Tiefere Einblicke in die Umsatzsteuer-Compliance – OSS gegenüber IOSS

Das Navigieren der Umsatzsteuer-Compliance kann vor allem für Unternehmen, die in mehreren Ländern der Europäischen Union (EU) tätig sind, eine Herausforderung sein. Mit der Einführung der Systeme für die zentrale Anlaufstelle (One-Stop Shop, OSS) vor einigen Jahren und der zentralen Anlaufstelle für Importe (IOSS) vor kurzem, haben Unternehmen nun bessere Optionen ihre Umsatzsteuerpflichten zu verwalten.  

Die Umsatzsteuer-Compliance hat Unternehmen aufgrund der Komplexität der Registrierung in mehreren Ländern und der Auswirkungen auf Cashflow und Meldung vor Herausforderungen gestellt. Die OSS- und IOSS-Systeme zielen darauf ab, diese Prozesse durch die Zentralisierung von Umsatzsteuermeldung und Zahlung zu vereinfachen. Die Unterschiede zwischen diesen beiden Frameworks zu kennen, ist von entscheidender Bedeutung für die Wahl des richtigen Compliance-Pfads und ein effizientes Steuermanagement. 

Umsatzsteuer-Compliance verstehen

Die Umsatzsteuer (USt.) ist eine Verbrauchssteuer, die auf die Lieferung von Waren und Dienstleistungen in jeder Phase der Produktion und des Vertriebs erhoben wird. Sie ist eine unverzichtbare Einnahmequelle für Regierungen, insbesondere innerhalb der EU. Weltweit sind mehr als 90 % der Länder auf die Umsatzsteuer angewiesen. Umsatzsteuer wird auf die meisten Waren und Dienstleistungen erhoben, stellt eine gerechte Besteuerung sicher und ist eine stabile Einnahmequelle. Aufgrund länderspezifischer Unterschiede und komplexer Compliance-Anforderungen für grenzüberschreitende Transaktionen ist es unerlässlich, dass sich international tätige Unternehmen damit auskennen.  

Konsequenzen bei Nichtkonformität:  

• Strafen: Hohe Geldbußen und rechtliche Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Umsatzsteuerpflichten.  
• Betriebsunterbrechungen: Verzögerungen bei Lieferungen, Auswirkungen auf den Cashflow, blockierte Verkäufe oder gestoppte Geschäftsabläufe.  
• Reputationsverlust: Nichtkonformität kann die Glaubwürdigkeit eines Unternehmens, das Vertrauen der Kunden, die Beziehungen zu den Steuerbehörden und zukünftige Geschäfte beeinträchtigen.  

Es gibt auch mehrere Herausforderungen bei der Umsatzsteuer-Compliance für wachsende Unternehmen, wie der richtige Umgang mit mehreren Steuergebieten und die Sicherstellung einer genauen und rechtzeitigen Umsatzsteuermeldung. Grenzüberschreitende Verkäufe bedeuten die Umsatzsteuer-Registrierung in verschiedenen Ländern, von denen jedes Land seine eigenen Vorschriften und Schwellenwerte hat. Mit dem Wachstum eines Unternehmens wird es zunehmend komplexer, eine einheitliche und pünktliche Meldung in unterschiedlichen Steuergebieten beizubehalten, was zu potenziellen Fehlern oder verpassten Fristen führen kann.  

Was ist OSS?  

Das System der zentralen Anlaufstelle (OSS) ist ein von der Europäischen Union eingeführtes Umsatzsteuer-Compliance-System zur Vereinfachung der Umsatzsteuermeldung für Unternehmen, die Verbrauchern Waren verkaufen oder bestimmte Dienstleistungen (B2C) in mehreren EU-Ländern erbringen. Wenn sie OSS verwenden, können Unternehmen ihre Umsatzsteuerpflichten zentral verwalten, d. h. es ist nicht notwendig, sich in jedem einzelnen EU-Mitgliedstaat zu registrieren, in dem sie Verkäufe tätigen.  

OSS wurde speziell für B2C-Transaktionen entwickelt. Das bedeutet, es deckt den innereuropäischen Verkauf von Waren und bestimmten digitalen Dienstleistungen ab und vereinfacht die Umsatzsteuer-Compliance für Unternehmen, die im grenzüberschreitenden E-Commerce tätig sind.  

