So half Vertex SurveyMonkey bei der Einhaltung internationaler Steuervorschriften

Über SurveyMonkey

SurveyMonkey ist ein SaaS-Unternehmen, das Umfragesoftwarelösungen für Unternehmen anbietet, um Einzelpersonen und Unternehmen dabei zu unterstützen, Feedback in Informationen umzuwandeln, die Wachstum und Innovation fördern. Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich in den USA, die internationale Hauptverwaltung in Dublin.

Die People Powered Data Plattform ist weltweit dafür bekannt, Einzelpersonen und Unternehmen bei der Gewinnung von Einblicken und Business Intelligence in Bereichen wie Marktforschung, Zielgruppenbefragung, Wettbewerbsanalyse oder Kunden- und Mitarbeiterfeedback zu unterstützen. Die Marke erfreut sich eines phänomenalen Erfolgs und zählt mittlerweile über 17 Millionen aktive Benutzer, 713.217 zahlende Kunden (Stand: 3. Quartal 2019) und über 335.000 Unternehmen, die die Lösung in 190 Ländern weltweit nutzen.

Die Herausforderung

Der Verkauf von sowohl B2C- als auch B2B-Digitaldienstleistungen in verschiedenen Ländern kann eine Herausforderung bei der Verwaltung von Steuerverbindlichkeiten darstellen. Die Steuervorschriften richten sich nach den einzelnen Steuerbehörden der jeweiligen Länder und da die Kunden von SurveyMonkey aus über 190 verschiedenen Regionen stammen, stellte die Verwaltung der Steuerverbindlichkeiten eine zeitraubende Aufgabe dar.

In der Anfangsphase verwaltete SurveyMonkey die Erfassung, Einreichung und Überweisung der USt/GST intern. Das bedeutete, dass interne Teams die USt/GST-Nummern von Unternehmen validierten und die Berichte aus einer Vielzahl verschiedener Systeme zusammengetragen wurden. Diese wurden dann zu den Steuererklärungen zusammengestellt, die in den jeweiligen Steuergebieten eingereicht werden mussten, in denen die steuerlichen Schwellenwerte erreicht wurden – der gesamte Prozess bestand aus zahlreichen Interaktionen und Maßnahmen.

Bei der Kaufabwicklung wurden die Geschäftskunden aufgefordert, ihre USt/GST-Nummer anzugeben. Der Verkauf wurde dann unter Anwendung der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft ohne die USt/GST des Landes abgewickelt. Die Umsatzsteuernummern wurden dann durch Zugriff auf die MIAS-Datenbank validiert, um zu prüfen, ob die Umsatzsteuernummer für Steuerzwecke gültig war. Wurde die Nummer vom Kunden falsch eingegeben, wandte sich das Team direkt an den Kunden, um die richtige Nummer zu erhalten.

Dieser Ansatz hat eine Zeit lang gut funktioniert. Mit dem raschen Wachstum des Unternehmens wuchsen jedoch auch die steuerlichen Verpflichtungen gegenüber den verschiedenen Steuerbehörden und Systemen.

Laut David Burke, Director of Accounting & Finance bei SurveyMonkey, haben die Veränderungen im internationalen Steuerumfeld, insbesondere bei digitalen Dienstleistungen, die durch die G20 und das BEPS-Framework der OECD vorangetrieben werden, dazu geführt, dass auch die Einhaltung der Vorschriften für die USt/GST komplexer geworden ist. „Angesichts der Tatsache, dass mehr als 40 Länder Gesetze für die Erhebung von USt/GST auf digitale Dienstleistungen einführen und weitere Länder die neuen Vorschriften umsetzen, waren wir auf Unterstützung angewiesen, um uns in diesem neuen Steuerumfeld zurechtzufinden. Wir benötigten zudem Hilfe bei der Entwicklung robuster Lösungen für standortspezifische Steuervorschriften und Vertex war uns in dieser Hinsicht eine große Hilfe.“

Während die Validierung der einzelnen USt/GST-Nummern an sich schon zeitaufwändig war, musste das Finanz- und Buchhaltungsteam von SurveyMonkey im Zuge des wachsenden Geschäftsaufkommens auch die Steuerverpflichtungen in neuen Ländern verwalten und verfolgen.

