Vorschriften bezüglich indirekter Steuern: Das richtige Verfahren ist wichtiger als die richtige Technologie

Wie sollten Unternehmen das Thema Steuerautomatisierung angehen, um bestmögliche Effizienzgewinne zu gewährleisten?

Bill Gates sagte, dass „die auf einen effizienten Prozess angewendete Automatisierung die Effizienz vergrößert, aber Automatisierung, die auf einen ineffizienten Prozess angewendet wird, die Ineffizienz vergrößert“. Dieses Prinzip gilt auch im Zeitalter von Robotik und fortschrittlicher Analytik, so Vertex Senior Product Manager Aleksandra Bal in ihrem in Tax Notes International veröffentlichten Artikel „Indirect Tax Compliance: Process Automation or Process Transformation?“ (Compliance im Bereich indirekte Steuern: Prozessautomatisierung oder Prozesstransformation?). Leider ist, wie sie weiter feststellt, in vielen Unternehmen der Wissensstand und das Verständnis für Umsatzsteuerprozesse gering.

„Unternehmen haben zwar standardisierte Arbeitsabläufe und entsprechende Richtlinien und Anweisungen, die aber häufig unvollständig oder schlichtweg nicht auf dem aktuellen Stand sind“, so Bal. So kann es beispielsweise vorkommen, dass für eine Umsatzsteuererklärung Daten aus dem ERP und anderen Systemen übernommen werden müssen. Wenn für den entsprechenden Vorgang keine detaillierten Anweisungen vorliegen, greifen die Mitarbeiter auf altbewährte Verfahren zurück, die womöglich nicht (mehr) vorschriftskonform sind.

Die gute Nachricht ist, dass heutzutage Technologien verfügbar sind, die Unternehmen bei der Verbesserung, Neukonfiguration und Beschleunigung von Routinevorgängen unterstützen. Bal nennt insbesondere zwei Innovationen, die zur Bewältigung der Herausforderungen rund um das Thema der indirekten Besteuerung relevant sind: Robotic Process Automation (RPA) und Process Mining. RPA ermöglicht Datenflüsse zwischen mehreren nicht miteinander verbundenen Softwaresystemen mit erheblich höherer Geschwindigkeit und Genauigkeit, als es bei der manuellen Abwicklung durch menschliche Mitarbeiter möglich wäre. Als Process Mining wird die Analyse protokollierter Prozessereignisse bezeichnet, um tatsächliche Abläufe zu untersuchen (die sich von geplanten Abläufen unterscheiden können), interne Richtlinien zu verbessern und Verstöße gegen Vorschriften in Echtzeit zu erkennen.

Einen hundertprozentig zuverlässigen und korrekten Prozess zur Steuerabwicklung, der sämtliche Szenarien und Eventualitäten berücksichtigt, gibt es nicht – und selbst wenn es ihn gäbe, wären Unternehmen schlecht beraten, mit der Automatisierung zu warten, bis alle Abläufe perfektioniert sind. Dennoch lohnt es sich, vor dem Start neuer Projekte die Abwicklung indirekter Steuervorgänge genauer unter die Lupe zu nehmen. Bals Beitrag liefert hier wichtige Hinweise, worauf dabei zu achten ist.