Vorteile der Verwendung von OSS  

• Optimierte Umsatzsteuerregistrierung und -meldung: Anstatt sich in jedem Land zu registrieren, in dem Verkäufe getätigt werden, können sich Unternehmen einmal registrieren und eine einzige vierteljährliche Umsatzsteuererklärung über OSS einreichen.  
• Vereinfachte Compliance für in der EU ansässige Unternehmen: OSS reduziert den administrativen Aufwand durch Zentralisierung der Umsatzsteuererhebung, was Zeit, Aufwand und potenzielle Fehler bei der Einhaltung der verschiedenen nationalen Umsatzsteuersysteme spart.  

So registrieren Sie sich für OSS  

1. Berechtigung feststellen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen B2C-Verkäufe innerhalb der EU tätigt und für das OSS-Programm infrage kommt.  
2. Registrierung im Steuerportal Ihres Landes: Gehen Sie zum Online-Steuerportal des EU-Landes, in dem Ihr Unternehmen ansässig ist. Unternehmen aus Nicht-EU-Ländern müssen sich in dem EU-Mitgliedstaat registrieren, in dem sie den Verkauf an Verbraucher aufnehmen.  
3. Online-Antrag abschließen: Geben Sie die erforderlichen Informationen zu Ihrem Unternehmen und die Informationen zur Umsatzsteuerregistrierung an.  
4. Bestätigung erhalten: Sobald Ihre Registrierung genehmigt ist, können Sie das OSS-System für die Umsatzsteuermeldung verwenden.  
5. Vierteljährliche Erklärungen einreichen: Reichen Sie jedes Quartal eine einzige Umsatzsteuererklärung für alle entsprechenden EU-Verkäufe über das OSS-Portal ein.  

Durch die Registrierung für OSS vereinfachen Sie die Umsatzsteuermeldung und stellen einen reibungslosen und konformen grenzüberschreitenden Betrieb innerhalb der EU sicher.  

Was ist IOSS?

Das System der zentralen Anlaufstelle für Importe (IOSS) ist ein Umsatzsteuersystem, das auf die Vereinfachung des Umsatzsteuerprozesses für Unternehmen abzielt, die Waren von geringem Wert (unter 150 €) in die EU importieren. Der Zweck ist, die Umsatzsteuererhebung am Verkaufsort zu optimieren und sicherzustellen, dass die Kunden bei der Lieferung ihrer Waren keine zusätzlichen Umsatzsteuer zahlen müssen. IOSS unterstützt Unternehmen beim Verwalten der Umsatzsteuer-Compliance in mehreren EU-Ländern, indem es ihnen ermöglicht wird, sich für eine einzige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für alle Importe zu registrieren.  

Vorteile der Verwendung von IOSS  

• Vereinfacht die Umsatzsteuerzahlung für Waren mit geringem Wert: Mit IOSS können Unternehmen die Umsatzsteuer auf importierte Waren in einem einzigen Schritt erheben, ausweisen und zahlen. Somit entfällt die Notwendigkeit getrennter Umsatzsteuerzahlungen in jedem EU-Mitgliedstaat.  
• Verbessert das Kundenerlebnis: Durch die Einbeziehung der Umsatzsteuer am Verkaufsort vermeiden die Kunden unerwartete Kosten bei der Lieferung, was zu einem reibungsloseren Transaktionsprozess und insgesamt zu einem besseren Einkaufserlebnis führt.  

So erhalten Sie eine IOSS-Nummer  

Für Unternehmen außerhalb der EU erfordert die Registrierung für das IOSS einige wesentliche Schritte:  

1. Beauftragen Sie einen EU-Vermittler: Unternehmen aus Nicht-EU-Ländern müssen mit einem Vermittler (wie einem Umsatzsteuervertreter) mit Sitz in der EU zusammenarbeiten, um die IOSS-Registrierung zu ermöglichen.  
2. Antrag über den Vermittler einreichen: Der Vermittler übernimmt die Einreichung Ihrer IOSS-Registrierung bei der zuständigen EU-Steuerbehörde.  
3. Ihre IOSS-Nummer erhalten: Nach der Genehmigung wird Ihrem Unternehmen eine IOSS-Nummer zugewiesen, die Sie für alle berechtigten Importe unter dem Schwellenwert von 150 € verwenden können.  
4. IOSS für die Umsatzsteuermeldung verwenden: Beginnen Sie, Ihre IOSS-Nummer für den Verkauf von Waren mit geringem Wert an Kunden in der EU zu verwenden und reichen Sie monatlich Umsatzsteuererklärungen über das IOSS-Portal ein.  

