Größenordnung, Verlauf und Komplexität der indirekten Steuern in Brasilien

Globale Unternehmen, die in der größten Volkswirtschaft Südamerikas Fuß fassen möchten, sollten sich die einzigartigen Berechnungsvorschriften für indirekte Steuern in Brasilien genau ansehen. Für den Anfang haben wir hier eine gute Beispielgleichung: umfassende Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung (Umsatzsteuer, Hauptbuch und Einkommensteuererklärungen) + detaillierte Auflagen bei gemeinsamer Nutzung von Daten + 27 Staaten mit 27 Steuerbehörden + 5.000  Gemeinden mit eigenen Vorlagen für die elektronische Rechnungsstellung + Betrugsrisiken + hohes Volumen an täglichen Änderungen = ein komplexer Markt, um konform zu sein.

Steuerabteilungen und Teams für indirekte Steuern in multinationalen Unternehmen, die in Brasilien tätig sind, haben zweifellos alle Hände voll zu tun. Daher sollten sie mit Experten zusammenarbeiten, die über fundierte Kenntnisse des brasilianischen Steuersystems und seiner zahlreichen Anforderungen verfügen, damit sie Folgendes verstehen:

• Wie das elektronische Rechnungssystem funktioniert; 
• Wie man Rechnungen validiert, die an Ihr Unternehmen sowohl auf staatlicher als auch auf städtischer Ebene ausgestellt wurden; und
• Wie elektronische Rechnungen gemäß den Anforderungen der Steuerbehörden als Teil des öffentlichen Systems der digitalen Buchhaltung des Landes verarbeitet und gespeichert werden – bekannt als SPED, das Akronym für Sistema Público de Escrituração Digital. 

Um diese Anforderungen zu erfüllen, müssen Unternehmen alle elektronischen Rechnungsdateien der Kreditorenbuchhaltung verwalten, authentifizieren und speichern. Wenn Rechnungen direkt vom Lieferanten eingehen, sollten sie ein elektronisches Format haben. Manchmal reichen Lieferanten Rechnungen in Papierform ein. In diesem Fall müssen Rechnungen mit Optischer Texterkennung (OCR) konvertiert werden, damit die Informationen im Enterprise Resource Planning (ERP)-System des Käufers gespeichert werden können. Käufer sind verpflichtet, Warenrechnungen zu überprüfen und die Richtigkeit dieser Rechnungen gegenüber den zuständigen Steuerbehörden innerhalb von 72 Stunden bis 90 Tagen zu bestätigen. Diese Reaktionszeit kann – zusammen mit anderen Regeln für die elektronische Rechnungsstellung – in den 27 Bundesstaaten des Landes und in einigen Städten mit eigenen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung (wie Sao Paulo) erheblich variieren.

Diese Anforderungen stellen Käufer vor eine große Herausforderung, da sie alle Rechnungen von den Rechnungsregistrierung-Plattformen der 27  verschiedenen Bundesstaaten (und wiederum einigen Städten, welche ihre eigenen Formate haben) finden und herunterladen müssen. Diese Informationen müssen mit den Rechnungen verglichen werden, die direkt von Lieferanten über E-Mail erhalten wurden. Als Nächstes müssen die validierten Rechnungen für die Verarbeitung während des monatlichen elektronischen Rückgabe-Verfahrens archiviert werden. Von Rechts wegen müssen alle Rechnungen zu Audit-Zwecken mindestens fünf Jahre lang verwahrt werden.

Um es klar zu sagen, ist dies eine vereinfachte Zusammenfassung der Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung in Brasilien. Entscheidend ist, dass diese komplexe Gleichung fehleranfällig ist und dass die richtigen Partnerschaften – und die Steuerautomatisierung – die Komplexität und das Fehlerrisiko verringern.