Sechs Schwerpunkte beim Verwalten von Freistellungsbescheinigungen

Das Verwalten der Dokumentation von steuerbefreiten Verkäufen ist von entscheidender Bedeutung, um die Genauigkeit Ihrer Verkaufs- und Gebrauchssteuererklärung sicherzustellen. Ein ineffektives Verwalten von Freistellungsbescheinigungen kann zu negativen Prüfungsergebnissen und einer Haftung für Steuerbeträge führen, die eigentlich hätten erhoben werden müssen. Nach einer pandemiebedingten Flaute nimmt die Zahl der Steuerprüfungen zu, da die Freistellungsbescheinigungen von den staatlichen Prüfern erneut unter die Lupe genommen werden.  

Ein BDO-Artikel, der vor etwa einem Jahr veröffentlicht wurde, bleibt in einer Zeit des steigenden Prüfungsrisikos in Bezug auf Freistellungsbescheinigungen relevant. In dem Artikel wird darauf hingewiesen, dass „die Bundesstaaten hinsichtlich Form und Verwendung strenger werden. Sie vertreten den Standpunkt, dass Steuerzahler die mit den Bescheinigungen verbundenen Vorteile nicht in Anspruch nehmen können, wenn diese unvollständig oder ungültig sind bzw. missbräuchlich verwendet werden.“ In dem Artikel werden sechs Bereiche genannt, denen die Steuerabteilungen besondere Aufmerksamkeit schenken sollten: 

1. Verkäufe an die Regierung und Behörden: Während Verkäufe an die US-Bundesregierung ausgenommen sind, erheben einige Bundesstaaten Verkaufssteuer auf staatliche Einrichtungen, die nicht im Besitz der USA sind. Dazu gehören Bundeskreditgenossenschaften und Bundesbanken für Wohnungsbaudarlehen. Verkäufe an bundesstaatliche Regierungen und Behörden unterliegen in bestimmten Bundesstaaten der Verkaufssteuer.  
2. Verkäufe an gemeinnützige Organisationen: Gehen Sie nicht davon aus, dass diese automatisch steuerbefreit sind. Tatsächlich sind sie in der Regel steuerpflichtig, es sei denn, sie werden für wohltätige Zwecke verwendet oder es gilt eine andere Freistellung. In einigen Gerichtsbarkeiten muss die Einrichtung nachweisen, dass sie eine „rein öffentliche Wohltätigkeitsorganisation“ ist. 
3. Erwerber mit mehreren Unternehmen: Wenn eine juristische Person innerhalb einer Organisation einen Kauf tätigt, aber ein anderes Unternehmen die Freistellungsbescheinigung ausstellt, können Prüfer die Bescheinigung für ungültig erklären. 
4. Rechtzeitige Annahme: Die meisten Bundesstaaten verlangen, dass Freistellungsbescheinigungen zum Zeitpunkt des Verkaufs oder kurz danach ausgestellt werden. Wenn sie nicht innerhalb der vorgeschriebenen Frist oder (in einigen Bundesstaaten) rückwirkend oder während einer Prüfung erlangt werden, können sie von den Steuerbehörden als ungültig betrachtet werden. 
5. Verlängerungszeitraum: In den meisten Bundesstaaten laufen die Bescheinigungen nicht ab. Einige Bundesstaaten verlangen jedoch eine Verlängerung innerhalb von Zeiträumen zwischen einem Jahr und 10 Jahren. 
6. Bescheinigungen für mehrere Gerichtsbarkeiten: Zwischenstaatliche Organisationen wie die Multistate Tax Commission (MTC) haben einheitliche Freistellungsbescheinigungen erstellt. Einige Bundesstaaten verlangen jedoch die Verwendung ihrer eigenen Formulare und nicht alle Bundesstaaten lassen die auf den Formularen angegebenen Freistellungen zu. Bevor Sie eine Bescheinigung für mehrere Gerichtsbarkeiten akzeptieren, sollten Sie sich über die Einschränkungen des jeweiligen Bundesstaates informieren. 

Der Artikel bietet zusätzliche Empfehlungen, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Compliance-Anforderungen zu erfüllen, darunter: 

• Einrichtung eines Verfahrens zur Erfassung und Verarbeitung von Bescheinigungen an einem zentralen Ort 
• Validierung aller Bescheinigungen mit einer umfassenden Überprüfung 
• Überwachen von ablaufenden Bescheinigungen 
• Verwendung von Technologie zur Automatisierung von Anfragen, Verwaltung von Bescheinigungen und Beantwortung von Prüfungsanfragen. 

Angesichts der zunehmenden Zahl von Steuerprüfungen ist die Verfügbarkeit eines effizienten Verwaltungssystems für Freistellungsbescheinigungen von entscheidender Bedeutung. Eine automatisierte Lösung zum Verwalten von Freistellungsbescheinigungen kann Ihre Möglichkeiten erheblich verbessern, diese elektronisch zu speichern, zu verarbeiten und zu verwalten. Durch den Einsatz von Technologie können Sie das Erheben, Validieren und Überwachen von Bescheinigungen rationalisieren, wodurch letztlich das Risiko negativer Prüfungsergebnisse verringert und die Einhaltung staatlicher Vorschriften sichergestellt wird.