OSS gegenüber IOSS: Wesentliche Unterschiede  

Wenn es um die Umsatzsteuer-Compliance im grenzüberschreitenden E-Commerce geht, vereinfachen sowohl das OSS- als auch das IOSS-System den Prozess, aber sie dienen unterschiedlichen Zwecken und haben spezifische Anforderungen. Diese wesentlichen Unterschiede zu kennen, ist von entscheidender Bedeutung, um zu bestimmen, welches System am besten zu Ihrem Geschäftsmodell passt.  

Geltungsbereich  

• OSS: Die zentrale Anlaufstelle (OSS) wird hauptsächlich für den B2C-Verkauf von Waren und Dienstleistungen innerhalb der EU genutzt. Sie betrifft Unternehmen, die in EU-Mitgliedstaaten verkaufen und ermöglicht es ihnen, ihre Umsatzsteuerpflichten zentral zu verwalten, ohne sich in jedem Land registrieren zu müssen, in dem sie Verkäufe tätigen.  
• IOSS: Die zentrale Anlaufstelle für Importe (IOSS) ist für Nicht-EU-Unternehmen konzipiert, die Waren mit geringem Wert (unter 150 €) an Verbraucher in der EU verkaufen. Sie vereinfacht den Prozess der Umsatzsteuererhebung für importierte Waren und stellt sicher, dass die Umsatzsteuer am Verkaufsort erhoben wird.  

Berechtigung und Registrierung  

• OSS: Jedes Unternehmen mit Sitz in der EU oder außerhalb der EU, das Waren oder Dienstleistungen direkt an Verbraucher innerhalb der EU verkauft, kann OSS nutzen. Es ist besonders nützlich für Unternehmen, die im grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU tätig sind. Unternehmen müssen sich in dem Land, in dem sie ansässig sind, für OSS registrieren (für Unternehmen mit Sitz in der EU) oder in einem EU-Mitgliedstaat ihrer Wahl (für Unternehmen aus Nicht-EU-Ländern). Die Registrierung erfolgt über ein einziges Online-Steuerportal.  
• IOSS: Nicht-EU-Unternehmen, die Waren mit geringem Wert an Verbraucher in der EU verkaufen, kommen für IOSS infrage. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Waren den Schwellenwert von 150 € nicht übersteigen. Nicht-EU-Unternehmen müssen einen Vermittler innerhalb der EU beauftragen, um sich für IOSS zu registrieren. Dieser Vermittler übernimmt die Registrierung und Umsatzsteuermeldung für alle berechtigten Importe.  

Berichterstattung und Compliance  

• Umsatzsteuer-Meldepflichten:  
  • OSS: Unternehmen, die OSS verwenden, reichen ihre vierteljährlichen Umsatzsteuererklärungen über ein zentrales Portal ein. Diese Erklärung deckt alle Verkäufe innerhalb der EU ab und ermöglicht es Unternehmen, ihre Umsatzsteuererklärungen zusammengefasst zu melden.  
  • IOSS: Unternehmen, die IOSS verwenden, müssen monatlich Umsatzsteuererklärungen für in die EU importierte Waren einreichen. Dies stellt sicher, dass die Umsatzsteuer bei allen Waren berücksichtigt wird, die an Verbraucher in der EU verkauft werden.  
• Auswirkungen auf die Compliance-Strategie:  
  • OSS: Mit der Verwendung von OSS vereinfachen Unternehmen ihre Umsatzsteuer-Compliance in der gesamten EU und müssen sich nicht in mehreren Ländern getrennt für die Umsatzsteuer registrieren. Dies führt zu einer einfacheren Meldung und geringeren administrativen Kosten.  
  • IOSS: IOSS unterstützt Nicht-EU-Unternehmen dabei, die EU-Umsatzsteuervorschriften für Importe mit geringem Wert einzuhalten, indem sichergestellt wird, dass die Umsatzsteuer am Verkaufsort erhoben wird und unerwartete Umsatzsteuerkosten für Kunden bei der Lieferung vermieden werden.  