Der wachsende Erfolg von Verkäufen an Unternehmen in neuen Regionen spiegelte sich auch in der zunehmenden Notwendigkeit wider, Verkäufe gegenüber den steuerlichen Schwellenwerten in jeder Region zu überwachen, sowie in der Verpflichtung, sich bei Erreichen dieser Schwellenwerte steuerlich registrieren zu lassen. Es war klar, dass zur Erfüllung dieser wachsenden Steuerverpflichtungen ein skalierbarer und flexibler Prozess implementiert werden musste, der die Einhaltung von Steuervorschriften über den gesamten Verkaufsprozess hinweg optimieren konnte.

Warum Vertex?

SurveyMonkey begann mit der Suche nach einem Anbieter, der sie bei der Verwaltung der USt/GST-Transaktionssteuerverbindlichkeiten unterstützen konnte. Nach der Begutachtung einer Reihe von Lösungen entschied sich SurveyMonkey für Vertex. Burke merkt an: „Auf der Grundlage unserer Evaluation waren wir davon überzeugt, dass Vertex eine robuste Lösung ist, die in vielerlei Hinsicht überzeugt. Dank der Bereitstellung als SaaS kann die Lösung schnell skaliert und problemlos in unsere bestehenden Systeme integriert werden und musste nicht neu konfiguriert werden. Dadurch wurde ein weiteres internes Problem gelöst, da das Engineering-Team zu diesem Zeitpunkt vollständig in den USA ansässig und mit der Entwicklung unserer eigenen Produkte beschäftigt war.“

Ein Team von Steuerspezialisten bei Vertex stellt sicher, dass das System den Änderungen der Steuervorschriften und -umgebungen auf der ganzen Welt voraus ist, und arbeitet in den Ländern vor Ort mit Steuerspezialisten zusammen, um Änderungen oder neue landesspezifische Anforderungen zu ermitteln. Diese Änderungen spiegeln sich in der Lösung wider und unterstützen SurveyMonkey bei der schnellen Skalierung, die das Hinzukommen neuer Steuergebiete mit sich bringt.

Geschäftlicher Nutzen und Ergebnisse

Die Lösung Vertex übernimmt nun alle Aspekte der USt/GST-Compliance in allen Märkten, in denen SurveyMonkey außerhalb der USA tätig ist.

Burke erklärt: „Die Lösung hat uns dabei unterstützt, einen Prozess zu optimieren und zu vereinfachen, der möglicherweise als komplex und mühsam angesehen werden könnte. Heute verwendet SurveyMonkey die Logik zur Bestimmung des Kundenstandorts in Echtzeit von Vertex und wendet dann die USt/GST-Regeln auf jede Transaktion an. Alles wird aufgezeichnet und kann in Echtzeit auf Transaktionsebene gemeldet werden. SurveyMonkey hat die Lösung für die konforme Rechnungsstellung von Vertex genutzt, um einen Service zu implementieren, mit dem Kunden über ihr SurveyMonkey-Konto in Echtzeit auf ihre Umsatzsteuerrechnungen zugreifen können.“

Das Vertex-System überwacht auch die nicht US-amerikanischen Umsätze von SurveyMonkey gegenüber den Steuerschwellenwerten in den einzelnen Ländern und benachrichtigt das Finanzteam, wenn ein Steuerschwellenwert erreicht wird und eine Registrierung bei der entsprechenden Steuerbehörde für die Einreichung erforderlich ist. Vertex ermöglicht nicht nur die einfache Erstellung von länderspezifischen Steuererklärungen, sondern auch die Anwendung des richtigen Wechselkurses für jede Steuererklärung. Das System wendet automatisch Wechselkurse an, die auf der direkt von der Steuerbehörde der Region vorgegebenen Quelle basieren.

„Dies hat unsere internen Kosten im Zusammenhang mit der Einhaltung der Vorschriften für indirekte Steuern erheblich gesenkt“, so Burke.

Die Vertex-Lösung unterstützt auch die Wachstumsziele von SurveyMonkey.

Burke fügt hinzu: „Das Team von Vertex hat uns bei einer Reihe von Herausforderungen, von der Integration selbst bis hin zum Onboarding neuer Steuergebiete, in hohem Maße unterstützt. Vertex erleichtert uns die Skalierung und das Wachstum beim Eintritt in neue Märkte und unterstützt uns beim Erreichen unserer Wachstumsziele in Märkten, in denen die Einhaltung der Vorschriften für indirekte Steuern eine Herausforderung darstellen kann.“