehmen schwierig macht, konform zu bleiben.

In Ermangelung standardisierter globaler Rahmenbedingungen müssen Unternehmen über die aufkommenden Vorschriften zur E-Rechnungsstellung informiert bleiben und zwar in jedem Markt, in dem sie tätig sind oder in den sie expandieren möchten. Dies erfordert ein proaktives Vorgehen zur Modernisierung der Finanzsysteme und zur Überarbeitung der Steuerprozesse, um den unterschiedlichen Umsatzsteuer-Anforderungen der verschiedenen Steuerbehörden zu entsprechen.

Strategische Überlegungen für Unternehmen

Für Unternehmen ist es nicht nur eine Frage der Compliance, sondern auch eine strategische Chance zur Optimierung von Abläufen und Effizienzsteigerungen. Der Übergang zu automatisierten Lösungen muss jedoch sorgfältig verwaltet werden, um die Risiken zu vermeiden, die mit einer unzureichenden Implementierung verbunden sind.

Zunächst müssen Unternehmen in Systeme investieren, die mehrere E-Rechnungsstellungsmodelle unterstützen. Da diese neue Methode ein integraler Bestandteil der Erhebung und Beschaffung von Steuern wird, ist es von entscheidender Bedeutung, dass diese Systeme flexibel genug sind, um sich an die verschiedenen Vorschriften in unterschiedlichen Rechtssystemen anzupassen.

Zweitens müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Implementierung dieser Art von Lösung in der Lage ist, Anforderungen an die Echtzeit-Meldung zu erfüllen. Jede Verzögerungen oder Fehler bei der Bearbeitung von Rechnungen könnten zu Gegenwind seitens Steuerbehörden führen, was zu Strafen oder Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs nach sich ziehen kann. Führungsteams sollten sich dieser Risiken bewusst sein und über Notfallpläne verfügen, um sie zu mindern.

Darüber hinaus verspricht die E-Rechnungsstellung zwar eine verbesserte Compliance, ist aber keine Garantie wenn Unternehmen ihre Prozesse nicht entsprechend anpassen. Der Kreditorenbuchhaltung-Prozess erfordert beispielsweise häufig manuelle Bearbeitungen, was zu Abweichungen zwischen gebuchten Rechnungen und tatsächlichen Lieferantenrechnungen führen kann. Daraus ergibt sich die Möglichkeit, diesen Prozess zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern. Die korrekte Steuercodierung der Kreditorenbuchhaltung bleibt jedoch eine kritische Herausforderung, die zusätzliche System- und Prozessverbesserungen erfordert.

Entscheidend für den Erfolg ist es, von Anfang an über genaue Daten aus den Quellsystemen, insbesondere den ERP-Systemen, zu verfügen. Unternehmen müssen eine nahtlose Integration zwischen ihren Quellsystemen und E-Rechnungsstellungslösungen sicherstellen, um die Datenintegrität beizubehalten und Compliance-Probleme zu vermeiden. Diese Integration ist entscheidend, um sowohl die regulatorische Compliance als auch die operative Effizienz zu erreichen.

Die weiter reichenden Auswirkungen der E- Rechnungsstellung

Über die Compliance hinaus bietet die E Rechnungsstellung mehrere Chancen für Unternehmen, ihre gesamten Abläufe zu optimieren. Dazu gehören:

• Verbesserte Zusammenarbeit: E-Rechnungsstellung kann die Beziehungen zwischen den Steuer-, Finanz- und IT-Abteilungen eines Unternehmens stärken und eine größere Zusammenarbeit und Abstimmung fördern.
• Verbesserte Abrechnungs- und Debitoren-Prozesse: Durch Standardisierung und Automatisierung des Rechnungsprozesses können Unternehmen effizienter arbeiten, Rechnungen schneller begleichen und bessere Beziehungen zu Lieferanten und Kunden aufbauen.
• Integration mit Digitalisierungsbemühungen: Die Investition in Lösungen kann Teil einer umfassenderen digitalen Transformationsstrategie sein, die das Ressourcenmanagement optimiert und Verbesserungen bei der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung und der Ermittlung indirekter Steuern auslöst.

Vorbereitung auf die Zukunft der E-Rechnungsstellung

Der Übergang zu diesem neuen obligatorischen Verfahren ist unvermeidlich und die Unternehmen müssen darauf vorbereitet sein. Dies erfordert einen proaktiven Ansatz zur Aktualisierung der Strategien zur Steuer-Compliance und zur Investition in die notwendigen Lösungen zur E-Rechnungsstellung. Die Vorteile, die sich daraus ergeben, gehen über die Compliance hinaus: sie umfassen operative Effizienz, verbesserte Zusammenarbeit und fördern das Geschäftswachstum für eine stärkere Wettbewerbsposition auf dem Markt.