Entscheidung zwischen OSS und IOSS: Zu berücksichtigende Faktoren

Die Entscheidung, ob Sie OSS oder IOSS verwenden, hängt von verschiedenen Aspekten Ihres Unternehmens ab, einschließlich der Art der Unternehmens, des Standorts und der Art Ihrer Verkäufe. Dies sind die Schlüsselfaktoren, die Sie in Betracht ziehen müssen, wenn Sie sich für ein System zur Umsatzsteuer-Compliance entsprechend der Anforderungen Ihres Unternehmen entscheiden:  

Art und Standort des Unternehmens  

• OSS: Ideal für Unternehmen mit Sitz in der EU und außerhalb der EU, die grenzüberschreitende B2C-Verkäufe innerhalb der EU tätigen. Dieses System ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit einem erheblichen Verkaufsvolumen in mehreren EU-Ländern, da es ihnen ermöglicht, die Umsatzsteuer zentral zu verwalten.  
• IOSS: Speziell für Nicht-EU-Unternehmen, die Waren mit geringem Wert (unter 150 €) an EU-Kunden versenden. Wenn Ihr Unternehmen außerhalb der EU ansässig und auf häufige Importe an EU-Kunden angewiesen ist, vereinfacht IOSS die Umsatzsteuer-Handhabung am Verkaufsort.  

Für mehr Informationen zur EU-Umsatzsteuerreform lesen Sie unseren Blog über „EU-Umsatzsteuerreformen: Eine unvollendete Reise“.  

Verkäufe  

• OSS: Am besten geeignet für B2C-Verkäufe von Waren und bestimmten Dienstleistungen, die innerhalb der EU-Grenzen durchgeführt werden. Es ist eine effiziente Option, wenn Ihr Geschäftsmodell den direkten Verkauf von Produkten oder digitalen Dienstleistungen an Verbraucher in der EU ohne Überschreiten der EU-Außengrenzen beinhaltet.  
• IOSS: Konzentriert sich auf Importe mt geringem Wert von außerhalb der EU. Wenn Ihr Unternehmen Produkte an EU-Kunden importiert, vor allem Artikel mit einem Wert von unter 150 €, ermöglicht Ihnen IOSS, die Umsatzsteuer direkt abzuwickeln und Überraschungen für Ihre Kunden bei der Lieferung zu vermeiden.  

Operative Effizienz  

• OSS: Reduziert die Anforderungen an die Umsatzsteuerregistrierung und konsolidiert die Umsatzsteuermeldung für Verkäufe innerhalb der EU, was Zeit und Ressourcen für in der EU ansässige Unternehmen spart Durch Verwendung von OSS können Unternehmen die Compliance vereinfachen, indem sie eine einzige vierteljährliche Umsatzsteuererklärung einreichen, anstatt getrennte Registrierungen in jedem Land zu verwalten.  
• IOSS: Vereinfacht die Umsatzsteuererhebung für Unternehmen aus Nicht-EU-Ländern und steigert die operative Effizienz, da es nicht notwendig ist, sich für mehrere Umsatzsteuerregistrierungen innerhalb der EU anzumelden. IOSS ermöglicht es Ihnen, die Umsatzsteuerzahlungen für Waren mit geringem Wert zu zentralisieren, was die Compliance vereinfacht und das Kundenerlebnis insgesamt verbessert, indem unerwartete Umsatzsteuergebühren bei der Lieferung vermieden werden.  

Häufige Fehler, die bei der Implementierung von OSS/IOSS zu vermeiden sind

Die Implementierung von OSS oder IOSS kann die Umsatzsteuer-Compliance erheblich vereinfachen, aber bestimmte Missgeschicke können den reibungslosen Betrieb stören. Nachfolgend finden Sie einige häufige Fehler, die Sie bei der Einführung von OSS oder IOSS vermeiden sollten, um die Compliance und Effizienz Ihres Unternehmens sicherzustellen.  

Missverständnis der Berechtigungsvorausstzungen  

• OSS gegenüber IOSS-Berechtigung: Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass sie OSS für alle Importe verwenden können oder denken, dass IOSS für alle grenzüberschreitenden Verkäufe in der EU gilt. Denken Sie daran, dass OSS für B2C-Verkäufe von Waren und bestimmten Dienstleistungen innerhalb der EU gilt, und dass IOSS speziell für Nicht-EU-Unternehmen gedacht ist, die in die EU importierte Waren mit geringem Wert (unter 150  €) verkaufen.  
• Fehlinterpretation von Schwellenwerten: Stellen Sie sicher, dass Sie den Schwellenwert von 150 € für IOSS kennen, da das System nur für Waren mit einem niedrigeren Wert gilt.  
• Annehmen, dass OSS für alle Verkäufe infrage kommt: Nur berechtigte B2C-Transaktionen innerhalb der EU werden von OSS abgedeckt, keine Importe oder Exporte über EU-Grenzen hinaus.  

Fehlerhafte Umsatzsteuermeldung  

• Bedeutung einer genauen Dateneingabe: Ungenaue Eingaben von Umsatzsteuerdaten können zu fehlerhaften Umsatzsteuererklärungen führen, was Prüfungsprobleme und mögliche Zins- und Strafbewertungen nach sich ziehen kann.  
• Sicherstellung rechtzeitiger Einreichungen:  
  • Vierteljährliche Meldungen für OSS: Stellen Sie sicher, dass Sie nur berechtigte Verkäufe innerhalb der EU melden und vierteljährlich über das OSS-Portal einreichen.  
  • Monatliche Meldungen für IOSS: Stellen Sie sicher, dass nur Importe mit geringem Wert einbezogen sind und reichen Sie die monatlichen IOSS-Meldungen entsprechend ein.  
• Einheitliche Buchführung: Führen Sie klare und geordnete Aufzeichnungen über alle grenzüberschreitenden Transaktionen, um eine genaue Umsatzsteuermeldung zu unterstützen. Bewahren Sie digitale Kopien von Rechnungen und Transaktionsdetails auf, da diese für die Prüfung und die Abstimmung der Umsatzsteuererklärungen unerlässlich sind.  

Wenn Sie diese häufigen Fehler vermeiden, hilft es Ihrem Unternehmen, das volle Potenzial von OSS und IOSS zu nutzen, den administrativen Aufwand zu verringern und die Compliance zu gewährleisten.  

Schlussfolgerung  

 Hinsichtlich der Komplexität der Umsatzsteuer-Compliance für grenzüberschreitende Verkäufe bieten die OSS- und IOSS-Rahmenwerke wesentliche Werkzeuge für Unternehmen, die ihre Abläufe innerhalb der EU optimieren möchten. Wir haben Folgendes besprochen:  

• Was ist OSS und wie registriert man sich?  
• Was ist OSS und wie registriert man sich?  
• Die Wahl zwischen IOSS und OSS  
• Häufige Fehler, die bei der Implementierung von IOSS/OSS vermieden werden sollten  

Die Wahl des richtigen Frameworks für die Umsatzsteuer-Compliance kann die operative Effizienz steigern, Compliance-Fehler reduzieren und das Kundenerlebnis verbessern, da unerwartete Umsatzsteuerbelastungen vermieden werden. Indem Sie den Geltungsbereich, die Berechtigung und Meldeanforderungen sowohl für OSS als auch für IOSS kennen, können Sie den besten Weg für Ihr Unternehmen einschlagen.  

Bereit, die Umsatzsteuer-Compliance zu vereinfachen? Vertex bietet umfassende, auf Ihr Geschäftsmodell zugeschnittene Umsatzsteuerlösungen. Entdecken Sie, wie unser Umsatzsteuer-Compliance-Framework Ihre grenzüberschreitende E-Commerce-Strategie unterstützen und dafür sorgen kann, dass Ihr Unternehmen den komplexen Umsatzsteuervorschriften immer einen Schritt voraus bleibt.